AAU logo

AAU Håndbogen

Procedure for sagsgange og ansvarsfordeling ved høringer på Aalborg Universitet

Publiceret: 02.10.2019 (Sidst ændret: 02.10.2019)

Print som pdf

Indhold

Høringer modtaget på AAU vil via ESDH-sekretariatet blive sendt til besvarelse i den enhed, som vurderes at være primæransvarlig for sagsområdet. ESDH-sekretariatet vil kun fordele høringer, der er stillet til Aalborg Universitet, hvor universitetet i sin egenskab af universitet bliver hørt.

Høringer, som er fagspecifikke, vil ikke blive fordelt, men forefindes på høringsportalen - https://hoeringsportalen.dk/ - hvor man frit kan svare på høringerne – dog skal man huske, hvis man svarer på vegne af Aalborg Universitet, at afstemme svaret med Rektoratet. 
ESDH-sekretariatet fordeler høringerne til enhedernes funktionspostkasser.

Når en organisatorisk enhed er sagsansvarlig afdeling, skal den pågældende enhed sikre:

  • Inddragelse
    Inddragelse af andre relevante enheder internt på AAU (uanset placering heraf), således at relevante parter høres. Den sagsansvarlige afdeling skal derfor vurdere, hvem det er relevant at inddrage – dette gælder også fx på tværs af fakulteter.

Udarbejdelse af høringssvar
Der opfordres til, at der i videst muligt omfang udsendes forslag til høringssvar/rids af forventede statements i den interne høringsproces (evt. vha. procesværktøjet i WorkZone), således at de organisatoriske enheder har et udkast at kommentere på baggrund af. I nogle tilfælde kan det også være hensigtsmæssigt at samle en gruppe medarbejdere og drøfte indhold til svar. Dette vurderer den sagsansvarlige afdeling.

  • Høringer af overordnet og principiel karakter bør i mange tilfælde afstemmes med Rektoratet inden afsendelse. Det er den sagsansvarlige afdeling, der skal vurdere og sikre dette. Det kan i praksis ske ved, at Rektorsekretariatet kontaktes på mail rektorsekretariatet@adm.aau.dk.
     
  • Høringer til Aalborg Universitet som institution skal altid besvares. Også selvom der ikke er bemærkninger.
     
  • Sagsbehandling af høringer foregår i WorkZone (alt indgående og udgående post samt alle relevante delbidrag).
     
  • Høringer skal besvares på AAU’s brevpapir med logo samt underskrives af fremsendende leder. Herefter kan svaret vedhæftes i en mail til høringsparten.
     
  • I høringssager med flere bidragydere skal den sagsansvarlige afdeling oprette en sag i WorkZone og sende et link med ud i mailen, således bidragende afdelinger kan lægge deres høringssvar på sagen. Derved sikres samlet overblik af behandlingen af en høring.
     
  • Sagsansvarlig afdeling skal sikre, at sagen afsluttes i WorkZone.

De høringer, som AAU modtager, er mangeartede og med stor varians i tidsfrister. Sagstyperne omfatter både centrale styrelsesmæssige, uddannelses- og forskningspolitiske emner samt områder, som er perifere ift. AAU’s mission. De ressourcer, AAU lægger i et høringssvar, bør således afstemmes ift. høringens vigtighed for AAU’s kernevirksomhed.

I nogle tilfælde er høringer generelle og har en karakter, hvor fx alle hovedområder på AAU bør inddrages i høringssvarene. Andre høringer er meget smalle. Her vil det normalt kun være relevant, at en enkelt administrativ afdeling eller et institut afgiver høringssvar. Den sagsansvarlige afdeling skal sikre sig, at AAU kun afgiver ét høringssvar – og er høringssvaret fra fx en forskergruppe, bør instituttet fremgå som afsender på høringssvaret.

Er den sagsansvarlige afdeling uenig i postfordelingen af høringen, tages kontakt til ESDH-sekretariatet hurtigst muligt.
Generelt ekspederes høringer således:

  • Institutionspolitiske høringer/høringer vedr. styrelsesforhold placeres typisk i en eller flere af Fælles Service afdelingerne

I høringer af overordnet og styrelsesmæssig karakter vil enheden, der har høringen, lave et udkast til høringssvar, som efterfølgende sendes i høring.

  • Høringer på andre områder placeres ud fra en vurdering af hvilket område, der bedst er i stand til at afgive relevant høringssvar.

Fx forskning  (Fundraising og Project Management eller Rektorsekretariatet)
Fx uddannelse (Studieservice)
Fx akkreditering (Studieservice)
Fx ph.d. (Ph.d.-skoler i samarbejde med AAU Ph.d.)
Fx kvalitetssikring vedr. uddannelser (Studieservice)
Fx myndighedsbetjening (SBi)

Kontakt og ansvar

Ved spørgsmål til proceduren kontakt ESDH-sekretariatet på esdh-sekretariat@adm.aau.dk eller rektorsekretariatet på rektorsekretariatet@adm.aau.dk.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd