Serviceaftaler på Aalborg Universitet

Indhold

Proces

Serviceaftalen udfyldes af den enhed, som er den sælgende part i aftalen. Dette sker ved at udfylde dokumentet ”Serviceaftale på Aalborg Universitet” med den information, som er nødvendig for, at den købende part kan træffe en beslutning om, der skal indgås en aftale.

Den sælgende enhed har ansvaret for at sikre, at lederen fra den købende enhed får den information, der er nødvendig for, at der kan træffes en beslutning om en eventuel aftale. Dette kan ske via et møde, eller det kan ske via en fremsendt sagsfremstilling, og det er den sælgende enhed, som har ansvaret for at afklare, hvordan lederen fra den købende enhed ønsker information om en serviceaftale.

Processen for indgåelse af en serviceaftale er illustreret i workflowet ”Serviceaftale på Aalborg Universitet” i bilag.

Involverede parter

Serviceaftalen udfyldes af den økonomiansvarlige fra den sælgende enhed, og efterfølgende sendes den udfyldte serviceaftale til den økonomiansvarlige fra den købende enhed. For serviceaftaler, hvor fakulteterne er en part i aftalen,
er den økonomiansvarlige Partnerkollegiet hos ØA.
 

Væsentlig information om serviceaftaler på Aalborg Universitet

• En aftale er kun gældende for den periode, som der er bekskrevet i den udfyldte serviceaftale. Hvis aftalen ønskes genforhandlet skal der udfyldes en ny serviceaftale, hvor efter denne skal godkendes på ny af lederen fra den købende enhed
• Den sælgende enhed er ansvarlig for at effektuere en godkendt aftale mellem to parter 
• De økonomiansvarlige fra den sælgende og købende enhed har ansvaret for at informere relevante personer om, at der er blevet indgået aftale mellem de to parter

Formål og afgrænsning

Formålet med denne procedure er at klarlægge procesessen for indgåelse af serviceaftaler på Aalborg Universitet (AAU). En serviceaftale er en aftale om, at en enhed leverer en ydelse til en anden enhed på AAU, hvor der skal ske en økonomisk afregning for denne ydelse.

Denne procedure omhandler kun de aftaler der ikke på anden vis er aftalt skriftligt gennem principper, som f.eks. budgetprincipper/modeller og timeleverancer til undervisning. Disse serviceaftaler skal anvendes til aftaler inden for eget hovedområde men også hvor serviceaftaler er på tværs af to hovedområder.

Kontakt og ansvar

Partnerkollegiet hos Økonomiafdelingen
Mail: oea-partnerkollegium@adm.aau.dk

Bilag

Serviceaftale på Aalborg Universitet - flowdiagram

Serviceaftale på Aalborg Universitet (skabelon)