AAU logo

AAU Håndbogen

Anlægsregistrering: Efterregistrering i anlægsmodulet

I dette dokument kan du læse om, hvordan du tilføjer elementer til et eksisterende aktiv. Det er altså her, du kan lave rettelser på data.

Publiceret: 19.03.2019 (Sidst ændret: 21.03.2019)

Print som pdf

Indhold

1. ”Almindeligt” anlæg/udstyr

Du finder de enkelte aktiver under: Aktiver → Aktiv-workbench

Skærmbillede aktiv workbench

Finansielle oplysninger: Det samme som aktiv-workbench – her kan du søge på næsten alt på aktivet.

Transaktionshistorik: Her kan du se historikken på hvert aktiv – hvad er der sket på det (her bruger du aktivnummeret)

Aktiv-workbench: Samme som finansielle oplysninger

Anmodninger – Kør: Her kan du bestille rapporter fra anlæg.

For at gøre det nemt for dig selv, kan du trykke på den blå pil, når du står på fx transaktionshistorik som ovenfor. På den måde får du den over i TOP 10-listen, og så er det nemt næste gang, du skal bruge den.

Søg aktivet frem, via ID-nummer, der mangler at blive efterbehandlet. Aktiver kan også søges frem ved hjælp af andre parametre som fx fakturanummer.

Søg aktivet frem via ID-nummer

Her er aktivet søgt frem og nu gennemgås de enkelte felter.

Aktivet søgt frem

 

2. Aktivdetaljer

Tryk på knappen Åbn.

Aktivdetaljer

Aktivnummer: Oprettes ifm. med posteringer af aktivet. Aktivnr. er entydigt ligesom ID-nr. og oprettes automatisk i systemet
Primært aktiv: Her vil der stå, hvis der er tilknyttet et primært aktiv.
Fleksfelt: Det er her muligt at indberette frivillige oplysninger

I forbindelse med masseoprettelse via kreditormodul er følgende oplysninger indberettet:

  • ID-nummer
  • Kategori via SAMAPP 5. niv. nr.
  • Lokation
  • Leverandøroplysninger
  • Fakturanummer
  • Anskaffelsessum- og tidspunkt.

Yderligere oplysninger kan indberettes i dette billede serienummer, primær aktiv, producent, garantnummer og model.

Flere felter til indberetning af yderligere frivillige oplysninger findes i fleksfeltet, du kan se det ved at trykke på (00) ud for Kategori.

Sådan ser fleksfeltsbilledet ud:

Fleksfeltsbillede

 

3. Tildeling af medarbejder til et aktiv

Tryk på ”Tildeling”. Du kan nu tilknytte en medarbejder til aktivet.

I forvejen er lokation indberettet, og skal du ændre det, skal det også ske i dette billede.

Du skal skrive -1 (minus 1) på den linje, der er i forvejen, pil ned til næste linje – her skriver du 1, og så kan du skrive medarbejdernummer og ændre lokation, hvis der er behov for det. Fx kan du skrive lokale på eller skrive at du har tingene til lager.

Tilknyt en medarbejder til aktivet

Det er muligt at søge efter personen ved hjælp at værdilisten. Man på samme måde søge lokation frem ved at trykke på de 2 prikker ved siden af lokation.

F3 kopierer celle ovenfor, mens F4 kopierer hele rækken.

Tryk udført, når rettelsen er korrekt.

4. Kildelinjer

I dette billede kan du se, hvilken faktura aktivet kommer fra med fakturanummer og leverandør. Er der ændringer hertil kontakt Jette Rusholt, ØA.

Kildelinjer

5. Finansielle oplysninger

Dette billede viser anskaffelsessum, levetid og ibrugtagningsdato for aktivet – derudover vil den fortælle hvilke afskrivninger der er, hvis det er et anlæg, og hvor længe restlevetiden og dermed også afskrivningstiden er.

I midterste fane ”Anskaffelsessumhistorik” kan du se, om aktivet har været reguleret i anskaffelsessum samt eventuel dato for afgang.

Anskaffelsessum

6. Afgange

Du skal bruge denne fane, når du skal afgangsføre et aktiv.

Afgange

Her skal du som minimum udfylde alle gule felter. Se, hvordan du udfylder det, i afsnit 5.3 i dokumentet ”Ændring af data”.

Ved salg af aktiv (bil se afsnit 1.4. i dokumentet ”Registrering af aktiver” samt 1.3.1. i dokumentet ”Ændring af data).

7. Vedhæft noter eller filer på udstyr og anlæg i anlægsmodulet

Når et aktiv er søgt frem i aktiv-workbench, i anlægsmodulet, kan du tilføje en note eller en fil til aktivet.
For at vedhæfte en note eller fil trykker du på ikonet, som er markeret med orange ring i skærmbilledet:
Clipsikon

Her kan du se aktivet og de filer, som er tilknyttet aktivet i forvejen:

For at vedhæfte en ny note eller fil, laver du en ny linje ved at trykke pil ned:

Ny linje

Du indsætter en kategori og evt. titel. Du kan også indsætte noten i det store felt:
Kategori

Skal du vedhæfte en fil, trykker du
  Tabulator

indtil feltet ”Datatype” kommer frem.

Her skriver du ”Fil” i stedet for ”Kort tekst”:
”Fil” i stedet for ”Kort tekst”:

Det er vigtigt, at du ikke trykker ”Ja” til boksen, før filen er uploadet.

Du får nu nedenstående skærmbillede frem. Vær opmærksom på, at det måske kan gemme sig i menulinjen:

Upload fil
Tryk ”Gennemse…” og find den gemte fil og tryk åbn – hvorefter du får følgende billede:
Gennemse

Tryk ”Afsend”:

Herefter kommer følgende meddelelser:
Billede af bekræftelse

Tryk ”Ja” i boksen:

Tryk ”Ja” i boksen

Filen er nu tilknyttet aktivet:

Filen tilknyt aktivet
Husk

Når du har tilknyttet noget til et aktiv kan det ikke slettes igen – så gør det med omtanke.

Har du tilknyttet noget forkert, kan du lave en ny note og skrive at sekvens xx er fejlagtigt indsat. Skal der i stedet indsættes noget andet laver du bare en ny sekvens enten ved at trykke pil ned eller tabulere.


8. Forsøgsopstillinger og forsøgsudstyr

Forsøgsopstillinger

En forsøgsopstilling defineres som udstyr/anlæg, der er knyttet sammen med et forskningsmæssigt formål, der har en levetid på mere end et år. Den beløbsmæssige største anskaffelse i forsøgsopstillingen registreres som et selvstændigt aktiv og bliver derfor primær aktiv for forsøgsopstillingen. De efterfølgende anskaffelser i forsøgsopstillingen registreres også som selvstændige aktiver (forudsat at de også fungerer selvstændigt), men tilknyttes primær aktivet. Tilknytningen til primæraktivet sker ved udfyldelsen af workflowmailen, hvor der sættes X i ”tilknyt til primær aktiv”. 

AAU anser forsøgsopstillinger, der er knyttet sammen med et forskningsmæssigt formål, som et samlet anlægsaktiv. Alle selvstændigt fungerende enheder (anlæg/udstyr), skal registreres med eget AAU-id.  Disse skal tilknyttes primæraktivet for forsøgsopstillingen og således blive afskrevet særskilt i respekt med de enkelte aktivers levetider.


Forsøgsudstyr

Et forsøgsudstyr som er afhængig af et andet stykke udstyr, anser AAU som ét samlet anlægsaktiv.  
Dette kunne være et mikroskop, som kun fungerer sammen med en PC (computer) med et bestemt stykke software. Enhederne (anlæg/udstyr) vil blive aktiveret forudsat de samlet har en anskaffelsessum på over 100.000 kr. Dog vil de enheder som kan fungere selvstændigt, her PC’en, få sit eget ID-nummer og blive tilknyttet primæraktivet (mikroskopet). Enhederne (anlæg/udstyr) vil blive afskrevet jfr. deres levetider.


8.1 Registrering af forsøgsopstillinger og forskningsudstyr

Aktiver, der skal ”bygges” gennem en periode (forsøgsopstillinger eller forsøgsudstyr), skal konteres på art 904004 Igangværende arbejder Forsøgsudstyr/maskiner og behandles ud fra dokumentet: Forespørgsler til anlægsmodulet. 

Når disse anlæg/udstyr er klar til ibrugtagning vurderes for følgende:

  • Kan den enkelte anskaffelse fungere selvstændigt, så skal den have tildelt eget AAU-ID nr. med tilknytning til primæraktivet, som er den beløbsmæssige største anskaffelse i forsøgsopstillingen. De enkelte anskaffelser får således deres eget afskrivningsforløb.
  • Kan den enkelte anskaffelse ikke fungere selvstændig, så skal den indgå i det aktiv / udstyr som den skal fungere med

Ved anlæg/udstyr, der købes på den beskrevne måde i afsnit 6 Forudbetalinger/ delleverancer, skal dette konteres på følgende kontostreng (eget omkostningssted indsættes):

10-904004-xxxxx-000000-00-0000-00000

Som det ses af de kontostrengen, er det kun omkostningsstedet, der kan være variabelt. Det betyder, at der fx ikke må sætte projektnummer på, og at det altid er UK10.

Når anlægget/udstyret er taget i brug, skal du sende følgende til ØA-anlægsbogholderi oea-anlaeg@adm.aau.dk:

  • Manuelt omkonteringsbilag (hvor anlægget føres fra art 904004 til den anlægskonto (art 35) som aktivet reelt skal på)
  • Manuel indberetningsblanket til anlægsregistrering

hvor de enkelte aktiver/udstyr som skal afskrives er vurderet for: om de kan fungere selvstændigt, da de i givet fald skal oprettes med eget rødt AAU-ID og tilknyttes primær aktivet, som typisk er det største beløbsmæssige aktiv i forsøgsopstillingen. Se eksempel på et forsøgsudstyr/forsøgsopstilling i dette dokument.

  • Kopi af delfakturaer, der er betalt
  • Kopi af aftalen

Se dette afsnit i sin helhed i dokumentet ”Registrering af aktiver”. 

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til dette dokument, er du velkommen til at kontakte oea-anlaeg@adm.aau.dk.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd

Relaterede dokumenter

Anlægsregistrering: Registrering af aktiver i anlægsmodulet

Her kan du læse, hvordan du bruger Anlægsmodulet. Det er en manual for registratorer på AAU’s institutter.

Læs mere

Anlæg og udstyr - regler

Du kan her se, hvilke regler der gælder for AAU i forhold til anlæg og udstyr

Læs mere