Anlægsregistrering: Rapporter

Indhold

I ”Decentral bruger anlægsaktiver” vælger du ”Andet” → ”Anmodninger” → ”Kør”:

Vælg ”Enkelt anmodning” → ”OK

Klik på de tre prikker

Herefter kan du vælge følgende rapporter:

Eksempel med ”Anlægsaktiver pr. omkostningssted.” → Dataene udfyldes:

Klik ok og afsend (indstil evt. printeren til 0 kopier eller få udskriften som PDF ved at skrive q2email i stedet for printernavn).

1. Klik vis output
2. Vælg Browser og klik ok

Herefter kan filen gemmes og evt. hentes over i Excel.

Tryk på ”Filer” og vælg fx skrivebordet, og gem den i det format, den selv foreslår.

Åbn Excel → klik ”åbn” → lav filtypen om til ”alle filer” → find filen og klik ”åbn”:

Herefter vil du se nedenstående skærmbillede.Husk at tjekke, hvilket sprog der bruges og klik på næste.

Her gælder det om at prøve at sætte stregerne, der hvor kolonnerne i Excel-arket skal være (her må du prøve sig frem).

Klik derefter næste og udfør, hvorefter filen vil komme i Excel, og du kan sortere på det ønskede.

Rapporttyper

På nuværende tidspunkt findes der følgende rapporter, som kan genereres.

Du kan bruge rapporterne at kontrollere oplysninger og/eller få et overblik over anlæg/udstyr, som er registreret i anlægsmodulet.

Egenudviklede rapporter:

• Anlægsaktiver pr. omkostningssted (under forudsætning af, at aktivnøgle er anvendt i forbindelse med efterbehandling af anlæg/udstyr). Denne er sorteret pr. kategori specificeret på SAMAPP-struktur jf. bilag 3 i dokumentet ”Anlæg og udstyr – regler”.
• Anlægsaktiver data til Excel (her er oplysninger som fx projektnummer, analysenummer, fakturanummer, serienummer mv. med). Man skal være opmærksom på, at hvis der er tale om flere fakturaer på det samme ID-nummer, vil ID-nummer optræde flere gange på listen, dog med forskellige fakturanumre tilknyttet. I den forbindelse skal du også være opmærksom på, at aktivets samlet beløb optræder på hver linje (man kan altså ikke bruge listen til, at lave en total værdiliste, medmindre man retter det til).
• Anlægsaktiver pr. adresse
• Anlægsaktiver pr. projekt
• Anlægsaktiver afgangsført pr. omkostningssted

Standardrapporter:

• Standardrapport ”Fortegnelser over aktiver”, hvor det er muligt at få en A4-side pr. aktiv, hvor alle oplysninger indberettet til systemet pr. aktiv fremgår
• Standardrapporten ”Afskrivningsomkostninger pr. kostcenter”, hvor følgende parametre fremgår:

* Aktivnummer
* Aktivbeskrivelse
* Dato for ibrugtagning
* Afskrivningsmetode
* Liv (år/md)
* Anskaffelsessum
* Afskrivningsbeløb
* År til dato afskrivning
* Akkumulerede afskrivninger

• Standardrapport ”Aktiv-ID ‘er”, der viser en oversigt over ID-numre tilknyttet respektive aktivnumre => har brug for aktivnumret, når der skal tilføjes et anlæg/udstyr til et andet anlæg/udstyr. Dette kan fremfindes vha. ID-nummer ud fra denne oversigt. Alternativt kan du søge efter aktivet i aktiv-workbench via ID-nummer og dermed spore aktivnummeret.
• Aktivafgange efter kostcenter (rapport)
• Aktivkategorier (liste)

Du er velkommen til at efterspørge rapporter hos Økonomiafdelingen.

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til dette dokument, er du velkommen til at kontakte oea-anlaeg@adm.aau.dk