AAU logo

AAU Håndbogen

Regler for journalisering på AAU

Sådan skal du bruge WorkZone

Publiceret: 05.12.2018 (Sidst ændret: 20.05.2019)

Print som pdf

Indhold

Hvorfor ESDH?

Aalborg Universitet er en statslig myndighed, og derfor skal vi dokumentere vores virke og eksistens i et godkendt ESDH-system (Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem). På AAU bruger vi ESDH-systemet, WorkZone.

Som medarbejder skal du derfor journalisere alle dokumenter, breve, in- og eksterne mails, notater, mødereferater, telefonnotaer osv., der har betydning for en sag, i WorkZone.

Da vi skal kunne dokumentere Aalborg Universitets virke, skal du fx også journalisere fastlæggelsen af interne regler og procedurer.

Eneste undtagelse fra disse regler er, hvis du arbejder i et godkendt fagsystem, hvor der er indgået afleveringsaftaler med Statens Arkiver. Bemærk, at mapper i Outlook, private drev, fællesdrev, Onedrive, USB-stik m.v. IKKE er godkendte fagsystemer. Sagsrelevante mails og dokumenter fra disse drev, skal derfor også i WorkZone.

Du kan se en liste over fagsystemer, hvor der er indgået aftale med Statens arkiver i bilag T. Listen er ikke udtømmende; er du i tvivl, om et fagsystem er godkendt eller ej, skal du kontakte ejeren af systemet på AAU.


Ansvar for journalisering

Lederen har det daglige ansvar for, at der i jeres afdeling journaliseres i overensstemmelse med lovgivningen og AAU’s regler for journalisering.

Men du er som medarbejder selv ansvarlig for, at alt sagsrelevant materiale, som du modtager/sender/producerer bliver sagsbehandlet og gemt i WorkZone.


Hvornår skal du arbejde i WorkZone?

Alle AAU’s ansatte er omfattet af journaliseringspligten, hvis de ”håndterer dokumenter, der udgør dokumentation for forvaltningshandlinger fx afgørelser, oplysninger knyttet til bindende aftaler/kontrakter, strategier samt øvrige oplysninger, der kan anvendes til vidensdeling på tværs af hele organisationen” (jf. Journaliseringspligten for AAU ansatte).

Hvis du alligevel er i tvivl, om det, du arbejder med, skal i WorkZone eller ej, kan du stille dig selv nedenstående spørgsmål. Hvis du kan svare ja til ét af dem, skal du gemme opgavens oplysninger og dokumenter i en sag i WorkZone.

Er du ved at løse en opgave, hvor:

  • Du indsamler almindelige, følsomme eller fortrolige personoplysninger om en fysisk person fx CPR-nummer, navn, adresse, beskæftigelse eller sygdom?
  • Der senere kan opstå klager eller komme anmodninger om aktindsigt?
  • Du selv eller andre senere skal træffe beslutninger eller afgørelser? Det kan fx være i forhold til ansættelse af medarbejder, afslag på/bevilling af merit, ansøgning om midler til eller planlægning af forskningsprojekter, godkendelse af en regel/strategi/politik, fastlæggelse af en arbejdsgang eller planlægning af et udbud?
  • Du indsamler/noterer sagsrelevant viden, som du selv eller dine kolleger kan få brug for til at løse opgaven eller til at løse lignende opgaver i fremtiden?
  • Du udarbejder en dagsorden/et referat fx til et internt afdelings- eller ledermøde?

Er du stadig i tvivl, kan du i bilag P se en oversigt over hvilke dokumenter, der som hovedregel skal, og hvilke der ikke skal journaliseres. Bemærk, at listen ikke er udtømmende. Er du i tvivl om journalisering af et dokument, er du velkommen til at kontakte ESDH-sekretariatet.


Sager

Hvad er en sag?

Du kan sammenligne en sag med en fysisk mappe, hvor du gemmer alle de dokumenter, mails, notater, parter mv. som du indsamler og noterer for at løse en opgave/gennemføre et projekt.

Hvornår skal du oprette en sag?

Du skal oprette en sag, når du begynder at løse en opgave/projekt. Når du modtager et dokument/skriver et notat på baggrund af en telefonisk henvendelse eller begynder at indsamle viden/beskrive aktuel status til en sagsfremstilling, skal du oprette en sag og gemme dine dokumenter, notater osv. i sagen.

Når du opretter en sag, skal du påføre sagen nogle forskellige data ud fra det emne, sagen omhandler fx et journalnummer, titel, ansvarlig enhed og sagsbehandler.

Sådan afgrænser du en sag (enkeltsagsprincippet)

På AAU journaliserer vi efter enkeltsagsprincippet. Det vil sige, at den enkelte sag alene indeholder de dokumenter, parter, noter mv, der vedrører én bestemt opgave. Fx skal du altid oprette klagesager og sager om aktindsigt som selvstændige sager.

Når den enkelte opgave er færdigbehandlet, skal du afslutte sagen.

Enkeltsagsprincippet sikrer, at der ikke bliver gemt informationer i sager, hvor informationerne ikke er relevante. Samtidig sikrer det overskuelighed over hvilke akter og parter, der har ledt til hvilke afgørelser. Princippet medvirker også til at sikre, at vi ikke bevarer almindelige, følsomme eller fortrolige personoplysninger længere end, vi har hjemmel til.  

Et eksempel på, hvordan du bruger enkeltsagsprincippet i praksis kan være en sag om et udbud.

En udbudssag deles fx op i en sag om udbudsmateriale, tilbud, kontrakt, implementering og evaluering.

De enkelte sager omhandler altså det samme udbud, men de er opdelt efter hvilken opgave i udbudsprocessen, der løses. For at sikre en synlig sammenhæng mellem disse sager, laver man relationer mellem sagerne. I WorkZone gør du det ved at oprette under- og oversager.

For at sikre overskuelighed kan man - i emnesager med få dokumenter - anvende samlesager. Det kan fx være i forhold til referater af afdelingsmøder, hvor man samler alle referater fra et år på den samme sag.

Navngivning af sager

Når du navngiver en sag, skal du ud fra sagens tema give sagen en kort og sigende titel. Det gør det lettere for dig selv og andre at søge sagen frem senere.

AAU har inden for flere sagsområder specifikke regler for navngivning af sagerne (se mere i bilagene over de forskellige sagstyper).

I det omfang det er muligt i forhold til at navigere i systemet, skal du undgå at bruge CPR-numre i sagstitler (se dog særlige regler for navngivning af studenter- og personalesager i bilagene).

Undgå altid at bruge forkortelser i navngivning af sager eller dokumenter.

Forkortelser gør det svært at søge og at gennemskue indholdet i en sag. Endelig bør en sag kunne stå alene, og så er det uhensigtsmæssigt, hvis sagstitlen kræver en forklaring.

Som eksempel er det således ikke nok at navngive en sag om afdelingsreferater ”Referater”. Titlen skal også angive mødetype, enhed og årstal fx ”Referater ugemøder ESDH-sekretariat 2018”. 

Journalnummer

Når du opretter en sag, skal sagen have et journalnummer ud fra AAU’s journalplan. Journalplanen er inddelt i hovedgrupper, dernæst i emnegrupper og endelig i sagsgrupper.

Journalplanen er indlejret i WorkZone, så når du opretter en sag, skal du blot vælge den sagsgruppe, som du er ved at løse en opgave indenfor, dernæst opretter WorkZone automatisk et sagsnummer. 

Bemærk: Inden for alle emnegruppe er der en sagsgruppe, der hedder ”Generelt”, og en der hedder ”Diverse.

Gruppen ”Generelt” skal du bruge til sager, der er generelle for emnegruppen, fx når sagen indeholder stillingtagen til principielle spørgsmål, eller når sagen går på tværs af flere sagsgrupper.

Gruppen ”Diverse” skal du bruge til sager, som du ikke kan placere i nogen af de andre sagsgrupper.

Beskyttelse af sager

For at sikre muligheder for at samarbejde og vidensdele på tværs af AAU, er emnesagerne i WorkZone i udgangspunktet åbne for alle medarbejdere.

Sager med følsomme eller fortrolige personoplysninger er naturligvis ikke åbne. Studenter- og personalesager bliver således automatisk oprettet med adgangsbegrænsning (se evt. mere i bilagene med reglerne for de forskellige sagstyper).

Du skal selv beskytte fortrolige emnesager ved sætte læseadgang på sagen. Du kan få oprettet en fast, defineret gruppeadgang (kaldet ”indblik”) ved at kontakte ESDH-sekretariatet.  

Eksempler på emnesager, hvortil adgangen altid skal begrænses, kan være sager af politisk/strategisk betydning for universitetet, hvor fortrolighed er nødvendigt for, at ledelsen kan varetage universitetets interesser internt og eksternt.

Der kan også være andre tilfælde, hvor det et nødvendigt at begrænse adgangen til en emnesag. Men du skal altid undlade at begrænse adgangen til dig selv. Brug i stedet det relevant gruppeindblik.

Modsat må du ikke søge efter sager, hvis ikke du skal bruge oplysningerne i dit arbejde.

Får du kendskab til sager uden adgangsbegrænsninger, der indeholder følsomme eller fortrolige personoplysninger, skal du kontakte ESDH-sekretariatet. Så følger vi op på, at der bliver sat adgangsbegrænsning på sagen.  

Overlevering af sager

Alle aktive sager i WorkZone skal være påført en sagsbehandler, der er ansat på AAU.

Når en medarbejders ansættelse ophører, skal sagsbehandleransvaret i ikke-afsluttede sager derfor overdrages til en anden sagsbehandler.

Det er den enkelte leders ansvar, at sagerne bliver overdraget til en anden sagsbehandler.  

Afslutning af sager

Du skal afslutte dine sager i takt med, at du løser dine opgaver. Så når en opgave er løst, skal opgavens sag også afsluttes.

Der må ikke ligge kladder i en afsluttet sag, så inden du afslutter en sag, skal du journalisere alle relevante dokumenter og slette øvrige. Desuden skal du sikre, at alle journaliserede dokumenter på sagen har sigende titler.

Bemærk: Der gælder særlige regler for afslutning af personale- og studentersager – se regler for disse sagstyper i bilagene.


Parter

Parter i afgørelsessager

I afgørelsessager skal du tilknytte de parter, der ifølge forvaltningslovgivningen, er part i sagen. Det vil typisk være den eller dem, som en afgørelse i sagen bliver stilet til. Fx skal du i studentersager altid tilknytte den studerende som part.

Parter som kontakter i emnesager

I mange emnesager – dvs. sager, der ikke berører en fysisk person – er der ingen forvaltningsretlige parter at tilknytte.

Men hvis du i en emnesag kommunikerer med personer/virksomheder, skal du tilføje den/dem som parter i sagen. Du skal fx tilføje projektleder og evt. bevillingsgiver som part i forskningsprojektsager.

Inden du opretter en part, skal du lave en søgning i kontakterne i WorkZone, så vi ikke får den samme part oprettet flere gange.

Vær grundig, når du opretter nye kontakter, for vi bruger kontakters CPR- eller CVR-nummer, når vi skal kommunikere med dem via deres digitale postkasse på borger.dk eller virk.dk.


Dokumenter

Alle dokumenter, fx mails, Excel-, Word eller PowerPoint-filer, der er relevante for din sagsbehandling, skal gemmes i WorkZone. Det samme gælder billeder, tegninger, lyd-filer m.v. I bilag T kan du se, hvilke filformater du kan gemme i WorkZone og hvordan.

Navngivning af dokumenter

Som i sager gælder det, at du skal navngive præcist, så man alene ud fra titlen kan gennemskue, hvad dokumentet omhandler. Og igen gælder det, at du skal undgå forkortelser. Navngiv kort og præcist ud fra dokumentets tema.

Særligt om mails

Mails regnes også for dokumenter, så hvis du sender eller modtager mails, som er relevante for din sag, skal de også gemmes i WorkZone.

Ifølge Datatilsynet må vi kun opbevare følsomme og fortrolige personoplysninger i Outlook, så længe vi har hjemmel til det og maksimalt i 30 dage.

Ombudsmanden fastlægger dog, at mails generelt bør journaliseres snarest muligt og senest 7 arbejdsdage efter modtagelse/afsendelse. Du bør derfor løbende journalisere fra din indbakke og journalisere mails, når du sender dem. Har du en længere mailkorrespondance om det samme emne med samme modtager, nøjes du blot med at journalisere den sidst modtagne/afsendte mail. 

Vær opmærksom på, om du skal journalisere både mail og evt. vedhæftede filer eller kun den ene af delene.

Navngiv mails fornuftigt, når du journaliserer dem. Det er svært at gennemskue indholdet i en mail, der hedder SV:VS:SV: SV. Skriv i stedet emnet for mailen fx ”Svar på ansøgning om XXX”, ”Afgørelse på ansøgning” eller ”Drøftelse af rammer for samarbejde om YYY”.

Klassifikation af dokumenter

Når du journaliserer et dokument, skal du - i henhold til AAU´s sikkerhedsmodel - klassificere det. AAU’s dokumentklassifikationer er indbygget i WorkZone, så du skal blot vælge klassifikationen, når du gemmer et dokument. Er du i tvivl om AAU’s dokumentklassifikationsmodel, kan du læse mere her: https://www.informationssikkerhed.aau.dk/klassifikation-af-data/

Bemærk: Du kan ikke begrænse adgangen til en sag/et dokument via dokumentklassifikation. For at begrænse adgang skal du sætte læseadgang på sagen/dokumentet.

Desuden skal du angive dokumentets type (Indgående, Internt, Udgående), og du kan angive en dokumentgruppe.

Kladder/udkast

Begynd og arbejd i videst mulige omfang udkast til dokumenter direkte i de relevante sager i WorkZone. Derved har du og de kolleger, du giver adgang til dokumentet, altid adgang til den seneste version af dokumentet, I kan samarbejde i det og skifte mellem nye og gamle versioner. Desuden giver det dig mulighed for at benytte AAU’s standardskabeloner fx til breve eller notater.

Udgående post

Alle udgående breve/dokumenter/mails skal være forsynet med dato, sagsbehandler og journalnummer.

Adgangsbegrænsning på dokumenter

Dokumenter har samme adgangsbegrænsning som sagen, de ligger i. Du kan dog sætte yderligere læse- eller skriveadgang på dokumenter.

Journalisering af dokumenter

Når du er færdig med at arbejde i et dokument, skal du journalisere det, så det altid kan dokumenteres, hvilken et dokument, der er det endelige.

Husk, at dokumenter, som skal være bilag på dagsordner, også skal journaliseres, inden de sendes til behandling i et mødeforum.

Sletning af journaliserede dokumenter

Du kan ikke slette journaliserede dokumenter. Hvis et dokument er blevet journaliseret på den forkerte sag, skal du flytte det til den rigtige sag.

Hvis du ved en fejl har journaliseret et dokument, skal du flytte det til din enheds skraldespandssag, som I skal oprette under gruppe 909. Husk at sikre, at adgangen til skraldespandssagen begrænses til jeres egen enhed/indblik og at lukke sagen årligt.

Hvis du skal flytte et dokument til enhedens skraldespandssag, skal du være opmærksom på, om du skal tilføje yderligere adgangsbegrænsning på dokumentet fx et personalesagsindblik, inden du flytter dokumentet til skraldespandssagen. 

Ikke digitale dokumenter

Hvis der til en sag hører meget store fysiske dokumenter, som ikke kan skannes, fx oversigtskort, skal du i den relevante sag notere, hvor det fysiske dokument findes.


Notatpligt

Hvis du modtager mundtlige oplysninger, som er relevante for en sags afgørelse, har du pligt til at notere dem i sagen. Det gælder dog ikke, hvis oplysningerne allerede fremgår af sagens indhold. 


Dagsordner og referater

Dagsordner, bilag og referater fra interne møder skal gemmes i WorkZone. Husk også dagsordner/referater fra interne møder i udviklingsprojekter. Derved sikres vidensdeling, og at vi kan dokumentere vores beslutninger.

Mødestruktur i WorkZone:

AD HOC-MØDER
Er der tale om nogle få møder tilknyttet et projekt, kan du oprette en sag til møderne og gøre dem til en undersag til projektsagen.

FASTE MØDER/UDVALGSMØDER
Faste møder fx afdelingsmøder, studienævnsmøder, institutmøder og udvalgsmøder journaliseres efter strukturen i bilag G.

Her kan du også finde mere detaljerede regler for håndtering af sagsfremstillinger.


Processer

Værktøjet ”Processer” bruges til at sende dokumenter fx økonomirapporter og referater i intern høring samt i de tilfælde, hvor mange medarbejdere skal kvittere for modtagelsen af eller udfylde de samme felter i et dokument.

Når den enkelte medarbejder via sin mail har forholdt sig til dokumentet, som processen omhandler, journaliseres medarbejderens tilkendegivelser og godkendelse automatisk på sagen.


Kvalitetssikring

ESDH-sekretariatet foretager søgninger for at kontrollere, at der ikke er sager uden journalnummer. Finder ESDH-sekretariatet sager uden journalnummer, sender sekretariatet en liste over sagerne til den relevante afdeling, som er ansvarlig for, at sagerne får et journalnummer.

Desuden trækker ESDH-sekretariatet løbende lister over de enkelte afdelingers åbne sager. Afdelingerne skal derpå tjekke listerne og afslutte de sager, der ikke længere er aktuelle.

Endelig tjekker ESDH-sekretariatet hver måned 10 tilfældige sager for, om de er påført korrekte metadata (titel og metadata). Hvis ikke orienterer sekretariatet, sagens afdeling, som derefter er ansvarlige for at tilføje korrekte data.

Oprindelse, baggrund og historik

Reglerne er udarbejdet efter mandat fra den Administrative ledergruppe (behandlet på møde 05.04.18).

Reglerne er udarbejdet og revideret i en tværgående arbejdsgruppe fra maj til september 2018.

ESDH-sekretariatet er ansvarlig for opdatering reglerne og for opdatering af AAU’s journalplan. 

Formål og afgrænsning

Formålet med reglerne er at fastlægge, hvordan ansatte på AAU skal anvende Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem (ESDH) til at sagsbehandle og journalisere på en ensartet måde, så AAU lever op til Forvaltnings-, Offentligheds- og Arkivlovgivning samt Databeskyttelsesloven og EU’s Databeskyttelsesforordning.

Desuden skal reglerne sikre, at ESDH-systemet via ensartede data kan understøtte tværgående processer, sikre vidensdeling og levere valid information om universitetets sagsaktiviteter.

Regelsættet beskriver derfor de overordnede regler for, hvordan og hvornår du som ansat skal arbejde i AAU’s ESDH-system, WorkZone.

I bilagene kan du se hvilke specifikke regler, der gælder for de forskellige sagstyper. Bilagene vil løbende blive udvidet.

Du kan finde klikvejledninger til WorkZone på ESDH-sekretariatets site www.workzone.aau.dk

Overordnede rammer

ESDH-vejledning for Aalborg Universitet (januar 2016)

Journalplan for Aalborg Universitet 2016-2020

EU’s Databeskyttelsesforordning

Databeskyttelsesloven

Lov om offentlighed i forvaltning

Forvaltningsloven

Arkivloven

Kontakt og ansvar

ESDH-sekretariatet

esdh-sekretariat@adm.aau.dk 

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd