AAU logo

AAU Håndbogen

Politik for håndtering af forskningsdata

Publiceret: 27.03.2019 (Sidst ændret: 28.03.2019)

Print som pdf

Indhold

1. Anvendelsesområde

1.1. Denne politik omfatter alle ansatte, gæsteforskere og andre, der udfører eller støtter forskningsaktiviteter i regi af Aalborg Universitet.

1.2. Politikken omfatter forskningsdata, som er blevet indsamlet og/eller anvendt i forbindelse med AAU’s forskningsaktiviteter i alle formater og medier. I Den Danske Kodeks for Integritet i Forskningen, 2014 er dette defineret som henholdsvis primært materiale og data. I denne politik vil begge dele være omtalt under begrebet ’forskningsdata’, med mindre andet fremgår eksplicit. Fysisk materiale, software og algoritmer er ikke omfattet af denne politik.

1.3. Nærværende politik er et supplement til såvel national som international lovgivning, eksempelvis Databeskyttelsesforordningen og Lov om Videnskabelig Uredelighed. Endvidere kan der gælde særlige retningslinjer og instrukser vedrørende håndtering af forskningsdata givet af bevillingsgivere, samarbejdspartnere m.fl.

1.4. Fakulteter, institutter, ph.d.-skoler, forskningsgrupper m.fl. indfører om nødvendigt yderligere politikker, regler, procedurer og instrukser for hvordan, politikken implementeres i lokal praksis.
 

2.Roller

2.1. Ledere på alle niveauer, jf. rektors delegationsinstruks (dog særligt institutledere, ph.d.-skoleledere og forskningsledere) sikrer, at forskere under deres ledelse er instrueret i hvordan, forskningsdata håndteres. Det skal sikres, at forskerne handler i overensstemmelse med nærværende politik og eventuelt andre politikker og instrukser.

2.2. Alle omfattet af punkt 1.1 håndterer forskningsdata i overensstemmelse med universitetets politik.

2.3. Sager om tvivlsom forskningspraksis, der har relation til håndtering af forskningsdata, følger Aalborg Universitets Praksisudvalgets eller øvrige nationale organers procedurer. Sikkerhedshændelser følger procedurer fastlagt af Informationssikkerhedsudvalget, Informationssikkerhedschefen og/eller Databeskyttelsesrådgiveren på Aalborg Universitet.

2.4. Rettigheder til forskningsdata og proces for ændringer af samme afklares i videst muligt omfang forud for det enkelte forskningsprojekt mellem de parter, der indgår i aftalen omkring projektet. Tvivlsspørgsmål og/eller ændringer følger almindelig beslutningsstruktur på Aalborg Universitet, med mindre lovgivningsmæssige og/eller kontraktuelle forhold tilsiger andet. Aftaleindgåelse om forskningsdata følger universitetets procedurer for dette, herunder rektors delegationsinstruks[2].

2.5. I videst muligt omfang vil universitetet sørge for adgang til infrastruktur for håndtering af forskningsdata over hele dets livscyklus, herunder mulighed for samarbejde med eksterne. Disse faciliteter skal understøtte god datapraksis og sikre, at der kan skabes fornødent overblik over forskningsdata, samt eventuel publicering af disse. Endvidere sikrer Aalborg Universitets støttefunktioner, at der er rådgivning, vejledning, støtte og undervisning relateret til håndtering af forskningsdata, inklusive datarelevant hjælp til ansøgninger.

 

3. Planlægning af forskningsprojekter

3.1. Planlægning af hvordan forskningsdata håndteres, er en integreret og væsentlig del af forskningsprocessen. Forskningsprojekter og andre aktiviteter med dataindsamling bør formulere mindst én data management plan, eller anden form for dokumentation for håndtering af forskningsdata. Dette dokumentet er et dynamisk dokument, der afspejler, hvorledes forskningsdata aktuelt håndteres. Dokumentet opdateres når nødvendigt – eksempelvis når der er væsentlige ændringer. Særlig vægt lægges på projekter, der indebærer en risiko for Aalborg Universitet ift. økonomi og/eller renommé.

3.2. Dokumentationen for håndtering af forskningsdata versioneres og opbevares sammen med øvrig projektdokumentation i en periode på minimum 5 år regnet fra projektets afslutning, også selvom de omtalte forskningsdata er slettet. Ved nogle projekter kan dele af datahåndteringen være eksplicit adresseret i det aftalemæssige grundlag for projektet, hvilket dog ikke tilsidesætter nødvendigheden af særskilt data-dokumentation.

3.3. Aalborg Universitet sikrer, at der foreligger mindst én skabelon for hvert hovedområde for hvordan, datahåndtering kan dokumenteres. I respekt for den betydelige faglige diversitet på Aalborg Universitet kan disse skabeloner tilpasses lokal faglig praksis, og udviklingen af skabeloner understøttes af CLAAUDIA’s støttefunktion for data management. De udarbejdede skabeloner stilles til rådighed for alle forskere ved Aalborg Universitet.

3.4. Den ansvarshavende forsker er ansvarlig for overholdelse af eventuel anmeldelsespligt og lignende til etiske komitéer, tilsyn, arkiver m.fl., med mindre andet fremgår af lovgivning eller lignende. Aalborg Universitet assisterer disse processer med infrastruktur, rådgivning, vejledning og støtte.

 

4.Håndtering af aktive forskningsdata

4.1. Forskningsdata opbevares, forvaltes og dokumenteres, så kvalitet og integritet sikres. Dette sker med særlig fokus på at kunne vurdere, evaluere og reproducere forskningsresultater. Dette skal ses i kontekst af den øvrige dokumentation og andre forskningsprodukter, der ligger til grund for resultaterne.

4.2. God datapraksis omfatter sikring af integritet, tilgængelighed og eventuel fortrolighed af forskningsdata. Dette gælder særligt lovmæssige og kontraktmæssige forhold.

4.3. Håndtering af forskningsdata sker i overensstemmelse med intentionerne i FAIR-principperne, der sigter mod, at forskningsdata kan genfindes (F: Findable), tilgås (A: Accessible), fortolkes (I: Interoperable) og genanvendes (R: Reuseable). Dette sker altid under hensyntagen til sikring af den fornødne fortrolighed omkring data. FAIR tænkes ind i hele forskningsprocessen, herunder valg af videnskabelig metode, dataformater, dokumentation etc.

4.4. Den enkelte forskningsleder ved et forskningsprojekt afgør hvilke forskningsdata, der skal gemmes og hvilke, der kan slettes/udelades, med mindre andet er fastlagt af lovgivning eller andre forpligtelser. Dette sker ud fra en vurdering inden for det enkelte forskningsfelt, værdien af forskningsdata og principperne fra Den Danske Kodeks om ærlighed, gennemsigtighed og ansvarlighed. Endvidere vurderes, om forskningsdata kan være af værdi for andre forskere, myndigheder eller offentligheden, også uden for det forskningsområde, hvorunder de blev skabt.

 

5.Arkivering og publicering

5.1. Forskningsdata opbevares i egnede arkiver i overensstemmelse med de faglige traditioner, men som udgangspunkt i mindst fem år efter publicering eller offentliggørelse af forskningsresultater, der baserer sig på det pågældende forskningsdata. Lovgivning og/eller kontraktuelle forpligtelser kan hindre denne opbevaring, men bør i videst muligt omfang gennemføres.

5.2. Forskningsdata arkiveres og er tilstrækkeligt dokumenteret i overensstemmelse med intentionerne i FAIR-principperne og Den Danske Kodeks for Integritet i Forskningen, 2014. Forskeren og forvalterne af de systemer, hvor forskningsdata opbevares, sikrer, at forskningsdata kan forvaltes i de valgte opbevaringssystemer også i tilfælde af, at forskeren forlader universitetet.

5.3. Forskeren sørger for overholdelse af gældende dansk lovgivning omkring arkivpligt, og dette arbejde faciliteres af Aalborg Universitets støttefunktioner. Udenlandske samarbejdspartnere kan også have en arkiveringspligt i deres respektive lande, som kan have indflydelse på hvordan, forskningsdata håndteres.

5.4. Forskningsdata er i videst muligt omfang offentlige via dataportaler (eng. repositories) eller tilsvarende og følger intentionerne i FAIR-principperne. Dog kan juridiske, kontraktuelle, konkurrencemæssige, patentmuligheder eller andre typer forhold, som skade på nyhedsværdi, gøre, at dette ikke er muligt.

5.5. Overdragelse af rettigheder til forskningsdata, eksempelvis ved arkivering eller publicering, bør begrænses i videst muligt omfang, hvis dette hindrer forskeren og/eller universitetet i fremadrettet at kunne benytte forskningsdata.
 

Oprindelse, baggrund og historik

Denne politik er udarbejdet i efteråret 2018 på foranledning af Direktionen. Den er udarbejdet af CLAAUDIA’s styregruppe under ledelse af styregruppeformanden.

Formål og afgrænsning

Politikken præciserer forventninger til håndtering af forskningsdata på AAU. Dette skal medvirke til, at AAU også fremadrettet er internationalt anerkendt for fremragende problem- og løsningsorienteret forskning, der fører til enestående resultater. Til understøttelse af dette efterlever universitetet principperne for ærlighed, gennemsigtighed og ansvarlighed som foreskrevet af Den Danske Kodeks for Integritet i Forskningen, 2014. Endvidere omfatter dette overholdelse af eventuelle andre etiske normer, bevillingsgiveres krav, fortrolighed og privatliv, kontraktuelle forhold samt eventuelle andre krav fra dansk eller international lovgivning.

God håndtering af forskningsdata skal også sikre, at den enkelte forsker kan udnytte potentialet i data og bidrage til videnspredning til AAU’s omverden.

Overordnede rammer

Der kan ikke peges på alle regler, der gælder, da håndtering af forskningsdata er kompleks. Herunder er listet en række væsentlige love:

AAU internt:

Kontakt og ansvar

Politikken er udarbejdet af styregruppen for CLAAUDIA, og den er efterfølgende vedtaget af Det Strategiske Råd for Forskning og Innovation (SRFI) og Direktionen på Aalborg Universitet.

Ansvaret for politikkens udmøntninger er placeret hos de enkelte institutter. Udarbejdelse af datahåndterings dokumenter understøttes af CLAAUDIA’s data management støttefunktion, og øvrige støttefunktioner på universitetet. Prodekanerne for forskning fører tilsyn med politikken for institutter under deres relevante hovedområde.

Begrebsdefinitioner

Aktive forskningsdata: Forskningsdata der er produceret og/eller indgår i den aktuelle forskningsproces.

Håndtering af forskningsdata: Omfatter alle processer omkring arbejdet med forskningsdata, herunder indsamling, genanvendelse, analyse, anonymisering, pseudonymisering, publicering, arkivering, sletning mv.

FAIR: Principper for at (meta)data er: Findable, Accessible, Interoperable og Reusable . Politikken følger de overordnede intentioner i FAIR og bør tilpasses for hvert enkelt forskningsområde. FAIR er oprindeligt defineret i Wilkinson, M. D. et al. The FAIR Guiding Principles for scientific data management and stewardship. Sci. Data3:160018 doi: 10.1038/sdata.2016.18 (2016).

Data Management Plan (DMP): En data management plan er et struktureret dokument (der på sigt kan være maskinlæsbart), der efter en skabelon givet af universitetet, bevillingsgiver eller andre beskriver datahåndteringspraksis ud fra en række temaer, f.eks. sikkerhed, etik, reproducerbarhed mv. En data management plan er ikke at det samme som den konsekvensanalyse, der eksempelvis gennemføres for nogle projekter med persondata.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd