AAU Håndbogen

Anmodninger fra registrerede, jf. databeskyttelsesreglerne (GDPR)

Procedure for behandling af anmodninger om indsigt, berigtigelse, begrænsning og sletning

Publiceret: 15.11.2019 (Sidst ændret: 27.05.2021)

Print som pdf

Indhold

Anmodning om indsigT, Berigtigelse, begrænsning og sletning

Når AAU behandler personoplysninger om en person, har personen som udgangspunkt ret til at få indsigt i disse oplysninger, hvis personen anmoder derom. Hvis der indkommer en anmodning om berigtigelse, begrænsning eller sletning af oplysninger (art. 16-18) uafhængigt af en anmodning om indsigt følges samme procedure som beskrevet herunder. Vær opmærksom på, at evt. sagsbehandling, hvor de pågældende personoplysninger indgår, skal sættes i bero, indtil anmodningen er færdigbehandlet.

Hvis en person sender en henvendelse med anmodning om indsigt i egne personoplysninger skal der træffes afgørelse om henvendelsen efter databeskyttelsesforordningen. I databeskyttelsesforordningens artikel 15 fremgår det, at den registrerede har ret til at få den dataansvarliges (AAU) bekræftelse på, om personoplysninger vedrørende den pågældende behandles, og i givet fald adgang til personoplysningerne med en række informationer. Personen har i visse tilfælde endvidere ret til at få berigtiget, begrænset eller slettet oplysninger, der er registreret om vedkommende. 

Alle anmodninger om indsigt, der vedrører studerende (tidligere og nuværende), skal håndteres af Studieservice. Alle anmodninger om indsigt, der vedrører medarbejdere (tidligere og nuværende), skal håndteres af HR-afdelingen. Alle andre anmodninger, f.eks. anmodninger fra registrerede i forskningsprojekter, skal håndteres af en jurist i Kontraktenheden.

Hvis en enhed modtager en anmodning om indsigt i personoplysninger (enten telefonisk eller pr. mail/brev), skal der med det samme ske orientering derom til den nærmeste leder m.fl. Se processen herfor i pkt. 1 nedenfor.

Vedkommende, der anmoder om indsigt, skal have svar hurtigst muligt og inden for 1 måned. AAU er opmærksom på samspillet mellem henholdsvis databeskyttelsesforordningens regler om indsigt samt forvaltningslovens og offentlighedslovens regler om aktindsigt. AAU vil som udgangspunkt give den registrerede indsigt og/eller aktindsigt efter de regler, der i den konkrete sag er mest gunstig for den registrerede. Det er i den forbindelse underordnet, hvilket regelsæt personen har henvist til i sin henvendelse til AAU.

Proceduren for behandling af en anmodning:

1. Orienter straks følgende:

a) Når henvendelsen drejer sig om en studerende (tidligere og nuværende): den nærmeste leder, samt evt. institutleder og evt. andre relevante om henvendelsen. Skriv samtidig til sts-post@adm.aau.dk, og anmod om at få en medarbejder i Studieservice til at hjælpe med at udarbejde svaret til personen. Studieservice kvitterer selv over for den, der anmoder om indsigt.

b) Når henvendelsen drejer sig om en medarbejder (tidligere og nuværende): den nærmeste leder, samt evt. institutleder og evt. andre relevante om henvendelsen. Skriv samtidig til hr@adm.aau.dk, og anmod om at få en HR-medarbejder til at hjælpe med at udarbejde svaret til personen.  HR kvitterer selv over for den, der anmoder om indsigt.

c) Når henvendelse kommer fra andre end nævnt i pkt. a og b, f.eks. registrerede i et forskningsprojekt, registrerede afledt af eks. indkøbsaftaler- eller samarbejde generelt: orienter den nærmeste leder og evt. andre relevante i organisationen om henvendelsen. Skriv samtidig til persondata@adm.aau.dk, og anmod om at få en jurist i Kontraktenheden til at hjælpe med at udarbejde svaret til personen.  

2. De relevante dokumenter findes frem i samarbejde med den enhed, der behandler sagen, jf. pkt. 1.

Hvis der eks. anmodes om indsigt i ’alle personoplysninger, som AAU behandler om mig’, kontakt da IT Service, ciso@aau.dk for at sikre, at alle oplysninger kommer med.

3. I dialog med den afdeling, der behandler sagen, jf. pkt. 1, udfærdiges svaret til personen. Standardskabelon ligger tilgængelig i AAU Håndbogen. Der skal svares hurtigst muligt og inden 1 måned.  Såfremt sagsbehandlingen trækker ud, og det ikke er muligt at svare inden for fristen, skal den person, der har anmodet om indsigt, have en orientering herom. Der skal i den forbindelse gives en begrundelse for, hvorfor det ikke har kunnet lade sig gøre inden for 1 måned, og vedkommende skal orienteres om, hvornår der kan forventes svar på indsigtsanmodningen. En evt. udsættelse af fristen (optil yderligere 2 måneder) kan eks. være begrundet i sagens kompleksitet, herunder høringer og omfang af materialet.

4. Svaret godkendes af enheden, den nærmeste leder, samt evt. institutleder og andre relevante i organisationen og fremsendes herefter enten pr. e-Boks eller pr. mail med pdf til den person, der har anmodet om indsigt. På indsigtssager, der oprettes i WorkZone af HR og Studieservice, skal disse enheder være opmærksomme på at navngive sagen, indeholdende ordet: ’Indsigtsanmodning’, således at sagen kan søges frem. Sager, der behandles af en jurist i Kontraktenheden journaliseres i Workzone på sagsgruppenr. 082.

Oprindelse, baggrund og historik

Vejledningen er udarbejdet som udmøntning af direktionens beslutning om at vejledning vedr. persondata fra 1/1-2020 sker fra Kontraktenheden.

Kontakt og ansvar

Ansvaret for udarbejdelse af denne procedure ligger ved Kontraktenheden, som kan kontaktes via persondata@adm.aau.dk.

 

Bilag

Skabelon til besvarelse af anmodninger.

Du kan læse mere om de registreredes rettigheder i Datatilsynets vejledning, som findes her.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Journalisering
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Krænkende adfærd
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd