AAU logo

AAU Håndbogen

Master Data Management på Aalborg Universitet

Regler for masterdata og Master Data Management på Aalborg Universitet

Publiceret: 30.01.2019 (Sidst ændret: 25.02.2019)

Print som pdf

Indhold

INDLEDNING

Masterdata på Aalborg Universitet er de fælles data, som understøtter universitetets forretningskritiske processer. Masterdata skal aktivt udvælges og anvendes, på baggrund af en grundig analyse og diskussion inden for universitetets forskellige faglige områder (fx uddannelse, personer eller økonomi). 

Master Data Management (MDM) er den internationalt anerkendte betegnelse for strategisk håndtering, kvalitetssikring og styring af forretningskritiske, fælles data på tværs af interne afdelinger og it-systemer. Master Data Management på Aalborg Universitet, er de organisatoriske og ledelsesmæssige aktiviteter, som skaber fælles forståelse for – og anvendelse af – grundlæggende begreber og data.

GEVINSTER VED MASTERDATA

Masterdata er en gevinst for universitetet på den måde, at det bibringer en fælles forståelse af de begreber og data, som vi deler på tværs af organisationen. Definitionerne af disse masterdata-begreber skal være synlige for hele universitetet.

Et fælles masterdata-grundlag giver Aalborg Universitet en række af gevinster. Nedenfor nævnes de mest væsentlige gevinster.

  • Det er en gevinst i forbindelse med anvendelsen af masterdata på tværs af universitetets it-systemer, og i universitetets arbejdsprocesser, at der er etableret autoritative kildesystemer for vigtige fælles data, hvorved arbejdet med at sikre datakvaliteten understøttes markant bedre
  • Det er en gevinst, at masterdata medvirker til, at Aalborg Universitet bliver en mere agil organisation, som forbedrer mulighederne for, at universitetet hurtigere og med lavere omkostninger kan opnå målene i universitetets strategi ’Viden for verden’, herunder også digitaliseringsstrategien
  • Det er en gevinst, at Aalborg Universitet kan spare tid og ressourcer ved at have overblik over data, herunder i forhold til hvem der ejer og har ansvar for data, og i forhold til hvordan data flyder mellem systemer. Derved sikrer vi, at vi til enhver tid kan stole på, at masterdata er af høj kvalitet og tidssvarende. Samtidig undgås tidskrævende afklaringer omkring forskellige versioner/opfattelser af samme type data
  • Det er en gevinst ved masterdata, at datas livscyklus kendes og dokumenteres, da masterdata kun fødes, vedligeholdes og slettes ét sted. Således sparer universitetet arbejdsgange ved at undgå dobbeltregistreringer af samme dataklasse. Endvidere kan universitetet leve op til kravene i EU’s Persondataforordning, der netop kræver, at organisationer har styr på og kan dokumentere datas livscyklus
  • Det er en gevinst, at kunne få mere ud af data og dataanalyse. På Aalborg Universitet anvender vi Business Intelligence (BI) til både intern og ekstern rapportering. Kvaliteten af den information, som BI kan levere, er afhængig af kvaliteten af de data, som BI-systemerne baserer sig på.

REGLER FOR MASTERDATA PÅ AALBORG UNIVERSITET

En regel er udtryk for en vedtagen bestemt måde at gøre ting på i organisationen. Regler er gældende og skal derfor efterleves helt bogstaveligt, jf. dokumentet ’Udformning af politikker, regler, procedurer eller gode råd’.

Regel nr. 1 – Masterdata skal være data, der anvendes i mere end én sammenhæng

For at data kan være masterdata, er det en regel, at der skal være tale om data, der anvendes i mere end én sammenhæng. Konkret skal der være tale om data, der anvendes i it-systemer eller arbejdsprocesser på tværs af minimum to eller flere organisatoriske enheder, eller i to eller flere adskilte sammenhænge i én organisatorisk enhed.

Nye masterdata-kandidater kan udvælges på baggrund af enten et eksisterende, eller et kommende, anvendelsesgrundlag. Det betyder, at data der allerede anvendes i mere end én sammenhæng kan indstilles som masterdata-kandidater, og at dette også gælder for data der i fremtiden skal anvendes i mere end én sammenhæng. Indstilling af masterdata-kandidater sker til Det Strategiske Digitaliseringsudvalg, jf. regel nr. 3.

Eksempel: Skulle AAU eksempelvis i fremtiden etablere data om censorer ét centralt sted, som skal deles på tværs af to eller flere organisatoriske enheder, eller i flere adskilte sammenhænge i samme enhed, så bør det overvejes, om begrebet ’censor’ skal indstilles som masterdata-kandidat. På den måde kan arbejdet med at gøre data til masterdata ske forud for ibrugtagningen. Derved sikres det at disse data lever op til reglerne for masterdata fra fødslen.

