Anlægsregistrering: Ændring af data i anlægsmodulet

Indhold

1. Ændring af lokation

Hvis du er kommet til at angive den forkerte lokation i forbindelse med oprettelsen, eller hvis et anlæg/udstyr flyttes til anden lokation end ved oprettelsen, kan du rette dette på følgende måde:

Under decentrale bruger anlægsaktiver finder du → Aktiv-workbench

Søg efter det aktiv, der skal rettes. Læs hvordan i dokumentet ”Efterregistrering”. 

Tryk på knappen ”Tildelinger”.

Angiv -1 (minus 1) i kolonnen enhedsændring ud for den række, systemet viser.
Opret herefter en ny række med 1 i enhedsændring, den rettede lokation eller medarbejdernavn. 
Du må aldrig ændre omkostningskontoen.
Tryk på F3 for at kopiere celle ovenfor. Tryk på F4 for at kopiere hele rækken.
Tryk på knappen ”Udført”.

2. Ændring af anlægskategori og aktivnøglefleksfelt

Er du kommet til at angive forkert anlægskategori ved udstyr, skal du kontakte Økonomiafdelingen.
Du ændrer Aktivnøglefleksfeltet på følgende måde:
• Under decentrale bruger anlægsaktiver finder du → Aktiv-workbench
• Søg efter aktivet, som beskrevet i dokumentet ”Efterregistrering”  
• Tryk på Åbn.

Stil dig i feltet ”Sted/projekt/analyse” og tryk F9.

Feltet aktivnøglefleksfeltet åbnes, og du kan nu ændre det til den ønskede. Tryk på ”OK” og derefter ”Udført”. Du skal være meget påpasselig med at ændre i aktivnøglefleksfeltet. Det skal kun være i tilfælde, hvor fx bruger (et omkostningssted, projektnummer eller analysenummer) ændres.

3. Afgang

Da aktivet på et tidspunkt bliver kasseret, overdraget eller solgt, skal der laves afgang af aktivet i anlægsmodulet. Der er kun tale om en afgang i tilfælde af salg, kassation og tyveri. Hvis der er tale om flytning til andet institut, skal du gøre som beskrevet i afsnittet ”Ændring af data” herover.

Før et aktiv afgangsføres, skal du undersøge, om det er et primær aktiv eller et aktiv, der er tilknyttet til et primært aktiv. 

Hvis det er et primært aktiv, der skal afgangsføres, skal du forholde sig til, om der er tilknyttet andre aktiver, og hvorvidt disse skal afgangsføres eller tilknyttes til andre aktiver. Du kan se, om det er et primært aktiv således:

Aktivet søges frem → tryk på ”Åbn”:

Tryk herefter på ”Vis delkomponenter”, og du vil se, hvilke aktiver, der er tilknyttet det aktiv, du har søgt efter:

Hvis aktivet, der skal afgangsføres, er tilknyttet til et primært aktiv, der skal afgangsføres, sker dette på normal vis. Du kan se, om der er tilknyttet et primært aktiv således:

Søg aktivet frem → Tryk på ”åbn”:

Før et aktiv afgangsføres i anlægsmodulet skal du udfylde en afgangsblanket (se bilag 5 i regelsæt). På afgangsblanketten skal du skrive, hvad det er for et aktiv og grunden til det, at det afgangsføres mv. Derudover skal blanketten underskrives af registrator og lederen af den økonomisk ansvarlige enhed. Blanketten skal opbevares af den enkelte enhed.

Søger du efter aktivet i aktiv-workbenchen, og trykker på ”Afgange” kommer du ind i skærmbilledet for afgang.

,

Bog vælges ved at trykke F9 eller vælge de tre prikker.

1. Bog: Anlægsbogen vælges.
2. Kommentar: Du skal angive, om der er tale om kassation (skrottes, forældes), salg på auktion, bortkommet, tyveri el. lign.
3. Udgåede enheder: Indtast antal enheder der er udgået. For at lave en fuld afgang skal du indtaste alle enheder i feltet ”Udgåede enheder” - hvilket oftest er 1.
4. Udgået den: Indtast dato for afgang. Det er ikke muligt at anskaffe og sælge et aktiv i den samme periode.
5. Udgået anskaffelsessum: Indtast beløbet, som står i ”omvurderet anskaffelsessum”       

Øvrige felter er valgfri.

Der er ingen integration til Debitor, så hvis du skriver et fakturanummer, er det kun til information.

Oplysningerne gemmes (klik på udført), og ved næste afskrivning vil tab/gevinst på anlægget blive beregnet.

4. Salg

Hvis der er tale om salg, skal du også vælge afgang, efter at have søgt aktivet frem. Læs mere i afsnit 4 ”byttehandel” i dokumentet ”registrering af aktiver”.

Afgange i forbindelse med salg udfyldes som ved ”Afgang af anlæg 5.4.3.” i Anlæg og udstyr - regler, men du skal også udfylde følgende:

Afgangstype: Hvis det drejer sig om et salg vælges denne type i feltet Afgangstype.

Der er følgende typer at vælge imellem:

Salgsprovenu: Salgsprovenu indtastes (altså den værdi man har fået for aktivet).

Desuden skal du være opmærksom på, at det er den fulde værdi, du skal skrive i ”Udgået anskaffelsessum”.

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til dette dokument, er du velkommen til at kontakte oea-anlaeg@adm.aau.dk