AAU logo

AAU Håndbogen

Proces for opfølgning på udfordringer med det fysiske studiemiljø

Publiceret: 18.02.2020 (Sidst ændret: 02.06.2020)

Print som pdf

Indhold

Mindre fejl og mangler

Til almindelig daglig vedligeholdelse af universitetets bygninger anvendes AAU Building Support. Det er en service, der kan anvendes via en app (AAU Buildingsupport) eller tilgås via www.bs.aau.dk.Via denne app eller hjemmeside kan både studerende og medarbejdere hurtigt og effektivt indmelde fejl og mangler. Indberetteren modtager besked om, hvordan og hvornår der er fulgt op på henvendelsen.

Building Support App: Den hurtigste måde for både studerende og medarbejdere at melde fejl. Alternativt benyttes:
E-mail: til henholdsvis bygaalborg@adm.aau.dk, bygesbjerg@adm.aau.dk og bygcph@cph.aau.dk
Facility Support: Ved henvendelse i nærmeste Facility Support kontor, https://www.campusservice.aau.dk/servicekontorer/

ITS: Fejl på AV- (eller videokonference-) installationerne, trådløst netværk eller print-kopi løsningen, meldes via support@its.aau.dk, på www.its.aau.dk/support/ eller på telefon 9940 2020.

Mindre fejl og mangler, der hører under den almindelige daglige vedligehold, kan fx være fejl på:

  • Lys eller el
  • Toiletter eller blandingsbatterier ved håndvaske der løber
  • Afløbsinstallationer
  • Utætheder i klimaskærmen
  • Elevatorfejl
  • Mangelfuld rengøring
  • Fejl på døre og vinduer
  • Defekt inventar i undervisningslokaler
  • Fejl på varme- og ventilationssystemer etc.
  • Fejl ved AV-installationer
  • Fejl på print og kopifaciliteter
  • Trådløst netværk der ikke virker eller ikke dækker et område
     

Systematisk opsamling på decentrale udfordringer med det fysiske studiemiljø

Større projekter og behov for bygningsforandringer vedr. studiemiljøet drøftes på de årlige dialogmøder mellem fakulteterne og CAS.

I CAS er opgaven forankret i enheden Studiemiljø og Indretning under Team Byggeri i afdelingen for Byggeri & Drift. I ITS er supportopgaven forankret i Support Services.
CAS indkalder til årlige møder[1] med udgangspunkt i de fysiske lokationer:

  • Campus Aalborg: Der afholdes et møde med hvert fakultet, hvor udfordringer og ønsker til udvikling af fysisk studiemiljø drøftes. 
  • Campus København: Der afholdes et tværfakultært møde, hvor alle fakulteter med uddannelser i København deltager samt den lokale campusledelse.
  • Campus Esbjerg: Der afholdes et tværfakultært møde, hvor alle fakulteter med uddannelser i Esbjerg deltager samt den lokale campusledelse

Fra fakulteterne deltager dekaner eller prodekaner støttet af en sagsbehandler fra Studieservice samt evt. øvrige relevante aktører vedr. studiemiljøarbejdet.
Dekanaterne har, med støtte fra Studieservice, inden møderne afdækket og afstemt de tilknyttede institutters ønsker og behov, jf. fakulteternes procesbeskrivelser for opsamling på semesterevalueringerne, central studiemiljøundersøgelse og øvrige input vedr. studiemiljø. CAS vil være repræsenteret ved ledelsen samt ved koordinator for studiemiljø. Endvidere vil der deltage medarbejdere fra ITS.
Derudover kan CAS/ITS inddrage øvrige relevante aktører fra Fælles Service.

Baseret på de input der kommer fra fakulteterne og de forslag/tiltag, der tilgår enten som led i campusudviklingen generelt eller opstår som led i det arbejde, der i forvejen foregår i CAS, vil der blive udarbejdet selvstændige planer og budgetter for indsatsområdet fysisk studiemiljø, ligesom det er vigtigt at sikre løbende fokus på evaluering af gennemførte tiltag med henblik på at skabe læring og udvikling.
 

Afrapportering på indsatser

Foruden tilbagemeldingerne fra CAS og ITS til fakulteterne i forbindelse med dialogmøderne (mødereferater, prioriteringsoversigter m.v.), udarbejder CAS i samarbejde med ITS en årsrapport med det formål at synliggøre og videndele omkring de indsatser, der iværksættes for at forbedre studiemiljøet på alle universitetets campusser. Rapporten indeholder således oplysninger om det forrige års nybyggeri og ombygninger, inventarudskiftning, etablering af lounges, forbedring af indeklima, etablering af eludtag til studiearbejdspladser, forbedring af akustik samt forbedringer inden for videokonference, print-kopi og netværk.

CAS orienterer Det Strategiske Uddannelsesråd, Studiemiljørådet og Studieservice om årsrapporten, hvilken endvidere gøres tilgængelig på studiemiljoe.aau.dk. Studieservice orienterer institutlederne om årsrapporten, der herefter sikrer videreformidling til de studerende.

CAS arbejder desuden tæt sammen med studerende, og nye tiltag vedrørende det fysiske studiemiljø synliggøres online på Inside, sociale medier og evt. som plakater, for at sikre synlighed på de kommunikationsplatforme, der foretrækkes af de studerende.

Institutlederne sikrer, jf. fakulteternes procesbeskrivelser for opsamling på semesterevalueringer og øvrige input vedr. studiemiljø, at de studerende orienteres om igangsatte tiltag på baggrund af deres evalueringer.
 

Årshjul

Et årshjul for arbejdet med fysisk studiemiljø ser således ud:

November: 

  • CAS indkalder til dialogmøder 

Januar/februar:

  • CAS og ITS evaluerer indsatser og udarbejder årsrapport over forrige års projekter/indsatser/egne tiltag samt resultaterne
  • CAS orienterer Det Strategiske Uddannelsesråd, Studiemiljørådet og Studieservice om årsrapporten. Studieservice sikrer videreformidling til institutniveau

Januar-juni:

  • Foregående års projekter på investeringsplanen planlægges og igangsættes

Februar:

  • Dekanaterne fremsender prioritererede ønsker til udvikling af studiemiljø til CAS senest 10 dage inden dialogmødet.

Januar-marts:

  • CAS fremlægger årsrapport for studiemiljøforbedringer for Det Strategiske Uddannelsesråd og Studiemiljørådet

Februar/marts:

  • Dialogmøder afholdes – input refereres og dokumenteres. CAS leverer mødereferat
  • Indsatser/ønsker der umiddelbart kan imødekommes og rummes inden for budget eller gældende investeringsrammer drøftes
  • Større indsatser/ønsker drøftes med henblik på senere budgetlægning og evt. planlægning

April/maj:

  • CAS: Indsatser der umiddelbart kan imødekommes og indgår i driftsøkonomien, planlægges og projekteres/bringes til udførelse (typisk i sommerferien)
  • CAS: Mellemstore projekter, der kræver investeringsanmodning søges fri og klargøres til igangsætning/implementering
  • CAS: Større projekter/indsatser beskrives og skitseberegnes forud for budgetlægningsfasen

Juni:

  • Endelig prioritering af de indkomne ønsker ligger fast og CAS formidler prioriteringen til dekanater og Studieservice skriftligt. Ønskes yderligere tilbagemelding anmoder dekanatet CAS om supplerende møde.
  • Studieservice sikrer videre tilbagemelding til institutter.

Juli-december:

  • CAS gennemfører indsatser og kvalificerer investeringsbudget
  • CAS planlægger større indsatser for kommende år

Løbende/ad hoc:

  • CAS: Kommunikation omkring aktuelle initiativer, processer, planer, budgetter og resultater
  • CAS: Brugerinddragelse (studerende) i nye projekter, evaluering og kommunikation med studerende.
     

Økonomi

Nedenfor ses omkostningsfordelingen vedrørende bygningsforandringer og vedligeholdelse. Som udgangspunkt har CAS omkostningsansvaret, når det gælder uddannelsesområdet.


Fodnoter:

[1] Det ordinære dialogmøde afholdes i februar/marts. Såfremt dekanatet finder det nødvendigt med et supplerende møde, anmodes CAS om dette i juni.

[2] Fællesskab betyder, at omkostningen afholdes af Campus Service og indregnes i den årligt fastsatte kvadratmeterpris, som alle hovedområder betaler for de arealer de er brugere af. Altså er alle hovedområder med til at finansiere det pågældende omfang tilsvarende til deres andel af universitetets samlede areal.

[3] Hovedområde betyder, at omkostningen afholdes af Campus Service og dernæst viderefaktureres til det hovedområde der har aftaget ydelsen – eksempelvis en ombygning af et kontorareal. Hovedområder er fællesbetegnelsen for fakulteterne og Fælles Service. Campus Service afregner over for fakulteterne, som herefter afregner husleje mv. efter egne fastlagte modeller over for deres institutter.

Oprindelse, baggrund og historik

Ingen

Formål og afgrænsning

Som led i Aalborg Universitets bestræbelser på løbende at forbedre det fysiske studiemiljø til gavn for de studerende er det afgørende, at der sikres gode kommunikationsveje mellem uddannelserne og Campus Service (CAS), der udfører bygningsarbejder. Hensigten er således at de input, der løbende opfanges via eksempelvis semesterevalueringer og centrale studiemiljøundersøgelser, også i praksis skal bringes videre til de enheder, der har ansvar for det fysiske studiemiljø. Kommunikationen sikres dels via en løbende kommunikation omkring daglige udfordringer og dels via årlige dialogmøder mellem CAS, IT Services (ITS) og fakulteterne, således at ønsker og forslag til forbedring af det fysiske studiemiljø[1] kommer på dagsordenen med fast interval, og således at de konkrete forbedringsforslag og ønsker kan indgå i prioriteringen og budgetlægningen.

Dialogmøderne skal supplere den løbende kontakt mellem brugerne og CAS, hvor der p.t. er flere kanaler ind i ”systemet”, se www.campusservice.aau.dk.


Fodnote:

[1] Og de dele af det æstetiske studiemiljø, der vedrører samarbejdet mellem CAS, ITS og fakulteterne.

Overordnede rammer

Ingen

Kontakt og ansvar

Ved spørgsmål til processen kan Strategi og Kvalitet kontaktes via kvalitet@adm.aau.dk

AAU sagsnr. 2018-412-01052

Begrebsdefinitioner

Ingen

Bilag

Ingen

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd