AAU logo

AAU Håndbogen

Anmodning om indsigt - GDPR-enheden

Procedure for sagsbehandler i GDPR-enheden, der har som opgave at håndtere anmodninger.

Publiceret: 15.11.2019 (Sidst ændret: 18.11.2019)

Print som pdf

Indhold

Anmodning om indsigt

  1. Ved anmodninger opfordrer AAU de registrerede til at udfylde anmodningsskemaet, som findes under universitetets privatlivspolitik på adressen https://www.aau.dk/om-cookies under punkt 5. Dine rettigheder. Det udfyldte skema skal sendes til anmodning@aau.dk. Alternativt udfyldes anmodningsskemaet af den interne medarbejder, som modtager anmodningen. Derved kommer det korrekt ind i organisationen, og det sikres, at sagen beskrives så korrekt som muligt fra starten.
     
  2. Den ansvarlige for postkassen anmodning@aau.dk i GDPR-enheden påbegynder sagsbehandling.
     
  3. Sagsbehandling i GDPR-enheden
    1. Når sagsbehandleren (SB) i GDPR-enheden modtager en anmodning opretter SB en sag i WorkZone, hvorfra sagen behandles.
    2. Sagen oprettes under sagsgruppe ”Anmodninger fra registrerede” (082)
    3. Undergruppe ”Indsigtsanmodninger”. Sagen og tilhørende dokumenter navngives efter de gældende regler for navngivning af sager og dokumenter indenfor GDPR. (jf. sag nr. 2018-051-00015 / dokument D-1303494). Der anvendes GDPR-indblik på materialet. 
    4. SB sender en kvittering for modtagelsen til den registrerede. ”Skabelon til svar ved modtagelse af anmodning om indsigt” skal anvendes.
    5. SB foretager en vurdering af anmodningen vha. ”Skabelon til vurdering af anmodning om indsigt”.
    6. På baggrund af vurderingen besluttes det, om der skal gives afslag eller om der skal ske videre sagsbehandling af anmodningen. Skal der ske videre sagsbehandling, vurderes det hvilke enheder i organisationen, der skal rettes henvendelse til.
    7. SB indkalder repræsentanter fra de relevante afdelinger i Fælles Service til et møde, hvor de er med til at vurdere den indkomne anmodning om indsigt. Det skal bl.a. afklares om sagen skal køres som en anmodningssag, en aktindsigtssag eller evt. begge dele, afhængigt af hvordan anmodningen er formuleret.
    8. Vurderer SB, at der er juridiske spørgsmål, der skal afklares i forbindelse med vurderingen og inden indsamling af materiale påbegyndes, inddrages GDPR-enhedens jurist.
    9. Hvis der er grunde til at give afslag sender SB afslag på indsigtsanmodning. ”Skabelon til svar ved afslag på anmodning om indsigt” skal anvendes.
    10. I indsamlingsprocessen inddrager SB de relevante enheder i organisationen via deres hovedpostkasser.
    11. SB anmoder de relevante enheder om inden for 14 dage fra SB’erens henvendelse at udfylde og returnere det besvarelsesskema (”Skabelon til besvarelse af anmodning om indsigt”), der er fremsendt til deres hovedpostkasse samt vedlægge yderligere relevante oplysninger, som kan indgå i et samlet svar til den registrerede.
    12. Såfremt enhederne har praktiske eller administrative spørgsmål, så retter de henvendelse til SB, der herefter bistår med vejledning.
    13. Har enhederne juridiske spørgsmål, inddrages GDPR-enhedens jurist, der herefter bistår med vejledning.
    14. Såfremt enhederne ikke overholder fristen, så rykker SB.
    15. Alle bilag og korrespondance journaliserer SB på sagen i WorkZone.
    16. SB og GDPR-enhedens jurist vurderer materialet bl.a. med henblik på at afklare, om der er noget af materialet, som den registrerede ikke har ret til, at få indsigt. Hertil anvendes ”Skabelon til vurdering af hvilket materiale der kan fremsendes ifm anmodning om indsigt”.
    17. SB indkalder repræsentanter fra de relevante afdelinger i Fælles Service til et møde, hvorved de kan være med til at drøfte det svar, der skal sendes til den registrerede.
    18. Er der dele af materialet som skal undtages, orienterer SB den pågældende enhed om, hvilke dele af materialet, der ikke bliver udleveret til den registrerede. Hertil anvendes ”Skabelon til svar til enhederne ifm. anmodning om indsigt”.
    19. Svar på anmodninger om indsigt skal ske uden unødig forsinkelse og senest en måned efter modtagelsen. SB sender inden denne tidsfrist materialet til den registreredes E-boks, medmindre at vedkommende har anmodet om, at hente materialet i fysisk form. I givet fald udleveres materialet i fysisk form. 
    20. Hvis anmodningen er kompliceret at behandle eller omfatter et betydeligt antal dokumenter, kan svarfristen forlænges. I givet fald skal SB senest inden for en måned efter modtagelsen af anmodningen, gøre den registrerede opmærksom på den forlængede sagsbehandlingstid og begrunde hvorfor Dette sker vha. ”Skabelon til svar til forlængelse af behandlingstid ifm. anmodning om indsigt”.
    21. SB samler materialet. Der vedlægges et skema for hvert formål. Hertil anvendes ”Skabelon til besvarelse af anmodning om indsigt”.
    22. Til sidst sikrer SB, at alle dokumenter er gemt på sagen i WorkZone, hvorefter den lukkes.
       
Tjekliste over de vigtigste opgaver  Tjek
Sagen oprettes og holdes opdateret i WorkZone  ☐
Der sendes kvittering for modtagelsen til den registrerede  ☐
Andre relevante Fælles Service enheder indkaldes til møde om anmodningen  ☐
Der foretages en vurdering af anmodningen  ☐
De relevante enheder i organisationen inddrages  ☐
GDPR-enhedens sagsbehandler og jurist bistår enhederne med evt. vejledning.  ☐
Der rykkes for svar hvis enhederne ikke holder tidsplanen     ☐
Materialet vurderes mhp. om og i hvilken grad der skal gives indsigt.  ☐
Materiale udleveres til den registrerede  ☐
Det sikres at alle dokumenter er gemt i WorkZone, hvorefter sagen lukkes.  ☐

 

Oprindelse, baggrund og historik

Proceduren er udarbejdet som udmøntning af direktionens beslutning i efteråret 2018 om, at sagsbehandling, herunder vurdering, koordinering og besvarelse af indsigtsanmodninger ligger i GDPR-enheden. 

Kontakt og ansvar

Ansvaret for udarbejdelse af denne procedure ligger i GDPR-enheden.


Kontaktperson:

Niels Dahl Thellufsen

Specialkonsulent

GDPR-enheden
ndt@its.aau.dk

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd