AAU logo

AAU Håndbogen

Anmodning om berigtigelse - Fælles Service Afdelinger

Procedure for sagsbehandlere i de enkelte Fælles Service afdelinger, der har som opgave at medvirke til berigtigelse i samarbejde med GDPR-enheden.

Publiceret: 15.11.2019 (Sidst ændret: 18.11.2019)

Print som pdf

Indhold

Anmodning om berigtigelse  

  1. Ved anmodninger opfordrer AAU de registrerede til at udfylde anmodningsskemaet, som findes under universitetets privatlivspolitik på adressen https://www.aau.dk/om-cookies under punkt 5. Dine rettigheder. Det udfyldte skema skal sendes til anmodning@aau.dk. Alternativt udfyldes anmodningsskemaet af den interne medarbejder, som modtager anmodningen. Derved kommer det korrekt ind i organisationen, og det sikres, at sagen beskrives så korrekt som muligt fra starten.
     
  2. Den ansvarlige for postkassen anmodning@aau.dk i GDPR-enheden begynder sagsbehandling.
     
  3. Sagsbehandling i afdelingerne i Fælles Service
    1. Repræsentanter fra de relevante afdelinger i Fælles Service deltager i et møde med GDPR-enheden, hvorved de kan være med til at vurdere sagen og forventningsafstemme, hvem der er udførende på de aktiviteter, der skal gennemføres.
    2. De relevante enheder modtager en anmodning i deres hovedpostkasse om inden for 14 dage at udfylde det besvarelsesskema (Skabelon til besvarelse af anmodning om berigtigelse), der er fremsendt til dem samt vedlægge kopi af relevante oplysninger, som kan indgå i et samlet svar til ansøgeren.
    3. Såfremt enhederne har praktiske, administrative eller juridiske spørgsmål, så skal de rette henvendelse til sagsbehandleren i GDPR-enheden, der herefter bistår med vejledning.
    4. Såfremt den pågældende enhed vurderer ikke selv at have alt eller kun en del af materialet, kontakter enheden, underliggende enheder, som vurderes at kunne have relevant materiale.
    5. Enhederne sikrer også at der søges i alle relevante systemer, f.eks. WorkZone, i personaleadministrative systemer eller andre af AAU’s fælles systemer.
    6. Enhederne returnerer de udfyldte besvarelsesskemaer vedlagt yderligere relevante oplysninger, som kan indgå i et samlet svar til ansøgeren. Evt. indhentet materiale fra underliggende enheder vedlægges besvarelsen. Det samlede materiale sendes til sagsbehandleren i GDPR-enheden.
    7. Såfremt den enkelte enhed vurderer, at dele af materialet skal undtages fra berigtigelse, så oplyses dette til GDPR-enheden.
    8. Repræsentanter fra de relevante afdelinger i Fælles Service deltager i et møde med GDPR-enheden, hvorved de kan være med til at drøfte det svar, der skal sendes til den registrerede.
    9. Hvis oplysningerne der ønskes berigtiget tidligere er offentliggjort eller videregivet, skal AAU underrette andre dataansvarlige, der også behandler oplysningerne samt modtagere om berigtigelsen. De ansvarlige enheder eller systemejere oplyser om dette til GDPR-enheden, som står for denne underretning. Dette gælder dog ikke, hvis underretningen er umulig eller uforholdsmæssigt vanskelig.
    10. Disse modtagere, skal GDPR-enheden desuden oplyse, hvis den registrerede anmoder om det.
    11. Opstår der i GDPR-enheden spørgsmål til det fremsendte materiale, herunder f.eks. i forhold til enhedernes fagområde, så rettes der henvendelse til den pågældende enhed, som herefter bistår med vejledning.
       
Tjekliste Tjek
Spørgsmål kan rettes til GDPR-enhedens sagsbehandler der bistår med vejledning  ☐
Underliggende enheder, som vurderes at kunne have relevant materiale, kontaktes  ☐
Enhederne sikrer at der også søges i alle relevante systemer  ☐
Besvarelsesskema(er) vedlagt relevante oplysninger sendes til GDPR-enheden  ☐
Opstår der i GDPR-enheden spørgsmål bistår enheden med vejledning  ☐

 

 

Oprindelse, baggrund og historik

Proceduren er udarbejdet som udmøntning af direktionens beslutning i efteråret 2018 om, at sagsbehandling, herunder vurdering, koordinering og besvarelse af anmodninger ligger i GDPR-enhed. 

Formål og afgrænsning

Formålet med denne procedure at sikre, at anmodninger bliver håndteret korrekt, hurtigt og systematisk, således at den registrerede, som har indsendt anmodningen, får en korrekt behandling indenfor tidsfristen.

Kontakt og ansvar

Ansvaret for udarbejdelse af denne procedure ligger i GDPR-enheden.


Kontaktperson:

Niels Dahl Thellufsen

Specialkonsulent

GDPR-enheden
ndt@its.aau.dk
 

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd