AAU logo

AAU Håndbogen

Anlægsregistrering: Registrering af aktiver i anlægsmodulet

Her kan du læse, hvordan du bruger Anlægsmodulet. Det er en manual for registratorer på AAU’s institutter.

Publiceret: 08.02.2019 (Sidst ændret: 22.03.2019)

Print som pdf

Indhold

I dette dokument kan du læse om de funktioner, der er relateret til dagligdagsområder i anlægsmodulet. Som supplement til dette dokument kan du bruge ”vindueshjælpen” på skærmbillederne.

I forbindelse med konteringen af en faktura i ØSS-EF og ved bestilling af udstyr/anlæg i Iprocurement bestemmes det, hvilke anskaffelser der skal overføres til anlægsmodulet. Dette sker ved, at kontereren i forbindelse konteringen af fakturaen vælger art 15xxxx og 35xxxx, hvor systemet default henholdsvis vælger udstyr og anlæg. Hvis udstyret (art 15xxxx) undtagelsesvist ikke skal registreres, skal kontereren vælge ”intet”. 

Når fakturaen er godkendt overføres den til Finans. Herefter køres der en kørsel i ØA, hvorefter anlægsregistratoren får en workflowmail på aktivet. Se Bilag 1 Flowchart - processerne for registrering af anlæg/udstyr i dokumentet "Anlæg og udstyr - regler".
 

1. Sådan udfylder du workflowmails

Nedenfor kan du se et eksempel på en workflowmail, som køres fra systemet, og som du skal udfylde og sende retur til oea-anlaeg@adm.aau.dk i Økonomiafdelingen.

Eksempel på workflowmail


Du skal angive følgende oplysninger ved registreringen:

  • ID-nummer: Er et unikt rødt nummer, som ITS sætter på anlægget/udstyret, som de har indkøbt, når de modtager varerne. Du kan få ekstra røde id-numre ved at kontakte Jette Rusholt i Økonomiafdelingen. 
  • Ekstra service: Hvis der skal tilknyttes en medarbejder til registreringen, kan du skrive medarbejdernummer her, så bliver det tastet ved oprettelsen. 
  • Lokation: Er den bygning, hvor anlægget/udstyret placeres. Det kan du læse mere om i bilag 7. Ønskes der påført lokale mv., skal dette foretages i forbindelse med efterregistreringen af decentral registrator. Stedkode: Du kan vælge 00 Aalborg, 01 Esbjerg og 02 København. 
  • Apparaturnummer/ 5. niveau SAMAPP Er ottecifret og består af apparaturløbenummer iht. SAMAPP struktur + a for anlæg eller + u for udstyr jf. bilag 3. Er der tale om et anlæg skal nummeret ende på a, mens et udstyr skal ende på u. Det 5. niveau er i systemet automatisk koblet op på de 4 andre niveauer:
  • Apparaturløbenummer
  • Grupperinger inden for SAMAPP jf. bilag 3 i dokumentet "Anlæg og udstyr - regler"
  • En anlægskategori, hvor konteringsregler, levetider mm. er defineret.

Det betyder, at du i forbindelse med indberetning ”kun” skal tænke på at finde numre på 5. niveau. Herefter vil de resterende oplysninger automatisk blive dannet ved hjælp af masseoprettelsesfunktionen i kreditormodulet. 

  • Sted/projekt/analyse

Er de segmenter i kontostrengen, som du har mulighed for at sortere dine data på, hvis disse indberettes til anlægsmodulet. Omkostningssted er obligatorisk for alt anlæg og udstyr, mens projektnummer er obligatorisk for eksternt finansierede anlæg /udstyr på underkonto 95 og 97 .  

  • Finansiering

Her skal du angive den procentdel af anskaffelsessum, der er finansieret med eksterne midler (UK95 og UK97) og den procentdel, der er finansieret af driften (UK10 og UK90). 

  • Investeringsanmodning

Ved anlæg (over 100.000) skal der altid foreligge en godkendt investeringsanmodning og nummeret (budgetår – anmodningsnummer) skal skrives ind her for registrering (fx 2018-17).

Hvis du har behov for at tilføje et aktiv, der kan defineres som en forbedring, til et eksisterende anlæg/udstyr, som det er beskrevet i  ”Anlæg og udstyr – regler” afsnit: 5.4.2. Forbedringer (anlæg), så opretter du aktivet selvstændigt og tilknytter det derefter til det eksisterende anlæg som så bliver til et primær aktiv. 

Tilknytningen til primær aktiv foregår ved at udfylde workflowmailen som normalt og sætte kryds i ”tilknyt til primær aktiv”, hvorefter du skriver id-nummer og aktivnummer i oplysningerne. Det er ikke muligt at tilføje forbedringer ol. til et udstyr. Dette driftsføres løbende. 

Opdeling af faktura på workflowmailen:

Hvis du har en samlet regning på 5 stk. ens anlæg/udstyr, som ønskes opdelt i eksempelvis fem anlæg /udstyr i anlægsmodulet, skal du gøre følgende:

  • Hvis alle fem stk. udstyr har samme oplysninger (lokation/app.nr./sted/projekt/analyse/finansiering), kan du blot skrive flere id-numre på den ene post i workflowmailen.
  • Hvis de fem aktiver har forskellige oplysninger (lokation/app.nr./sted/projekt/analyse /finansiering), kopieres posten i workflowmailen, sådan at du har flere poster under hinanden, der hver især udfyldes.

2. Indberetningsblanket

Er der tilfælde, hvor der ved en fejl ikke er valgt udstyr ved kontering af en faktura, og den derfor ikke kommer som workflowmail, skal du udfylde en manuel indberetningsblanket. Dette gælder også, hvis fakturaen bliver omkonteret (se pkt. 3.3. i dette dokument). Du finder indberetningsblanketten på: www.okonomi.aau.dk/oea-it/oss/anlaeg  Indberetningsblanket til oprettelse af anlæg og udstyrsaktiver

På indberetningsblanketten skal der fremgå de samme data, som hvis der udfyldes en workflowmail (se pkt. 2.1. i dette dokument).

3. Kontering af kreditorfaktura  

Konteringen sker i dag i ØSS-EF og ved bestilling af udstyr/anlæg i Iprocurement. 

Er der tale om udstyr, skal kontereren vælge art 15xxxx, hvorved ”udstyr” automatisk kommer på. Er der ikke tale om udstyr, skal kontereren manuelt vælge ”intet”.
Er der tale om anlæg, skal kontereren kontere på art 35xxxx. Her vælger systemet automatisk, at det er anlæg, og det kan ikke ændres.

Hvis leverandøren har slået hele beløbet sammen på fakturaen, selv om den fx både består af en pc og en skærm, skal kontereren selv finde prisen på den ene af tingene og trække fra den samlede pris. De to aktiver skal registreres hver for sig.

Når fakturaen er godkendt overføres den til Finans. Anlægsregistratoren får hver mandag en workflowmail på aktivet, indtil den bliver registreret i anlægsmodulet.

3.1 Udenlandske/manuelle fakturaer

Udenlandske fakturaer skal sendes til bogholderiet  i Økonomiafdelingen på bogholderi@adm.aau.dk med konteringsstempel og godkendelse. Hvis den udenlandske faktura skal registreres, skal den konteres på art 15xxxx eller 35xxxx, samtidig skal kontereren markere, at den skal registreres fx ved overstregning. Herefter indtaster bogholderiet fakturaen. Se Bilag 1 Flowchart - processerne for registrering af anlæg/udstyr i dokumentet "Anlæg og udstyr - regler".

Når fakturaen er godkendt, overføres den til Finans. Anlægsregistratoren får hver mandag en workflowmail på aktivet i danske kroner, indtil den bliver registreret i anlægsmodulet.

Desuden kan der undtagelsesvis stadig komme danske manuelle fakturaer, hvilke skal behandles på samme vis som udenlandske, blot med andre bilagsnr. Se evt. flowchart i bilag 1: ”Udstyr og anlægsbehandling via udenlandske/manuelle fakturaer”.

3.2 Kontering i Rejse- og udlægssystemet (RUS2)

ØSS Anlægsmodul og RUS2 arbejder ikke sammen, hvilket vil sige, at ting, der undtagelsesvist er købt over udlæg ikke kommer som workflowmail. Her skal den enkelte anlægsregistrator selv sørge for at få det registreret ved hjælp af et manuelt indberetningsbilag. Det finder du på www.okonomi.aau.dk/oea-it/oss/anlaeg/  

Bilag 1 Flowchart - processerne for registrering af anlæg/udstyr i dokumentet "Anlæg og udstyr - regler".

Ofte sker der det i RUS, at arterne ikke passer med det købte aktiv, da RUS2 og ØSS ikke har de samme arter. Her skal der laves en omkontering.

3.3 Omkontering af anlæg/udstyr

Nogle gange kan det forekomme, at fakturaen på et aktiv er konteret på den forkerte art. I sådanne tilfælde skal der laves en omkontering. Omkonteringen foregår på følgende måde:

Hvis der skal omkonteres mellem art 15xxxx og 15xxxx:

  • Omkonteringen skal foretages i ansvarsområdet ”omkontering af kreditorfaktura”.
  • Hvis aktivet er registeret: Hvis underkontoen ændres, skal finansieringen ændres i anlægsmodulet – her skal der sendes mail til anlægsregistrator Jette Rusholt på oea-anlaeg@adm.aau.dk
  • Hvis aktivet ikke er registreret og omkonteringen er foretaget via ansvarsområdet ”omkontering af kreditorfaktura” og der ikke er valgt ”intet” kommer der en ny workflowmail.

Hvis kontereren ved en fejl har valgt ”intet”. Skal der indsendes et manuelt indberetningsbilag til Jette Rusholt på oea-anlaeg@adm.aau.dk. Der skal vedlægges en kopi/skærmprint af en kopi af fakturaen.

Hvis der skal omkonteres mellem art 15xxxx og 35xxxx:

  • Du skal lave omkonteringen på et manuelt omkonteringsbilag, som du finder på ØA’s hjemmeside okonomi.aau.dk/blanketter/ Send det til Jette Rusholt på oea-anlaeg@adm.aau.dk
  • Med omkonteringen skal medfølge manuelt indberetningsbilag (bilag 6) og en kopi af fakturaen.
  • Hvis aktivet allerede er registeret kontaktes Jette Rusholt oea-anlaeg@adm.aau.dk

Hvis der skal omkonteres mellem art 35xxxx og 35xxxx:

  • Du skal lave omkonteringen på et manuelt omkonteringsbilag, som du finder på ØA’s hjemmeside okonomi.aau.dk/blanketter/ Send det til Jette Rusholt på oea-anlaeg@adm.aau.dk
  • Med omkonteringen skal følge en kopi af fakturaen.
  • På omkonteringsbilaget skal stå, hvilke aktiver der omkonteres (ID-nummer)
  • Hvis aktivet endnu ikke er registeret, skal der medfølge et manuelt indberetningsbilag.

Fælles for alle tre måder at omkontere på gælder:

4. Byttehandel

Byttehandel sker ofte i forbindelse med køb og salg af biler. Er der tale om en sådan byttehandel med en leverandør skal den gamle bil afgangføres i anlægsmodulet (se pkt. 4 i dokumentet om Ændring af data ), og den nye skal registreres efter den nye faktura. Husk at skrive salgssummen ind som salgsprovenu under afgang. 

Skærmbillede byttehandel i ØSS

Dette betyder også, at der skal laves en debitorfaktura til leverandøren på den pris, der opnås for den gamle bil, og der modtages en kreditorfaktura på hele den nye bils pris. (Der må altså IKKE ske modregning af gammel bil/bytte bil på fakturaen på den nye bil, og der må heller IKKE modtages kreditnota til reduktion af faktura på den nye bil).

5. Kreditnota

Hvis der modtages en kreditnota, skal denne modregnes i den oprindelige pris. Derfor er det nødvendigt at oplyse, hvilket aktiv det vedrører ved udfyldelse af workflowmailen og kontakt til Jette Rusholt.

Hvis du på forhånd ved, at der kommer en kreditnota på hele aktivets beløb, og aktivet endnu ikke er oprettet, er det ikke nødvendigt at oprette aktivet. Her kan du blot skrive på workflowmailen, at der afventes en kreditnota. Når kreditnotaen så kommer, skriver du ud for posten i workflowmailen, hvilken faktura og kreditnota der hører sammen. Hvorefter begge workflowmails slettes. Fakturaen og kreditnotaen skal selvfølgelig konteres på samme kontostreng for at udligne.

6. Forudbetalinger/Delleverancer

Hovedreglen for køb af varer og tjenesteydelser på AAU foregår ved køb på kredit. Der kan være undtagelser, hvor der skal ske forudbetaling på købet. I forbindelse med en sådan undtagelse accepteres proformafaktura ikke.

Ved undtagelsesvis forudbetaling på køb af anlæg og udstyr, skal det ske i henhold til enten:

  • Kontrakt
  • Aftaler via mail
  • Eller tilsvarende

Leverandør skal så i henhold til kontrakt eller aftale via mail mv. udstede en alm. faktura med henvisning til den indgåede aftale.

Vær dog opmærksom på at der i forbindelse med en sådan forudbetaling, altid, jf. AAU’s Regnskabsinstruks, skal stilles en bankgaranti eller laves en remburs.

Forudbetalingen iht. faktura eller delleverance anses som ”Igangværende arbejder”.

Det vil sige, at det man forudbetaler inden anlægget/udstyret modtages og ibrugtages, skal behandles i henhold til nedenstående beskrivelser. Vedrører fortrinsvist ved forsøgsopstillinger og forsøgsudstyr.

6.1 Anlæg

Ved anlæg der købes på ovenstående måde, skal dette konteres på følgende kontostreng (eget omkostningssted indsættes):

10-904004-xxxxx-000000-00-0000-xxxxx

Som det ses af kontostrengen er det kun omkostningsstedet og analysenummer, der kan være variabelt, dvs. at der fx ikke må sætte projektnummer på og det skal være på UK10.

Når anlægget tages i brug, skal følgende sendes til ØA-anlægsbogholderi oea-anlaeg@adm.aau.dk:

  • Manuelt omkonteringsbilag (hvor anlægget føres fra art 904004 til den anlægskonto som aktivet reelt skal på).
  • Manuel indberetningsblanket til anlægsregistrering (bilag).
  • Kopi af delfakturaer, der er betalt.
  • Kopi af aftalen.

Omkonteringen vil komme til at se ud jf. nedenstående eksempel (forsøgsudstyr til 100.000 kr.):

Eksempel på omkontering

 

6.2 Udstyr

Ved udstyr, der købes på ovenstående måde, skal dette ligeledes konteres på følgende kontostreng – her ses det dog som en forudbetaling/periodisering (eget omkostningssted indsættes):

 10-904004-xxxxx-000000-00-0000-xxxxx

 Som det ses af kontostrengen er det kun omkostningsstedet og analysenummer,der kan være variabelt, dvs. at der fx ikke må sætte projektnummer på, og det skal være UK10.

Når udstyret er taget i brug, skal følgende sendes til ØA-anlægsbogholderi oea-anlaeg@adm.aau.dk:

  • Manuelt omkonteringsbilag (hvor anlægget føres fra art 904004 til den anlægskonto som aktivet reelt skal på).
  • Manuel indberetningsblanket til udstyrsregistrering.
  • Kopi af delfakturaer der er betalt.
  • Kopi af aftalen.

Omkontering vil komme til at se ud som nedenstående eksempel (forsøgsudstyr til 6.000 kr.):

Eksempel på forsøgsudstyr til 6.000 kr.

Ovenstående skal gøres for at sikre, at aktiver ikke registreres, før de tages i brug. I forhold til anlægsaktiver skal siges, at det også i høj grad er for at sikre, at der først afskrives på aktivet, når aktivet er leveret og taget i brug.

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til dette dokument, er du velkommen til at kontakte oea-anlaeg@adm.aau.dk

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd

Relaterede dokumenter

Anlægsregistrering: Ændring af data i anlægsmodulet

Her kan du læse om, hvordan du ændrer de data, du har tastet i anlægsmodulet.

Læs mere

Anlæg og udstyr - regler

Du kan her se, hvilke regler der gælder for AAU i forhold til anlæg og udstyr

Læs mere