AAU logo

AAU Håndbogen

Samtykkeerklæringer på kommunikationsområdet

Publiceret: 05.03.2019 (Sidst ændret: 01.04.2019)

Print som pdf

Indhold

Typer af samtykkeerklæringer

  • Foto og video: til brug ved fotografering og videooptagelse, der har til formål at vise en eller flere personer, og hvor det er personerne, der er i fokus (portrætbilleder). Husk at notere hvilke fotos/videoer, der er knyttet til hvilke indsamlede samtykkeerklæringer. Hvis en aktivitet eller situation er hovedformålet med fotoet/videooptagelsen, må det offentliggøres uden samtykke fra de personer, der er afbilledet (situationsbilleder).

    Ved offentliggørelse af fotos/videoer må den afbildede ikke kunne føle sig udstillet, udnyttet eller krænket. Offentliggjorte fotos/videoer skal med andre ord være harmløse ud fra en normal betragtning.
     
  • Faglige arrangementer: til brug ved indsamling og behandling af tilmeldingsoplysninger ved faglige arrangementer, fx konferencer. Herunder accept fra de tilmeldte til brug af deres mailadresser, hvis disse ønskes anvendt i anden forbindelse end ved det pågældende arrangement.

    Husk at indsætte mulighed for at få slettet sin mailadresse nederst i eventuelle mails, der handler om andet end det pågældende arrangement.

    Hvis man som arrangør ved, at der ved arrangementet vil blive taget fotos/video (situationsbilleder), informeres om dette i forbindelse med deltagernes tilmelding til arrangementet – alternativt informeres mundtligt som det første ved arrangementet, hvor deltagerne gøres opmærksomme på, at hvis de ikke ønsker at være med på billeder/video, så skal de henvende sig til fotografen. Ved fotos/video med en eller flere personer i fokus indhentes samtykkeerklæringer fra de pågældende personer.
     
  • Nyhedsbrev: til brug ved indsamling af mailadresser i forbindelse med udsendelse af nyhedsbreve. Husk at indsætte mulighed for at få slettet sin mailadresse nederst i alle nyhedsbreve.

    Interne nyhedsbreve med det formål at informere om arbejds- og personaleforhold af betydning for arbejdspladsen behøver ikke samtykke fra modtagerne.
     
  • Spørgeskema: til brug ved indsamling af personhenførbare informationer via spørgeskemaundersøgelser.
     
  • Profilering: til brug ved indsamling af udtalelser, fotos og video til profilering af AAU.
     
  • Generel samtykkeskabelon
     

Indsamling

Hvis samtykke indsamles ikke-digitalt, skal både samtykkegiver og samtykkeindsamler have et eksemplar af samtykke.

Arkivering

Indhentede samtykkeerklæringer indeholdende personhenførbar information (navn, mail eller telefonnr.) anbefales opbevaret i Workzone, hvorefter evt. papirversioner makuleres. Hvis de indhentede samtykkeerklæringer ikke er tilknyttet en sag oprettet andetsteds i Workzone, anbefales, at de gemmes under Workzone-sagen: 2019-800-00029, samtykkeerklæringer 2019

Opret gerne undersager herunder, hvis en række samtykkeerklæringer er knyttet til samme arrangement fx Åbent Hus.

Navngivning af dokumenter i workzone: [arrangement/formål]-[dato(ddmmyy)]-[personnavn], fx makeitreal-070319-HeleneJensen.

Evaluering

Samtykkeerklæringsskabelonerne evalueres løbende – og minimum en gang årligt. Hvis du har kommentarer til indholdet i samtykkeerklæringerne og brugen af dem, så send en mail til bfe@adm.aau.dk.

Formål og afgrænsning

Ensretning af samtykkeerklæringer på kommunikationsområdet.

Kontakt og ansvar

Berit Fejborg, AAU Kommunikation

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd