AAU logo

AAU Håndbogen

Anmodning om berigtigelse - GDPR-enheden

Procedure for sagsbehandlere i GDPR-enheden, der har som opgave at håndtere anmodninger.

Publiceret: 15.11.2019 (Sidst ændret: 18.11.2019)

Print som pdf

Indhold

Anmodning om berigtigelse

  1. Ved anmodninger opfordrer AAU de registrerede til at udfylde anmodningsskemaet, som findes under universitetets privatlivspolitik på adressen https://www.aau.dk/om-cookies under punkt 5. Dine rettigheder. Det udfyldte skema skal sendes til anmodning@aau.dk. Alternativt udfyldes anmodningsskemaet af den interne medarbejder, som modtager anmodningen. Derved kommer det korrekt ind i organisationen, og det sikres, at sagen beskrives så korrekt som muligt fra starten.
     
  2. Den ansvarlige for postkassen anmodning@aau.dk i GDPR-enheden påbegynder sagsbehandling.
     
  3. Sagsbehandling i GDPR-enheden
    1. Når sagsbehandleren (SB) i GDPR-enheden modtager en anmodning opretter denne en sag i WorkZone, hvorfra sagen behandles.
    2. Sagen oprettes under sagsgruppe ”Anmodninger fra registrerede” (082)
    3. Undergruppe ”Berigtigelsesanmodninger”. Sagen og tilhørende dokumenter navngives efter de gældende regler for navngivning af sager og dokumenter indenfor GDPR. (jf. sag 2018-051-00015 /dokument D-1303494). Der anvendes GDPR-indblik på materialet.
    4. SB sender en kvittering for modtagelsen til den registrerede. ”Skabelon til svar ved modtagelse af anmodning om berigtigelse” skal anvendes.
    5. SB foretager en vurdering af anmodningen vha. ”Skabelon til vurdering af anmodning om berigtigelse”.
    6. På baggrund af vurderingen besluttes det, om der skal gives afslag eller om der skal ske videre sagsbehandling af anmodningen. Skal der ske videre sagsbehandling, vurderes det også hvilke enheder i organisationen, der skal rettes henvendelse til.
    7. SB indkalder repræsentanter fra de relevante afdelinger i Fælles Service til et møde, hvorved de kan være med til at vurdere sagen og forventningsafstemme, hvem der er udførende på de aktiviteter, der skal gennemføres.
    8. Vurderer SB, at der er juridiske spørgsmål, der skal afklares i forbindelse med vurderingen og inden indsamling af materiale påbegyndes, inddrages GDPR-enhedens jurist.
    9. Hvis der er grunde til at give afslag sender SB afslag på anmodning om berigtigelse. ”Skabelon til svar ved afslag på anmodning om berigtigelse” skal anvendes.
    10. I indsamlingsprocessen inddrager SB de relevante enheder i organisationen via deres hovedpostkasser.
    11. SB anmoder de relevante enheder om inden for 14 dage fra SB’erens henvendelse at udfylde og returnere det besvarelsesskema (”Skabelon til besvarelse af anmodning om berigtigelse”), der er fremsendt til deres hovedpostkasse samt vedlægge yderligere relevante oplysninger, som evt. kan indgå i et samlet svar til den registrerede.
    12. Såfremt enhederne har praktiske eller administrative spørgsmål, så retter de henvendelse til SB, der herefter bistår med vejledning.
    13. Har enhederne juridiske spørgsmål, inddrager SB GDPR-enhedens jurist, der herefter bistår med vejledning.
    14. Såfremt enhederne ikke overholder fristen, så rykker SB.
    15. Alle bilag og korrespondance journaliserer SB på sagen i WorkZone.
    16. SB inddrager GDPR-enhedens jurist, som gennemser og vurderer materialet bl.a. med henblik på at afklare, om der er noget af materialet, som den registrerede ikke har ret til, at få berigtiget. Hertil anvendes ”Skabelon til vurdering af hvilket materiale der kan berigtiges ifm anmodning om berigtigelse”.
    17. SB indkalder repræsentanter fra de relevante afdelinger i Fælles Service til et møde, hvorved de kan være med til at drøfte det svar, der skal sendes til den registrerede.
    18. Er der dele af materialet som skal undtages, orienterer SB den pågældende enhed om, hvilke dele af materialet, der ikke bliver berigtiget. Hertil anvendes ”Skabelon til svar til enhederne ifm. anmodning om berigtigelse”.
    19. Anmodninger om berigtigelse skal uden unødig forsinkelse og senest en måned efter modtagelsen. SB sender inden denne tidsfrist et svar til den registreredes e-boks, medmindre at vedkommende har anmodet om et svar i fysisk form. I givet fald udleveres materialet i fysisk form. I helt specielle tilfælde sendes svaret som anbefalet post. 
    20. Hvis anmodningen er kompliceret at behandle eller omfatter et betydeligt antal dokumenter, kan svarfristen forlænges. I givet fald skal SB senest inden for en måned efter modtagelsen af anmodningen, gøre den registrerede opmærksom på den forlængede sagsbehandlingstid og begrunde hvorfor Dette sker vha. ”Skabelon til svar til forlængelse af behandlingstid ifm. anmodning om berigtigelse”.
    21. SB samler materialet. Hertil anvendes ”Skabelon til besvarelse af anmodning om berigtigelse”.
    22. SB sikrer, at de relevante oplysninger bliver berigtiget.
    23. Såfremt AAU berigtiger personoplysninger, og disse oplysninger tidligere har været offentliggjort, er AAU forpligtet til at tage alle rimelge skridt for at kontakte andre dataansvarlige, der behandler oplysningerne, med henblik på at underrette om berigtigelsen. Dette gælder dog ikke, hvis underretningen er umulig eller uforholdsmæssigt vanskelig. SB oplyser de ansvarlige enheder eller systemejer, når denne kontakt/underretning er foretaget.
    24. Hvis den registrerede har anmodet om det, skal AAU desuden oplyse om de nævnte modtagere. Dette medtager SB i givet fald, når der sendes en kvittering med oplysning om i hvilken grad berigtigelsen er foretaget.
    25. Til sidst sikrer SB at alle dokumenter er gemt på sagen i WorkZone, hvorefter den lukkes.
       
Tjekliste over de vigtigste opgaver  Tjek
Sagen oprettes og holdes opdateret i WorkZone  ☐
Der sendes kvittering for modtagelsen til den registrerede  ☐
Der foretages en vurdering af anmodningen  ☐
De relevante enheder i organisationen inddrages  ☐
GDPR-enhedens sagsbehandler og jurist bistår enhederne med evt. vejledning.  ☐
Der rykkes for svar hvis enhederne ikke holder tidsplanen     ☐
Materialet vurderes mhp. om og i hvilken grad der skal ske berigtigelse.  ☐
Materialet berigtiges og der sendes et svar herom til den registrerede  ☐
Andre relevante orienteres om berigtigelsen  ☐
Det sikres at alle dokumenter er gemt i WorkZone, hvorefter sagen lukkes.  ☐

 

Oprindelse, baggrund og historik

Proceduren er udarbejdet som udmøntning af direktionens beslutning i efteråret 2018 om, at sagsbehandling, herunder vurdering, koordinering og besvarelse af anmodninger ligger i GDPR-enheden. 

Formål og afgrænsning

Formålet med denne procedure at sikre, at anmodninger bliver håndteret korrekt, hurtigt og systematisk, således at den registrerede, som har indsendt anmodningen, får en korrekt behandling indenfor tidsfristen.

Kontakt og ansvar

Ansvaret for udarbejdelse af denne procedure ligger i GDPR-enheden.


Kontaktperson:

Niels Dahl Thellufsen

Specialkonsulent

GDPR – enheden
ndt@its.aau.dk

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd