AAU logo

AAU Håndbogen

Procedure vedr. vejledning af frafaldstruede studerende

Publiceret: 17.02.2020 (Sidst ændret: 02.06.2020)

Print som pdf

Indhold

Procedure

  • Studienævnssekretærerne modtager en mail fra Økonomiafdelingen efter hver afsluttet eksamensperiode med påmindelse om, at der skal trækkes data på frafaldstruede studerende. Mailen indeholder studienævnsspecifikke oversigter/grafer, der giver et overordnet billede af situationen. Der sendes også kopi af mailen til studienævnsformand, institutleder, studieleder, og Studieservice.
  • Studienævnsformanden sikrer, at der via QlikView trækkes data på frafaldstruede (standardrapporten Identifikation af frafaldstruede) studerende indskrevet på studienævnets uddannelser efter hver eksamensperiode, så snart eksamensresultaterne foreligger i STADS; dvs. hvert år i primo april og primo oktober.[1]
  • Studienævnsformanden sikrer, at studerende der måtte fremtræde som frafaldstruede i QlikView-rapporten uden reelt at være frafaldstruede (fx pga. personlige forhold, skift af studieretning eller indskrevne som elitesportsstuderende) frasorteres. Det skal dokumenteres hvilke studerende, der frasorteres og som derfor ikke modtager vejledningstilbud.
  • Studienævnsformanden sikrer, at der, på baggrund af datatrækkene fra QlikView, efter hver eksamensperiode sendes mails til de frafaldstruede studerende i hhv. gul og rød kategori[2], hvori de studerende orienteres om deres studievejledningsmæssige muligheder og rettigheder. Dette gøres ved at der sendes mails til studerende i gul og rød kategori ud fra de mailskabeloner, der kan ses i bilag 1. Mailskabelonerne indeholder den information, de studerende i hhv. gul og rød kategori som minimum skal have ifølge bekendtgørelsen[3].
  • Studienævnsformanden forestår som udgangspunkt den efterfølgende vejledning af studerende, der har modtaget mail om vejledningstilbud.
  • Studienævnsformanden sikrer, at udsendte mails, QlikView datatræk samt evt. øvrige akter med betydning for sagsbehandlingen journaliseres i Workzone.
  • Studienævnsformanden sikrer, at ovennævnte materiale bliver behandlet på næstkommende studienævnsmøde sammen med studienævnets seneste studienævnsrapport. Studienævnsformanden sikrer, at der efterfølgende følges op ift. eventuelle identificerede udfordringer, og at institutlederen, studielederen og dekanatet inddrages i nødvendigt omfang.
     

Om proceduren og QlikView-standardrapporten

Frafaldstruede studerende defineres i standardrapporten som ordinære studerende på åbne rammer[4],der ikke har bestået samtlige ECTS-point på det pågældende tidspunkt i deres studieforløb.

Institutterne sikrer, at de studerende orienteres om proceduren via f.eks. deres respektive hjemmesider.

QlikView standardrapporten er udfærdiget som en trafiklys-model, hvor antallet af ECTS-point en studerende mangler på det pågældende tidspunkt i studieforløbet (ift. det antal ECTS-point det forventes, at den studerende har optjent på det pågældende tidspunkt) afgør, om den studerende er markeret med grøn, gul eller rød:

  • Grøn kategori: studerende, der er mindre end eller 5 ECTS-point bagud ift. det forventede
  • Gul kategori: studerende, der er mere end 5 og mindre end 15 ECTS-point bagud ift. det forventede
  • Rød kategori: studerende, der er mere end 15 ECTS-point bagud ift. det forventede (men som har bestået mindst ét modul inden for de seneste 12 måneder).
  • Blå kategori: studerende, der ikke har bestået mindst ét modul inden for de sidste 12 måneder[5].

QlikView standardrapporten skal anvendes som et værktøj, sammen med bl.a. studiejournaler, i studienævnets sikring af at alle frafaldstruede studerende identificeres og som minimum modtager de vejledningstilbud, de har krav på.

Ansvaret for at vedligeholde og udvikle QlikView-standardrapporten påhviler Økonomiafdelingen. Standardrapporten revideres igen i 2019.

E-mailskabelonerne opdateres/vedligeholdes af Studieservice, således at de til stadighed lever op til bekendtgørelsen. Mailskabelonerne kan dog modificeres i ønsket omfang på institut- eller studienævnsniveau så længe dette ikke påvirker den information i skabelonerne, der skal sikre de studerende orienteres om de påkrævede muligheder og rettigheder jf. uddannelsesbekendtgørelsens § 39.

I relation til studienævnenes vejledning af frafaldstruede studerende udbydes kompetenceudviklingskurser om bl.a. håndtering af vanskelige samtaler, som studienævnene kan vælge at benytte sig af mod betaling. For yderligere information herom kan AAU Kompetenceudvikling kontaktes.

I relation til studienævnsformandens vejledning af frafaldstruede studerende er der udarbejdet en oversigt over de af universitetets vejledningstilbud, som det kan være relevant at henvise studerende til. Oversigten er vedlagt som bilag 2.
 

Om sagstitler ved journalisering

Udsendte mails til frafaldstruede studerende, oversigt over studerende som fremtræder som frafaldstruede i QlikView-rapporten uden reelt at være frafaldstruede, QlikView datatræk samt evt. øvrige akter med betydning for sagsbehandlingen skal journaliseres i Workzone.

Udsendte mails til frafaldstruede studerende skal journaliseres i studentersager. Titlen på disse studentersager skal opbygges efter formlen: CPR-nr., Frafaldstruet, uddannelse.

Journalisering af oversigt over studerende som fremtræder som frafaldstruede i QlikView-rapporten uden reelt at være frafaldstruede, QlikView datatræk mv. kan journaliseres i samlende sager. Titlen på samlende sager skal opbygges efter formlen: Identifikation af frafaldstruede, efterår/forår, årstal, uddannelse. Eksempelvis: Identifikation af frafaldstruede forår 2014 for Engelsk.  
 

Fodnoter:

[1] Ved frafaldstruede sidefagsstuderende har moderstudienævnet ansvaret for at identificere frafaldstruede studerende og kontakte det relevante sidefagsstudienævn. Sidefagsstudienævnet har i den sammenhæng ansvaret for at vurdere, om de studerende reelt set er frafaldstruede, sende mails til frafaldstruede studerende samt forestå efterfølgende vejledning.

[2] Gul kategori: studerende, der er mere end 5 og mindre end 15 ECTS-point bagud ift. det forventede.

Rød kategori: studerende, der er mere end 15 ECTS-point bagud ift. det forventede (men som har bestået mindst ét modul inden for de seneste 12 måneder).

[3] Studerende i grøn kategori vil således ikke modtage tilbud om særlig vejledning, mens studerende i gul kategori vil modtage tilbud om særlig vejledning jf. uddannelsesbekendtgørelsens § 31 og studerende i rød kategori vil modtage tilbud om særlig vejledning i form af en individuel samtale jf. uddannelsesbekendtgørelsens § 31, stk. 2.

[4] Degree-studerende er derved omfattet af definitionen og i rapporten, mens studerende på fx orlov ikke vil være omfattet. Dertil kommer, at studerende der bliver forsinket pga. graviditet, men uden at være på orlov vil være indeholdt i definitionen og dermed QlikView datatrækkene, hvorfor disse også vil modtage tilbud om særlig vejledning, såfremt de falder i den gule eller røde kategori af frafaldstruede studerende.

[5] Dekanen er ansvarlige for kommunikation med studerende, der har været studieinaktive i mere end 12 mdr., jf. fakulteternes praksis vedr. spøgelsesjagt. Studerende i blå kategori skal dermed ikke kontaktes som en del af denne procedure.

Oprindelse, baggrund og historik

Ingen

Formål og afgrænsning

Formålet med proceduren er at understøtte studiernes arbejde med at forbedre de studerendes gennemførselstid og mindske frafaldet. Ved at følge proceduren sikres det, at vejledningen af frafaldstruede studerende på universitetet lever op til uddannelsesbekendtgørelsens § 39. Derudover sikrer anvendelsen af proceduren samt Procedure for studienævnsrapporter ledelsens adgang til løbende og systematisk information vedr. frafaldstruede studerende på universitetet.

Som supplement til proceduren kan det enkelte fakultet formulere yderligere retningslinjer eller lignende vedr. vejledning af frafaldstruede studerende, der går ud over det i uddannelsesbekendtgørelsen påkrævede.

Overordnede rammer

Procedure vedr. vejledning af frafaldstruede studerende er en del af Aalborg Universitets samlede kvalitetssystem.

Kvalitetspolitik for uddannelsesområdet på Aalborg Universitet definerer, sammen med Organisering af kvalitetsledelse af uddannelser på Aalborg Universitet, de overordnede rammer for arbejdet med kvalitetssikring og -udvikling af universitetets uddannelser. I kvalitetssikringspolitikken indgår otte kvalitetsområder, som universitetets uddannelser kvalitetssikres og -udvikles ud fra via dels periodiske evalueringer (selvevalueringer) og efterfølgende handlingsplaner, dels via løbende monitorering og opfølgning ved hjælp af en række procedurer inden for hvert af disse kvalitetsområder (jf. universitetets kvalitetsmodel).

Denne procedure er således en del af universitetets løbende monitorering inden for kvalitetsområdet Nøgletal for kvalitet.


Uddannelsesbekendtgørelsens § 39 (BEK nr. 20 af 09/01/2020)

§ 39. En frafaldstruet studerende, der er mere end 6 måneder forsinket på uddannelsen i forhold til den normerede studietid, jf. dog stk. 3, har ret til fra universitetet at modtage særlig vejledning, som skal understøtte den studerendes mulighed for at gennemføre uddannelsen, herunder at frafald og omvalg i uddannelserne begrænses mest muligt. Som frafaldstruet betragtes studerende, som har risiko for at afbryde uddannelsen som følge af, at den pågældende er forsinket i forhold til den normerede studietid.

Stk. 2. Hvis en frafaldstruet studerende, jf. stk. 1, er mere end 12 måneder forsinket på uddannelsen i forhold til den normerede studietid, jf. dog stk. 3, skal universitetet rette henvendelse til den studerende og tilbyde særlig vejledning i form af en individuel samtale. Samtalens indhold og tidsmæssige placering tilrettelægges af universitetet efter den enkelte studerendes behov, jf. stk. 4.

Stk. 3. Ved beregning af den periode, som den studerende er forsinket i forhold til den normerede studietid, indgår ikke perioder med forsinkelse eller orlov som følge af barsel, adoption, samt perioder med orlov som følge af indkaldelse til værnepligttjeneste, udsendelse som led i forsvarets internationale operationer, længerevarende sygdom, pasning af nærtstående, som er handicappede, alvorligt syge eller døende eller tilsvarende forhold.

Stk. 4. Universitetet fastsætter interne regler om særlig vejledning, herunder hvilke studerende der har ret til at modtage vejledningen. Den særlige vejledning kan tilrettelægges med individuelle eller kollektive samtaler, med udarbejdelse af uddannelsesplaner og med inddragelse af præsentationskurser, informationsmøder, åbent hus-arrangementer m.v., jf. dog stk. 2.

Kontakt og ansvar

Revision

Ansvaret for at sikre evaluering og revidering af indeværende procedure påhviler Rådet for Kvalitetssikring og -udvikling.
 

KONTAKT

Ved spørgsmål til proceduren kan Strategi og Kvalitet kontaktes via kvalitet@adm.aau.dk

AAU sagsnr. 2018-412-01052

Begrebsdefinitioner

Ingen

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd