AAU logo

AAU Håndbogen

Procedure for studienævnsrapporter

Publiceret: 17.02.2020 (Sidst ændret: 02.06.2020)

Print som pdf

Indhold

Ansvar

Institutlederen har det overordnede ansvar for at koordinere og sikre, at nedenstående procedure for studienævnsrapporter overholdes, og at resultaterne anvendes i kvalitetssikringen og -udviklingen af uddannelserne, jf. Procedure for selvevaluering og udvikling af uddannelser.

Prodekanen for uddannelse har ansvaret for at vurdere og evt. revidere eksisterende grænseværdier for, hvornår bestemte forhold kræver handling. Prodekanen har som minimum ansvaret for at indstille grænseværdier på fakultetsniveau for gennemførelse/studietid, frafald, forskningsdækning og ledighed til prorektors godkendelse. Grænseværdier for planlagte undervisnings- og vejledningstimer er centralt fastsat af prorektor.

Økonomiafdelingen har ansvaret for at sikre drift og udbygning af universitetets datavarehus med studenterdata i QlikView. Økonomiafdelingen på Aalborg Universitet sikrer, at der kan produceres en rapport i Aalborg Universitets rapporteringsværktøj QlikView for hvert studienævn med valide nøgletal (jf. ovenstående) for hver enkelt af studienævnets uddannelser. Økonomiafdelingen udarbejder endvidere en word-udgave af studienævnsrapporten.

Studieservice har ansvaret for at understøtte processen omkring udarbejdelse og drøftelse af studienævnsrapporter i forhold til studienævn, institutledelser og prodekaner for uddannelse.
 

Processen

Nøgletalsgenerering 
 

Januar:
Studieservice har ansvaret for, at studienævnsrapportens form evalueres. Dette sker bl.a. ved indhentning af erfaringer fra institutterne. 

Juni:
Økonomiafdelingen sender den reviderede studienævnsrapport i høring hos Studieservice og foretager eventuelle aftalte ændringer.

Primo oktober:
Når Økonomiafdelingen har indrapporteret data til styrelsen (ca. 6. oktober), genererer Økonomiafdelingen udkast af studienævnsrapporterne, som sendes til Studieservice med henblik på kvalitetssikring.  Studieservice sikrer, at alle uddannelsesnavne (med tilhørende angivelse af campus og studienævn) matcher benævnelser i Uddannelsesbasen samt kontrollerer for eventuelle fejlregistreringer i STADS. Studieservice giver efter kvalitetssikringen Økonomiafdelingen en samlet tilbagemelding vedr. foretagne rettelser i STADS og eventuelle ønskede tilretninger i studienævnsrapporterne. Medio oktober skal alle eventuelle fejl være rettet, hvorefter Økonomiafdelingen genererer endelige studienævnsrapporter og underretter Studieservice, når de er klar.

Oktober:
Studieservice journaliserer de genererede studienævnsrapporter i ESDH-systemet (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndteringssystem) og sender dem til videre behandling hos institutlederen, studielederen og studienævnsformanden samt orienterer prodekanen og dekansekretariatet.
 

Behandling og opfølgning


Oktober/november:
Studienævnsformanden sikrer, at de fremsendte nøgletal bliver behandlet på et studienævnsmøde sammen med materialet, der følger af Procedure vedr. vejledning af frafaldstruede studerende. Behandlingen af de enkelte nøgletal skal bl.a. tage afsæt i de fastsatte grænseværdier, jf. Notat om nøgletal og grænseværdier. Drøftelsen af de enkelte nøgletal samt overvejelser vedr. mulige tiltag, der kan iværksættes på baggrund af behandlingen, skal fremgå af referatet fra studienævnsmødet. Studienævnssekretærer journaliserer referatet af studienævnsmødet på sagen for det pågældende studienævn i ESDH-systemet.

November:
Studienævnsformanden udarbejder, på baggrund af de fremsendte nøgletal og drøftelserne i studienævnet, bemærkninger i studienævnsrapporten om mulige årsager til nøgletal, der kan indikere udfordringer og eventuelle igangsatte/overvejede mulige tiltag. Hvis nøgletallene afviger fra de fastsatte grænseværdier (rød eller gul indikator), skal en vurdering af årsagen til nøgletallets størrelse fremgå af statusrapporten. Statusrapporten sendes til institut- og studielederen ultimo november.

Institutlederen sikrer, at der for uddannelser, hvis nøgletal for forskningsdækning og/eller planlagte undervisnings- og vejledningstimer for det senest opgjorte år ikke lever op til fakultetets grænseværdi (og derfor er markeret gult eller rødt), indarbejdes bemærkninger i studienævnsrapporten.  Bemærkningerne skal vedrøre overvejelser/viden vedr. bagvedliggende årsager og eventuelle igangværende handlinger, der forventes at påvirke nøgletallet og/eller forslag til opfølgning.

1. december:
Institutlederen sikrer, at studienævnsrapporterne (suppleret med studienævnets og instituttets bemærkninger) bliver sendt til prodekanens sagsbehandler i Studieservice senest den 1. december. Prodekanens sagsbehandler i Studieservice journaliserer statusrapporterne på sagen i ESDH-systemet.

December/januar:
På vegne af prodekanen indkalder Studieservice alle institutledere og/-eller viceinstitutledere, studieledere og studienævnsformænd til møde(r), hvor studienævnsrapporterne (inkl. studienævnets og instituttets bemærkninger)  drøftes i sammenhæng med selvevalueringshandlingsplaner for studienævnets uddannelser og eventuel opfølgning aftales; herunder ved supplering/justering af uddannelsernes selvevalueringshandlingsplaner, jf. Procedure for selvevaluering og udvikling af uddannelser. Studieservice er ansvarlig for, at der udarbejdes referater fra møderne, og at disse journaliseres på studienævnsrapportsagen i ESDH-systemet.

Februar/marts:
Prodekanen indsender en uddannelsesberetning til direktionen og deltager efterfølgende i et direktionsmøde, hvor det samlede billede af uddannelsesporteføljen drøftes på baggrund af uddannelsesberetningen, jf. Procedure for selvevaluering og udvikling af uddannelser.

Oprindelse, baggrund og historik

Ingen

Formål og afgrænsning

Formålet med proceduren er, at der løbende og systematisk sker en indsamling, analyse og anvendelse af relevante nøgletal for uddannelserne med henblik på disses kvalitetssikring og -udvikling. Dette sker ved, at der årligt for hver enkelt af studienævnets uddannelser[1] produceres nøgletal, der behandles og følges op på af uddannelsesledelsen. I studienævnsrapporterne indgår følgende nøgletal:

Heltidsuddannelser:

  • Optag
  • Bestand
  • Karakterstatistik
  • Frafald første studieår og frafald normeret tid plus 1 år
  • Gennemførelse/studietid
  • Planlagte undervisnings- og vejledningstimer
  • Forskningsdækning
  • Ledighed
     

Deltidsuddannelser:

  • Optag
  • Bestand
  • Dimittender
  • Karakterstatistik
  • Årselever og antal betalende studerende
  • Forskningsdækning

Definitioner af nøgletallene og grænseværdier fremgår af Notat om nøgletal og grænseværdier. 

[1] En uddannelse defineres her som en grad med titel, et niveau, (bachelor, kandidat, professionsbachelor, master osv.). Uddannelsen er kendetegnet ved, at den har sin egen studieordning. Hvis den samme uddannelse udbydes på flere geografiske udbudssteder, er der tale om separate uddannelser.

Overordnede rammer

Procedure for studienævnsrapporter er en del af Aalborg Universitets samlede kvalitetssystem.

Kvalitetspolitik for uddannelsesområdet på Aalborg Universitet definerer, sammen med Organisering af kvalitetsledelse af uddannelser på Aalborg Universitet, de overordnede rammer for arbejdet med kvalitetssikring og -udvikling af universitetets uddannelser. I kvalitetspolitikken indgår otte kvalitetsområder, som universitetets uddannelser kvalitetssikres og -udvikles ud fra via dels periodiske evalueringer (selvevalueringer) og efterfølgende handlingsplaner, dels via løbende monitorering og opfølgning ved hjælp af en række procedurer inden for hvert af disse kvalitetsområder (jf. universitetets kvalitetsmodel).

Denne procedure er således en del af universitetets løbende monitorering inden for kvalitetsområderne Nøgletal for kvalitet, Forskningsdækning og -miljøer og Nøgletal for relevans.

Kontakt og ansvar

Revision

Ansvaret for at sikre evaluering og revidering af indeværende procedure påhviler Rådet for Kvalitetssikring og -udvikling.
 

KONTAKT

Ved spørgsmål til proceduren kan Strategi og Kvalitet kontaktes via kvalitet@adm.aau.dk

AAU sagsnr. 2018-412-01052

Begrebsdefinitioner

Ingen

Bilag

Ingen

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd