AAU logo

AAU Håndbogen

Procedure for planlægning og bemanding af undervisningsaktiviteter i RES (Rekvisitionsprocedure)

Rekvisitionsprocedure i RES, gældende for AAU. Beskrivelse af formål og teknisk procedure for håndteringen af rekvisitioner i RES.

Publiceret: 29.01.2019 (Sidst ændret: 14.10.2019)

Print som pdf

Indhold

Denne procedure udgør den overordnede ramme for rekvisitionsproceduren på alle hovedområder, institut- ter og studienævn på AAU. Proceduren har til hensigt at sikre en ensartet håndtering af rekvisitionerne af aktiviteterne på AAU på tværs af alle områder. Herudover skal den sikre, at datakvaliteten og dataudtræk- kene, hvor RES data anvendes, sikres en kvalitetssikring og et fælles forståelsesgrundlag. Denne procedu- re imødegår disse krav og erstatter alle tidligere vejledninger m.v.

Endeligt indgår proceduren i arbejdet med at sikre relevant ensartethed på tværs af AAU´s organisation og bidrager med både interne og eksterne rapporteringer.

Rekvisitionsproceduren i RES har tilknyttet et årshjul, hvor rekvisitionsprocessen imellem studienævn og institutter er listet, RES årshjul - link.

Dette dokument kvalitetssikres i et samarbejde imellem ØA og superbrugerne i RES.

  • ØA – står som primær dokument ansvarlig. Herudover udarbejder ØA’s BI-team én eller flere rap- porter i QlikView, hvor RES data udstilles, således at der kan følges op på rekvisitionerne, aktivite- terne og bemandingsplanerne. Herudover er der en række selvstændige RES rapporter og excel udtræk, der anvendes til formålene.
  • Hovedområderne og de respektive institutter – sikrer, at rekvisitionsprocessen følges i samarbejde med de enkelte uddannelser og studienævn. Herudover sikres opfølgning og support til institutterne og studienævnene fra ØA, STS, herunder kvalitetssikringsenheden.
  • Studiekontorer og kvalitetssikringsenheden inddrages for at sikre, at RES data, der anvendes til eksterne og interne formål (selvevalueringsrapporter, uddannelseszoom og andre ministerielle ind- beretninger), er retvisende/kvalitetssikret.
  • Institutter - er ansvarlige for, at rekvisitionsprocessen implementeres, og at data registreres og ved- ligeholdes ift. årshjulet.

Denne procedure har været i høring hos AAU´s institutledere og studieledere.

RES har til overordnet formål at levere data til følgende formål;

  • Nøgletal uddannelse (kvalitetssikring) – bl.a. forskningsdækning – særskilt notat (Link)
  • Timetalsindberetning – indberetning foretages for hver termin (2 gange årligt)
  • Udarbejdelse af statusnotater – bemandingsmøder
  • Ressourcestyring – studienævnenes timetildeling vs. timeforbrug og institutternes kapacitet vs. op- gaveportefølje

RES indgår på lige fod med AAU”s øvrige systemer i arbejdet med at sikre relevant standardisering og grunddata i arbejdet i øvrigt. Konkret bliver der løbende udviklet integrationer til relevante systemer for at lette arbejdet for brugerne og sikre, at grunddata fødes i ét system, samt at skabe synergi i processerne for brugerne, således at systemlandskabet tager højde for disse i det daglige arbejde. Herudover arbejdes der på løbende rapportering af RES data; ligeledes i samspil med andre systemers leverancer hertil.

Konkret arbejdes der i RES med road maps – den aktuelle kan til enhver tid tilgås i RES generelle sags- mappe – link.

Rekvisitionsproceduren tager udgangspunkt i rekvisitionsprocessen, som den kendes fra organisationsæn- dringen d. 1. oktober 2018, og årshjulet er tilpasset den nye stuktur. Rent organisatorisk er rollerne for re- kvisitionsprocessen fastsat i vedtægterne for AAU, der senest er revideret d. 24.09.2018. Basalt set har instituttet det samlede ansvar for anvendelsen af RES, herunder opfølgning m.v. I vedtægterne fremgår det, at institutlederen og studielederen har ansvaret for rekvisitionsprocessen - link.

Konkret er det fastlagt i indeværende procedure, at studienævn/uddannelsesejer overtager skolernes hidti- dige rolle som rekvirerende enheder, og institutterne fortsat har ansvaret for bemandingen af aktiviteterne og ansvaret for i sidste ende at lukke rekvisitionerne. Dermed er ansvaret for gennemførelsen fortsat et samspil mellem flere enheder.

Der er iværksat udviklingstiltag i RES, der vil imødegå evt. nye krav til rekvisitionsprocessen på AAU. Især arbejdes der henimod, at RES er integreret til uddannelsesbasen og fra efterårssemestret 2020 (januar 2020) integreret til modulbasen, hvilket vil give en mere smidig håndtering af rekvirering af aktiviteter.

Herudover udskilles rekvisitionsdelen i RES i et særskilt modul, hvilket igen vil medføre øget smidighed for systemanvendelsen. Brugerfladen i RES afspejler stadig i ordlyden i nuværende brugerflade, at skolerne har aktiviteterne (afspejler den nuværende struktur i STADS), men i praksis er der ingen hindring for, at brugere som studienævn overtager rekvisitionsrollen. Skolebetegnelsen forventes på sigt at blive udskiftet med uddannelsesejer (studienævn).

Oprindelse, baggrund og historik

RES rekvisitionsprocedure erstatter tidligere vejledninger der har kunne tilgås på RES hjemmeside. Proceduren indgår i arbejdet med at overgå til regler, procedurer, politikker og gode råd.

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til lønbudgetproceduren, er du velkommen til at kontakte Mette Birk fra Planlægning og proces i Økonomiafdelingen. 

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd

Relaterede dokumenter

LØNBUDGETPROCEDURE - RES

Når lønbudgetteringen skal igangsættes, skal nedenstående følges for at sikre budgettet bliver retvisende og relevante aktører inddrages med kendskab til budgetlægningen og dens udformning.

Læs mere