Regel nr. 2 – Masterdata-begreber skal defineres i faglige fællesskaber

Masterdata-begreber skal defineres i faglige fællesskaber – kaldet ’faglige masterdata-netværk’. Dette skal ske gennem en diskussion, og deraf følgende definition af begreberne, som giver størst mulig værdi i forhold til anvendelsen af det konkrete masterdata-begreb. Det tilstræbes så vidt muligt, at alle masterdata-begrebets interessenter er repræsenteret i det faglige masterdata-netværk. På baggrund af diskussionerne i de faglige masterdata-netværk, er det op til MDM-koordinatoren at formulere den endelige, fælles definition. Herefter skal definitionen indstilles til godkendelse i Det Strategiske Digitaliseringsudvalg.

Et fagligt masterdata-netværk kan dække ét fagligt dataområde, såfremt netværket fagligt er relevant for alle begreberne i dataområdet. Eksempelvis kan ’uddannelsesstruktur’ være et dataområde, hvori man diskuterer begreber som ’uddannelse’, ’studieordning’, ’modul’ med videre. Ved diskussion af et nyt, ikke relateret dataområde nedsættes et nyt fagligt masterdata-netværk – fx et fagligt masterdata-netværk for dataområdet ’økonomi’.    

Faglige netværk giver det bedste udgangspunkt for den efterfølgende udbredelse og korrekte anvendelse af masterdata-begrebet – og dermed også den størst mulige værdi for Aalborg Universitet. 

Regel nr. 3 – Der skal en aktiv beslutning til for at gøre data til masterdata

Når data gøres til masterdata sker det altid ved en indstilling til Det Strategiske Digitaliseringsudvalg, som på baggrund af indstillingen godkender data som værende masterdata.

Prioriteringen af hvilke indsatsområder, der har højest prioritet at arbejde med på et givent tidspunkt, foretages af MDM-koordinatoren i dialog med Styregruppen for Master Data Management-projektet. Prioriteringen skal ske ud fra en vurdering af de gevinster og barrierer, der vurderes at være ved de forskellige indsatsområder på det givne tidspunkt.

Regel nr. 4 – Masterdata og -begreber skal altid være identificerbare

Alle masterdata skal have et unikt ID, der gør det muligt at identificere dem på tværs af universitetets IT-systemer og arbejdsprocesser. Således er det altid muligt at aflæse hvilken klasse (og eventuelt version) af data, der er tale om.

Der skelnes her mellem to niveauer: På øverste niveau findes selve masterdata-begrebet (klassen), der tildeles et præfiks, der fortæller, at der netop er tale om et masterbegreb på AAU. Under dette niveau findes de enkelte forekomster (dataobjekter) af en bestemt klasse af masterdata, der hver især tildeles et unikt ID, som gør det muligt at identificere hver enkelt forekomst.

Eksempel: Hvis begrebet ’uddannelse’ gøres til masterdata, skal det på øverste niveau tildeles et præfiks, der fortæller at der er tale om en AAU-masterdata-definition. Eksempelvis kunne præfikset ’AAU’ anvendes, og masterdata-begrebet vil således blive ’AAU-uddannelse’. Under dette niveau tildeles hver enkelt uddannelse (dataobjekt) et unikt ID, der gør det muligt at identificere hver enkelt dataobjekt.

Regel nr. 5 – Masterdata skal deles via en Enterprise Service Bus

For at sikre at masterdata på Aalborg Universitet til enhver tid er bedst muligt tilgængeligt, er det et krav, at der i regi af Master Data Management teknologigruppen (kaldet MDM Teknologigruppen) gøres overvejelser om den teknologiske understøttelse af delingen af data. Der skal som udgangspunkt vælges en løsning, der anvender en Enterprise Service Bus.

Der kan dispenseres fra denne regel, hvis det i MDM Teknologigruppen vurderes, at et alternativ til dette giver den største værdi i det konkrete tilfælde. Det er MDM Teknologigruppens ansvar at træffe beslutning om de teknologiske løsninger, der skal understøtte delingen af masterdata på Aalborg Universitet, så det giver størst mulig værdi for universitetet, jf. Kommissorium for MDM teknologigruppen.

Regel nr. 6 – Ansvaret for datakvalitet skal altid placeres hos en dataejer

Ansvaret for datakvaliteten for et dataområde placeres altid i en organisatorisk enhed, oftest en afdeling eller et institut, der på vegne af fællesskabet forvalter de pågældende data. Lederen for den organisatoriske enhed har til ansvar at udpege én dataejer, der har et indgående kendskab til dataområdet. Efterfølgende indstilles dataejeren til godkendelse i Det Strategiske Digitaliseringsudvalg. Dataejeren skal udpeges, når en dataklasse indstilles som masterdata. Ved dataejerens fratrædelse skal der udpeges en ny dataejer, der herefter indstilles til godkendelse i Det Strategiske Digitaliseringsudvalg.

Dataejeren har alene ansvaret for de masterdata vedkommende er dataejer for. Det er tilladt for dataejeren at uddelegere forvaltningen af opgaver i forbindelse med dataejerskabet, men dataejeren har altid ansvaret for, at opgaverne forvaltes i overensstemmelse med reglerne for masterdata. I tilfælde af at dataejeren har længerevarende fravær, skal der udpeges en stedfortræder. Stedfortræderen udpeges af chefen for den organisatoriske enhed, der har dataejerskabet. 

De personer, som forvalter en bestemt masterdataklasse, vil have størst mulig motivation for – og viden til – at sikre datakvaliteten. Ved at placere ansvaret for en specifik masterdataklasse hos en ansvarlig dataejer, vil det til enhver tid være muligt at kontakte dataejeren ved eventuelle tvivlsspørgsmål vedrørende specifikke masterdata. Dataejerens rolle er samtidig en proaktiv rolle i forhold til at sikre datakvaliteten. Det er således dataejerens ansvar at forvalte ejerskabet til de processer, der i praksis understøtter, at datakvaliteten opretholdes og forbedres.  

Regel nr. 7 – Masterdata skal altid vedligeholdes i en autoritativ kilde

Når en dataklasse vedtages som masterdata, skal det altid ske ved udpegelsen af én autoritativ kilde, således, at det sikres, at én masterdataklasse kun fødes, vedligeholdes og slettes ét centralt sted. Derved kan en masterdataklasse altid spores tilbage til sin kilde, hvilket øger datakvaliteten.

Eksempel: Begrebet ’uddannelse’ får Uddannelsesbasen som autoritativ kilde, og derved skal oprettelser, ændringer og sletninger af data om uddannelser altid forvaltes i Uddannelsesbasen.

Regel nr. 8 – Det er obligatorisk at anvende masterdata

Det er obligatorisk at anvende masterdata, når først de er vedtaget og tilgængelige. Dette skal ske for at sikre høj kvalitet af data til anvendelse på tværs af organisationen. Det er således ikke tilladt at oprette nye data, hvis tilsvarende data allerede findes som masterdata.

Der kan i enkelte undtagelsesvise tilfælde træffes beslutning om at dispensere fra reglen, såfremt dette giver den største værdi for universitetet. Denne beslutning træffes af MDM teknologigruppen og skal efterfølgende indstilles til godkendelse i Det Strategiske Digitaliseringsudvalg.

Eksempel: Når der er vedtaget masterdata for ’uddannelse’, er det ikke tilladt at oprette tilsvarende data i en ny database. I det tilfælde kontaktes dataejeren for det specifikke område, med henblik på at få adgang til de eksisterende masterdata.

En oversigt for de områder, der aktuelt findes masterdata for, kan ses på webstedet masterdata.aau.dk.

 
KOMMISSORIUM FOR MASTER DATA MANAGEMENT TEKNOLOGIGRUPPEN

Dette kommissorium beskriver Master Data Management Teknologigruppens (MDM Teknologigruppens) formål, sammensætning, mandat og forpligtelser.

Formål

MDM Teknologigruppen skal være et samarbejdsforum i forhold til tekniske/datamæssige emner med relation til etablerede og kommende masterdata. MDM Teknologigruppen træffer beslutning om den teknologiske understøttelse af masterdata på Aalborg Universitet. Det er således denne gruppes opgave at sikre koordineringen af delingen af masterdata på Aalborg Universitet.

Sammensætning

MDM Teknologigruppen sammensættes af koordinatoren for Master Data Management, og består at tre til seks repræsentanter fra relevante teams i AAU IT Services (ITS), samt fire repræsentanter for systemforvalterne i Fælles Service. Desuden indgår projektteamet for Master Data Management i MDM Teknologigruppen. Den aktuelle sammensætning af MDM Teknologigruppen findes i bilag 1.

Medlemmernes mandat og forpligtelser

Indsatsen styres af koordinatoren for Master Data Management, der sammenfatter MDM Teknologigruppens beslutninger. Det er endvidere Master Data Management-koordinatorens ansvar, at sikre koordination mellem de indsatser, der omsætter MDM Teknologigruppens beslutninger til konkrete handlinger. 

Det er de enkelte medlemmers ansvar at bidrage med teknisk og faglig ekspertise fra deres respektive fagområder, samt at tilvejebringe relevante informationer. Det er medlemmernes forpligtigelse over for universitetet som helhed, at der udarbejdes løsninger, som giver den største samlede værdi for hele universitetet.

Det er repræsentanten for enterprisearkitektur-funktionen i ITS, der har ansvar for at sikre koordineringen mellem den teknologiske understøttelse af masterdata og den overordnede enterprisearkitektur for Aalborg Universitet. Hvis det ikke internt i MDM teknologigruppen er muligt at træffe beslutning, er det enterprisearkitektur-repræsentantens ansvar at pege på den teknologiske løsning, der bedst muligt understøtter den overordnede enterprisearkitektur for Aalborg Universitet, og dermed giver størst mulig værdi. Det vil i sådanne tilfælde være op til Det Strategiske Digitaliseringsudvalg at godkende den endelige beslutning.

Oprindelse, baggrund og historik

Dokumentet er forfattet af projektgruppen for Master Data Management-projektet i oktober/november 2018.

Oprindelse, baggrund, historik

Formål og afgrænsning

I dette dokument beskrives de regler, som arbejdet med etableringen, ændringen og anvendelsen af masterdata på Aalborg Universitet skal følge. Indledningsvist beskrives de mest væsentlige gevinster, universitetet kan opnå ved at etablere og anvende masterdata for vigtige fælles data. I slutningen af dokumentet findes kommissorium for Master Data Management Teknologigruppen.  

Overordnede rammer

Arbejdet med Master Data Management på Aalborg Universitet er igangsat i marts 2018 som et projekt. Projektet er initieret af Det Strategiske Digitaliseringsudvalg (DSD) med Økonomidirektør Morten Winterberg som projektejer. Efter projektets afslutning i februar 2020, skal Master Data Management overgå til en driftsfase, hvor de masterdata der er vedtaget i projektperioden vedligeholdes og videreudvikles, og hvor der løbende arbejdes med at vedtage masterdata for nye dataområder. 

Kontakt og ansvar

Økonomiafdelingen, Morten Winterberg, mw@adm.aau.dk, projektejer for Master Data Management-projektet (MDM-projektet, 1.3.2018 til 29.2.2020)

Bo Hovgaard Thomasen, projektkoordinator, MDM-projektet, bht@adm.aau.dk

Begrebsdefinitioner

Masterdata

Betegnelsen masterdata anvendes på Aalborg Universitet om data, der er endeligt vedtaget som masterdata ved Det Strategiske Digitaliseringsudvalg.

Masterdata-kandidater

Potentielle masterdata, der endnu ikke er vedtaget kaldes for masterdata-kandidater.

Dataklasse

En dataklasse er en beskrivelse af en samling af objekter med samme struktur, adfærdsmønster og attributter. Eksempel: begrebet ’uddannelse’ er en dataklasse, der dækker over alle de forekomster af uddannelser, der er.

Dataobjekt

Et dataobjekt er en helhed med identitet, tilstand og adfærd. Eksempel: kandidatuddannelsen i Dansk udgør et objekt i dataklassen ’uddannelse’.

Masterdataklasse

En masterdataklasse er en dataklasse, som er vedtaget som masterdata.

Bilag

Bilag 1: Master Data management Teknologigruppens aktuelle sammensætning

MDM Teknologiudvalget tænkes i starten af 2019 sammensat af de nedenstående teams – herunder systemforvaltere og øvrige teams i ITS og i Fælles Service, inkl. enterprisearkitektur-funktionen i ITS:

MDM-projektteam

  • MDM-koordinatoren
  • MDM-projektteam*

Repræsentanter fra systemforvaltere og en række øvrige teams fra AAU IT Services(inklusiv repræsentanter fra enterprisearkitektur-funktionen)

  • ITS - Strategi og Portefølje (1-2 medlemmer)
  • ITS - Infrastruktur services (1-2 medlemmer)
  • ITS - Projekt og udvikling (1-2 medlemmer)

Repræsentanter fra systemforvaltere og en række øvrige teams i Fælles Service

  • ØA – Support (1 medlem)
  • HR-afdelingen - HR data (1 medlem)
  • STS – Studiesystemer (1 medlem)
  • AUB - Forskning og analyse (1 medlem)

* Master Data Management-projektteamet deltager som medlemmer af MDM.Teknologigruppen virker, så længe Master Data Management-projektet er aktivt. 

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd