Skriveophold

Indhold

Et skriveophold skal have klar faglig relevans i henhold til universitetets formål og altid gennemføres inden for rammerne af universitetets generelle regler for rejser og ophold med følgende ekstra, særlige regler:

Forhåndsgodkendelse

Den videnskabelige medarbejder eller gruppe af videnskabelige medarbejdere, som påtænker et skriveophold, skal udarbejde en skriftlig anmodning til nærmeste chef.  Anmodningen skal kort motivere den arbejdsmæssige nytte af skriveopholdet og det ønskede opholdssted.

Et skriveophold skal være skriftligt forhåndsgodkendt af nærmeste leder.

Valg af opholdssted

Et skriveophold skal som udgangspunkt tages på opholdssteder, som universitetet har aftaler med eller som er målrettet formålet, pt. Klitgaarden, Ørslev Kloster og San Cataldo. Er der særlige, faglige grunde til, at et andet opholdssted er relevant, anføres dette i anmodningen om forhåndsgodkendelse.

Arkivering af godkendelse

Den forhåndsgodkendte anmodning skal arkiveres af tjenestestedet i underskrevet stand (eller ved brug af WorkZone Process) på en generel sag i WorkZone.

Denne generelle sag skal oprettes af tjenestestedet i sagsgruppe 200 (Personaleforhold og ansættelsesvilkår generelt). Der skal altid som minimum gives indblik til 10705 ØA Support & Rejser (som favner rejsecontrollerne) og 10706 ØA Stab (controllerenheden). Sag og dokumenter navngives efter nedenstående skabelon:

Oprindelse, baggrund og historik

Et skriveophold kan i visse tilfælde være det rigtige svar på i en kortere periode at sikre den videnskabelige medarbejder eller gruppe af videnskabelige medarbejdere rammer for dennes eller disses arbejdsmæssige virke, som understøtter behov for særlig koncentration eller fordybelse formålstjeneligt for en afgrænset arbejdsmæssig skriveopgave.

Da Aalborg Universitet stiller arbejdsplads til rådighed for sit videnskabelige personale, som understøtter de arbejdsmæssige behov i det daglige, skal anvendelse af skrivehold ske efter konkret vurdering af den faglige nytte ved at tage skriveophold i stedet for at arbejde i de daglige rammer.

Reglen er evalueret i maj 2021 og videreført uændret (version 1.3) Reglen er opdateret i april 2020 med præciseringer i forhold til faglig relevans (ref.God adfærd ved medarbejderes brug af AAU's ressourcer) (version 1.2)

Reglen er opdateret i marts 2020 med retningslinjer for arkivering. (version 1.1)

Formål og afgrænsning

Dokumentet fastlægger universitetets fælles regler for brug af skriveophold. Reglerne gælder for skriveophold finansieret af alle typer AAU-midler, herunder ordinære midler (UK10) og af tilskudsfinansierede midler (UK95/97). Et skriveophold, der ikke er finansieret af nogen form for AAU-midler og derfor ikke medfører ekstra udgifter for AAU, er alene et arbejdstidsanliggende og er derfor ikke omfattet af denne regel.

I nogle tilfælde kan det være relevant for en videnskabelig medarbejder eller en gruppe af videnskabelige medarbejdere at tage arbejdsmæssig ophold på en anden adresse end det daglige tjenestested eller en af universitetets øvrige adresser. Det kan fx være tilfældet, hvis der er brug for effektiv tid til imødekommelse af deadlines ved videnskabelige publikationer eller forskningsansøgninger. Her kan skriveopholdet sikre den fornødne arbejdsro i en sammenhængende periode.

Institutlederen træffer afgørelse om, hvorvidt det er muligt for instituttets videnskabelige personale at tage på skriveophold.

Institutlederen kan endvidere fastlægge supplerende regler for skriveophold gældende for det enkelte instituts videnskabelige medarbejdere. De regler, som er fastlagt i nærværende dokument, har forrang for eventuelle institutspecifikke, supplerende regler.

Kontakt og ansvar

Økonomiafdelingen er på vegne af universitetsdirektøren ansvarlig for denne regel. Har du spørgsmål relateret til denne regel, er du velkommen til at kontakte okonomi@adm.aau.dk.

Begrebsdefinitioner

Skriveophold

Et skriveophold er en arbejdsmæssig tilstedeværelse på en adresse, hvor Aalborg Universitet ikke har bygninger eller faste faciliteter i øvrigt, og hvor hovedformålet med opholdet er udarbejdelse af videnskabeligt materiale, litteratur eller forskningsansøgninger for Aalborg Universitet.

Et skriveophold inkluderer mindst én overnatning.

Bilag

Regel for skriveophold