Flerårig økonomistyring på eksternt finansierede projekter
Målgruppen er projektadministratorer og projektledere.
Publiceret: 12.04.2019 (Sidst ændret: 01.05.2020)
Print som pdfIndhold
En del af Aalborg Universitets indtægter kommer fra eksternt finansierede projekter og indtægtsdækket virksomhed. Mange af aftalerne løber over flere år, og bevillingen forventes helt eller delvist at finansiere en forskningsaktivitet eller, når det drejer sig om indtægtsdækket virksomhed, at trække på en enheds ressourcer.
Det primære formål med denne procedure er at sikre, at der sker løbende udveksling af viden mellem projektleder og –administrator om forventninger og planlægning af projekternes aktiviteter og økonomi over projektets kontraktperiode. En ensartet og retvisende projektstyringsproces for så vidt angår økonomi og økonomisk risiko for eksternt finansierede projekter vil sikre projektleder større kendskab til økonomien på det enkelte projekt, hvilket giver bedre mulighed for planlægning af indkøb og ressourcetræk eller at igangsætte yderligere aktiviteter. Det vil også være en mulighed for projektleder og projektadministrator at diskutere de eksterne krav, der er knyttet til bevillingen, med henblik på at leve op til disse, fx dokumentations- og afrapporteringskrav, deadlines eller andet).
Den løbende videndeling fra møderne om projekternes økonomi og fremdrift skal udmønte sig i opdatering i AAU’s budgetsystemer, RES og Prophix, for indeværende år og tre overslagsår og vil dermed bidrage til et estimatgrundlag i forhold til enhedens forventede eksterne omsætning, ressourcetræk og påvirkning af driften, ligesom det vil være understøttende for den ledelsesinformation, som I allerede leverer til.
Proceduren beskriver, hvordan I griber møderne an, og hvor ofte de skal afholdes, ligesom den skitserer, hvordan roller og ansvar ved den økonomiske administration af eksterne projekter er fordelt. Rollefordelingen skal ses i forlængelse af AAU’s Regnskabsinstruks, afsnit 3.4, som beskriver universitetets forvaltning af eksterne tilskudsprojekter.
Det er vigtigt at understrege, at proceduren ikke forhindrer eller træder i stedet for det gode samarbejde mellem projektadministrator og projektleder, som allerede eksisterer.
Proceduren baserer sig på Qlikview Projektlederrapport. Her sammenstilles registrerede timer og øvrige omkostninger for tiden fra projektets start til og med seneste regnskabsmæssige månedsafslutning med budgetterede (planlagte) timer og øvrige omkostninger for resten af projektperioden. Det er vigtigt at understrege, at de budgetterede timer ikke er en facitliste, som der skal tidsregistreres ud fra. De budgetterede timer viser forventningerne til den fremtidige aktivitet. Tidsregistreringen skal som udgangspunkt afspejle de faktisk erlagte timer*, også selv om det giver afvigelser i forhold til budgettet. Det er blandt andet derfor, at dialog og forventningsafstemning mellem projektleder og –administrator er vigtig, således at budgetter/planer afspejler den efter bedste evne vurderede, forventede, kommende aktivitet på projektet. På den måde dækker vi bedst af for uforudsete afvigelser i enhedens økonomi og, når en plan for et projekt ændres i forhold til det budgetterede, giver enheden god tid til at få justeret andre steder i aktiviteter og forbrug, så enhedens økonomi hænger sammen.
Denne procedure evalueres efter det første år.
Bemærk at den faglige fremdrift i et projekt samt eksterne krav til resultater o.a. ikke er en del af denne procedure.
*Der er undtagelser til kravet om registrering af de faktiske arbejdede timer, herunder ansatte, der er fuldt finansieret af en ekstern bevilling og bevillinger, hvor bevillingsgiver ikke stiller krav til tidsregistreringens form og beregningsmetode. Læs mere i Vejledning om tidsregistrering på projekter eller kontakt Projektøkonomi.
Overordnede rammer
Regnskabsinstruks for Aalborg Universitet
Finansministeriets Budgetvejledning 2016
Procedure for enhedens håndtering af tabshensættelse på projekter
Vejledning til periodeopfølgning
Procedure for opdatering af stamdata beskriver hvordan du anmoder ØA om ændring i ØSS af projektets stamdata.
Kontakt og ansvar
Ved spørgsmål til ovennævnte procedure kan du kontakte Projektøkonomi, ØA. Ved spørgsmål til RES, Prophix eller generel periodeopfølgning, kan du kontakte Økonomistyringsenheden, ØA.