Qlikview: ProjektTid

Indhold

Før du går i gang, skal du foretage et valg

Du kan tilgå rapporten på to måder:

• Ved at vælge en eller flere medarbejdere, hvorved du afgrænser til de projekter, hvor de valgte medarbejdere har registreret timer
• Ved at vælge et eller flere projekter, hvorved du afgrænser til de medarbejdere, der har registreret timer på de valgte projekter.

Du vælger enten via søgefunktionen med projektnummer/projektnavn eller medarbejdernavn/cpr.nr. (første 6 cifre). Du kan også bruge drill-down-funktionen. Hvis du vil vælge fx flere projektnumre, som ikke ligger i rækkefølge, kan du holde CTRL nede og klikke på de projektnumre, du skal bruge. På samme måde kan du vælge med udgangspunkt i medarbejdernavn og cpr.nr.

Valg af periode for tidsregistreringen kan du foretage som et periodeinterval eller blot ved at vælge en slutmåned. Hvis du ikke foretager periodeafgrænsning, vil tabelopslaget bestå af tidsregistreringerne fra start til indeværende måned, dog skal du her være opmærksom på, at månedens tidsregistreringskørsel (beregning af timesats) og ØSS-lønbogføringer for indeværende måned, så ikke er afsluttet, idet dette først sker 5. hverdag inde i den efterfølgende måned.

Bemærk, at tidsregistrering og beløb vises for indeværende år - 7 og + 2 år. Frikøbene kan også søges frem på projektniveau i Qlikview Projektstatus.

Ud over ovennævnte kan du også vælge yderligere specifikation af konti i boksen Valg af tidsregistrerings­data. Her kan du fx isolere data med udgangspunkt i analysenummer, statuskode (er timesedlen godkendt eller blot afleveret) eller godkender. Du kan også få overblik over, hvilke forskellige analysenumre der har været tidsregistrering på.

ProjektTid indeholder fire faner:

Fane 1 Tidsregistrering og timesedler
Fane 2 Timesats- og løndokumentation
Fane 3 Tidsregistrering overvågning/afstemning
Fane 4 Kontrol af tidsregistreringer

I de følgende afsnit beskrives tabellerne under hver fane.

Fane 1 Tidsregistrering og timesedler

Tabel 1, Tidsregistrering status, valgt periode

Dette tabelopslag viser, hvilke timeregistreringer der er ført ud fra de anførte valg på person- eller projektniveau. Er der fx alene valgt en medarbejder i perioden jan-18 til jun-18 vil du få et overblik over de timer, medarbejderen har registreret, fordelt på de projekter, medarbejderen har ført timer på i perioden. Har du valgt projektnummer i samme periode, vil du få et overblik over de medarbejdere, der har registreret timer på valgte projektnummer i valgte periode. Er der valgt projektnummer, medarbejder og periode vil du få et overblik afgrænset på valgte medarbejders registrerede timer på valgte projekt i perioden.

Tabellen viser timeregistreringen pr. projekt pr. måned med tilhørende beregnede frikøbsbeløb og timesats. Tabellen viser også den anvendte årsnorm hentet fra projektets stamdata i ØSS. Frikøbsbeløb i tabellen er et udtryk for, at tilsvarende beløb er bogført i ØSS på valgte projektnummer. Når du ikke får vist et beløb, kan det enten være fordi timesedlen ikke er godkendt, dvs. at dens statuskode er enten påbegyndt, afvist eller afleveret, eller der kan være tale om timer for indeværende måned hvor timeomregningskørslen og dermed beregningen af frikøbsbeløbet ikke er afsluttet.

Tabel 2, Tidsregistrering specifikation, valgt periode og projekt og/eller medarbejder

Dette tabelopslag viser en specifikation af ovenfor anførte valg ned på registrerede timer på dagsniveau pr. måned. Tabellen giver et overblik over, hvordan de registrerede timer pr. projekt fordeler sig ud over måneden med tilhørende registrerede aktivitetsbeskrivelser fx WP eller andre opgavebeskrivelser.

Officielt print af AAU timesedler pr. medarbejder/ timeregistrering projekt

I valgboksen nederst til venstre finder du knappen Print timesedler pr. medarbejder. Med tryk på den printer du et timeregistreringsoverblik, som du kan anvende som dokumentation over for ekstern bevillingsgiver, evt. med medarbejder og overordnedes fysiske underskrift. Du kan udskrive timesedlerne pr. person pr. måned, med specifikation på dagsbasis, også når der er valgt flere projektnumre. Hvis du har valgt et projektnummer vil timesedlen fremgå med valget registrerede timer på Udvalgte projekter. Hvis du ikke har valgt et projekt, vil timesedlen fremstå med valget registrerede timer på Alle projekter, hvorved alle de timer medarbejderen har ført i valgte periode fremgår, uanset hvilket projekt de måtte være registreret på.

Knappen nederst til venstre hedder Print timeregistrering projekt. Ved at trykke på denne får du et printvenligt timeregistreringsoverblik, som summerer timeregistreringen pr. måned evt. med udgangspunkt i valgte projektnumre eller valgte medarbejdere. Du kan fx anvende denne dokumentation som et overblik over medarbejderens samlede timeregistreringer pr. måned eller som dokumentation i de tilfælde, hvor en bevillingsgiver ønsker en summering af timeforbrug pr. medarbejder pr. måned dvs. uden specifikation af aktiviteter på dagsniveau.

Bemærk, at eksterne bevillingsgivere kan have forskellige krav til, hvad der skal fremgå af timesedlen, fx om alle medarbejderens timer skal fremgå, eller om det kun er de timer, der vedrører de aktuelle projekt.

Fane 2 Timesats- og løndokumentation

Tabelopslagene på fane 2 viser, med udgangspunkt i de foretagede valg, løndokumentation og timesatser, som ligger til grund for frikøbene. Du skal vælge én person ad gangen for at få vist dokumentationen. Øverst på fanen kan du mellem indeværende og tidligere år for løndokumentationen.

Tabel 1, Lønudgifter pr. måned pr. cpr-nr. pr. lønkode

Denne tabel viser alle den valgte persons lønudgifter uden hensyn til, om de indgår i timesatsberegningen. Det vil sige, at tabellen inkluderer eventuelle reguleringer, éngangstillæg, særlig feriegodtgørelse, refusioner, forsinkelse i udbetaling osv. Tabellen giver samme overblik over pågældendes løn som QV rapporterne ”Løn 201x udvidet”.

Tabel 2, Lønudgifter pr. måned pr. cpr-nr. pr. lønkode, beløb der indgår i timesatsberegning

Tabellen viser de løndele, som indgår i timesatsberegningen. Denne tabel viser dermed ikke nødvendigvis samme lønudgift som tabellen ovenfor, da det kun er den bogførte løn, som vedrører den enkelte måned, der vises. Det vil sige den løn, der indgår i beregningen af månedens timesats for valgte medarbejder. Reguleringer af lønnen med tilbagevirkende kraft, herunder forsinkelse i ansættelsen, vil ikke fremgå af denne tabel, idet de ikke indgår i beregningsgrundlaget for timesatserne i ØSS Tidsregistrering. Desuden er udeladt eksempelvis éngangstillæg og særlig feriegodtgørelse, da de heller ikke indgår i timesatsberegningen.

Du kan læse mere om, hvilke lønelementer du evt. skal omkontere manuelt ift. de enkelte bevillingsgivere i Vejledning om tidsregistrering på projekter.

Tabel 3, Særlig feriegodtgørelse pr. måned pr. cpr-nr.

Denne tabel viser den enkelte måneds udgift til særlig feriegodtgørelse. Dette beløb beregnes som 1,5% af løn, tillæg og 1/3 af pensionen og indgår i beregningen af timesatserne ved årsnorm 1642 og 1584. Vær opmærksom på, at der hos personer, som har deres ansættelse delt på flere konteringer, kan være fejl ved visningen af særlig feriegodtgørelse; de vises som en sum af alle konteringerne og derved er for høj.
 

Tabel 4, Ansættelsesgrad pr. måned pr. cpr-nr.

Tabellen viser ansættelsesgraden forholdsmæssigt i forhold til 37 timer pr. uge. 37 t/uge er således lig med 1, 30 t/uge lig 0,81 og så fremdeles.

Tabellerne 5-7, Timesats ved årsnorm

Disse tabeller viser de fire mest anvendte timesatser på AAU pr. måned. Årsnorm 1500, 1584 og 1642 beregnes af bruttolønnen fra tabel 2 og særlig feriegodtgørelse fra tabel 3. Årsnorm 1628 beregnes af bruttolønnen fra tabel 2. Hvis der er anvendt en anden årsnorm end disse, vil timesatsen ikke kunne aflæses direkte af en tabel. Løndokumentationen vil dog være den samme. Vær opmærksom på, at der hos personer, som har mere end én ansættelse, kan være fejl ved visningen af timesatserne, således at de vises som en sum af alle ansættelserne og derved er for høj.

Officiel printversion af AAU timesats- /løndokumentation

Nederst i venstre hjørne af fane 2 finder du Print timesatsdokumentation pr. medarbejde”. Når du trykker på knappen printes den timesats- og løndokumentation, som vises i højre side for den valgte medarbejder, for det valgte kalenderår.

Fane 3 Tidsregistrering overvågning/afstemning

Tabel 1, Tidsregistrering overvågning, valgt periode og projekt og/eller medarbejder

Dette tabelopslag giver dig et overblik over den enkelte timeseddels aktuelle statusoplysninger, såsom hvem der elektronisk har afleveret timesedlen, godkendt timesedlen, hvilket omkostningssted timesedlen er oprettet med samt datoen for, hvornår timesedlen sidst er blevet opdateret. Disse oplysninger kan hjælpe dig til at overvåge og opklare eventuelle fejl/forsinkelser i processen omkring godkendelse af timesedler og beregning af lønfrikøbsbeløb.

Tabel 2, Tidsregistrering afstemning medfinansieringstimer, valgt periode og projekt og/eller medarbejder

Dette tabelopslag er en udvidelse af tabel 1, Fane 1. Tabellen viser med udgangspunkt i de valg, du har foretaget, hvilke timeregistreringer der er ført pr. projekt pr. måned med tilhørende beregnede frikøbsbeløb og timesats, samt en beregnet fordeling af frikøbsbeløb og timeantal på hhv. medfinansiering og tilskudsfinansierede timer og beløb. Bemærk, at fordelingen ikke sker på projekter oprettet med symmetrisk medfinansiering.

Tabel 3, Tidsregistrering afstemning ØSS, valgt periode og projekt og/eller medarbejder

Denne tabel viser med udgangspunkt i de valg, du har foretaget, hvilke timeregistreringer der er ført pr. projekt pr. måned med tilhørende ØSS kontostreng for de projektbogførte lønfrikøbsbeløb, periode for bogføringen, timesum samt fordeling af bogførte beløb på hhv. AAU finansiering og ekstern finansiering, når der er tale om asymmetrisk medfinansiering. Den viste ØSS kontostreng vedrører således bogføringen af den eksterne del af finansieringen (UK 9*).
Ved symmetrisk medfinansiering bogføres lønfrikøbet som ekstern finansiering, idet der derefter månedligt sker en tilbageførsel af medfinansieringen beregnet som én sum for projektets samlede udgifter med udgangspunkt i medfinansieringsprocenten hentet fra stamdata. Den aktuelle symmetriske medfinansieringsprocent ført i stamdata vil i de tilfælde fremgå af tabel 3. Tabellen kan i sammenhæng med udtræk fra Qlikview Projektstatus anvendes som afstemningsværktøj i forhold til projektbogførte lønposter i forbindelse med regnskabsaflæggelser overfor ekstern bevillingsgiver eller intern økonomiopfølgning.

Fane 4 Kontrol af tidsregistreringer

Denne fane bruges til opfølgning på bogføring af timesedler. Data bruges hovedsageligt af ØA Projektøkonomi til statistik på rettidig kontering af timesedler, som sendes til ØA Økonomipartnere hver måned. 

Oprindelse, baggrund og historik

Rev. 2: Opdateret med nyt datagrundlag og beskrivelse af ny fane 4 Kontrol af tidsregistreringer.

Rev.1: Første udgave

Formål og afgrænsning

ProjektTid er en samling definerede Qlikview tabelopslag og printfunktioner, som kobler elektronisk tidsregistrering, lønfrikøb og timesats-/løndokumentation. Du kan anvende rapportens tabelopslag og print i sammenhæng med Qlikview Projektstatus som dokumentation i forbindelse med regnskabsaflæggelse og opfølgning på tilskudsfinansierede projekter (UK 95/97) og indtægtsdækkede projekter (UK 90) samt hvor projektet er delvist tilskudsfinansieret og delvist AAU-finansieret.

De definerede tabelopslag viser med udgangspunkt i registreringerne i ØSS Tidsregistrering og pågældende medarbejders faktiske løngrundlag diverse relevant tidsregistreringsdata ført pr. måned samt tilhørende transaktionsdata på lønfrikøbet fordelt på AAU-finansiering og ekstern finansiering.

Du kan bruge rapporten i forbindelse med regnskabsaflæggelse over for en ekstern bevillingsgiver, hvor der er krav om tidsregistrering og evt. behov for print af dokumentation i form af timesedler pr. medarbejder med mulighed for underskrift eller totale timeopgørelser pr. projekt til underskrift samt dokumentation af timesats og løngrundlag for beregning af denne. Du kan også anvende rapporten i forbindelse med løbende intern opfølgning/overvågning af tidsregistrering på projekt- eller personniveau og de frikøb i ØSS, der er udløst af tidsregistreringen.

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til denne procedure, er du velkommen til at kontakte Projektøkonomi i Økonominafdelingen. 

Har du spørgsmål til funktionerne i Qlikview, er du velkommen til at kontakte BI-teamet i Økonominafdelingen. 

Begrebsdefinitioner

Timesatsberegning:

Den månedlige beregning af timesatsen, som tager udgangspunkt i hver fastansatte medarbejders faktiske løn for den aktuelle måned. Beregningen sker hver måned efter 2. lønkørsel, sidst på måneden.

Timeomregning:

Den månedlige omregning fra timer til kroner. Omregningen sker altid op mod den timesats, der ligger for den måned, timesedlen vedrører, fx vil en timeseddel vedrørende april 2018 som godkendes i juni 2018 omregnes i forhold til timesatsen for april. Beløbet i kroner bogføres altid i den måned timerne er godkendt. Timeomregningen sker hver måned i forbindelse med månedslukningen, dvs. 5. hverdag i efterfølgende måned.

Årsnorm:

Årsnormen definerer de antal timer, der kan/skal arbejdes pr. år. Årsnormen kan være fastsat af ekstern bevillingsgiver eller af AAU selv. Årsnormen er registreret på det enkelte projekt i ØSS Stamdata.