AAU Håndbogen

Social medier på AAU - guide

Oprettelse og drift af nye kanaler

Publiceret: 24.04.2020 (Sidst ændret: 07.08.2020)

Print som pdf

Indhold

1.Vigtige overvejelser: Bør der oprettes en ny kanal på sociale medier?

Der er mange vigtige overvejelser, som er nødvendige at tage højde for, når man ønsker at oprette og opbygge en ny kanal på sociale medier. Inden du opretter en ny AAU-relateret kanal på sociale medier, er det vigtigt, at du først overvejer disse to punkter:

  • Findes der allerede en kanal til formålet:
    Først bør du undersøge*, om der allerede er oprettet en kanal til formålet, eller om der findes en anden eksisterende kanal, som kan løse opgaven ligeså godt eller bedre. Hvis dette er tilfældet, anbefaler vi at indgå et samarbejde med administratorerne af den allerede eksisterende kanal, da det ofte er givtigt for begge parter. Således kan du få gavn af det publikum og den troværdighed, der allerede er skabt omkring denne kanal, og de kan få gavn af nyt relevant indhold til kanalen.
    *Der findes over 100 corporate-profiler på sociale medier knyttet til AAU, som dækker diverse uddannelser, enheder, forskningsprojekter mm. Listen over registrerede kanaler opdateres to gange årligt af AAU Kommunikation.
    Find og tjek listen på https://www.aaukommunikation.aau.dk/kommunikationsredskaber/ (kræver AAU login), inden du opretter en ny kanal.
     
  • Har vi ressourcerne til det:
    Er du/I villige til at bruge de ressourcer, der skal til for at opbygge og drifte en kanal med succes? Som corporate-kanal på sociale medier med AAU som afsender skal der lægges mange timer i opgaven, før man kan se gennemslagskraft og effekt. Det tager typisk 3-5 måneder at opbygge kanalen, hvis man prioriterer arbejdstimerne, og derefter kræver det daglig drift at vedligeholde kanalen, øge synligheden samt opretholde interessen og engagementet hos følgerne.

 

2.Oprettelse af ny kanal på sociale medier

Hvis du har overvejet de første to punkter og har undersøgt, at der ikke allerede eksisterer en kanal, som ville være relevant for dig at bruge, skal du nu overveje din tilstedeværelse på et socialt medie.

Der findes flere forskellige måder, hvorpå man kan være tilstede på sociale medier. Overvej om din AAU-relaterede tilstedeværelse skal repræsentere en person, et projekt, en enhed eller en uddannelse på universitetet. Hertil bør du undersøge hvilket socialt medie, som er passende for din strategi ift. budskab, indhold og målgruppe. Skal det være Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter eller noget helt andet?

Hvis du har brug for rådgivning om valg af kanal som fx forsker, projektleder eller sekretær, anbefaler vi, at du tager kontakt til en kommunikationsmedarbejder fra dit institut eller enhed for at få den rette sparring. Er du derimod ansat som kommunikationsmedarbejder med behov for ekstra sparring/rådgivning om kanalvalg og sociale medier, så kontakt Team Digital ved AAU Kommunikation.

 

3. Aktivitet

Hvor ofte bør du være aktiv på din kanal? På de fleste kanaler anbefaler vi, at man laver 2-3 opslag om ugen (max 1 gang om dagen). Desuden bør man være online hver dag og besvare de kommentarer og spørgsmål, som opstår på baggrund af indholdet, inden for et tilfredsstillende tidsinterval (gerne indenfor 24 timer). På sociale medier er man tættere på brugerne, og derfor har brugerne højere forventninger til eksempelvis svartider.

På sociale medier kan der hurtigt skabes en debat, og et opslag kan pludselig få mange kommentarer – både af positiv og negativ karakter. Kommentarer, dialoger eller debatter må som udgangspunkt ikke slettes fra kanalen. Aalborg Universitet støtter den frie dialog og en åben debat uanset holdning, kanal eller målgruppe.

Hvis kommentarerne er stødende, krænkende, truende, vulgære eller ligefrem ulovlige, kan man gå i dialog med afsenderen og informere om, at dette er upassende, og at personen vil blive blokeret og evt. anmeldt, hvis dette fortsætter. Herefter kan det vurderes, om dialogen bør slettes.

 

4. Kriterier for en kanal på social medier

Søg for, at kanalen lever op til følgende kriterier:

  • Kanalen bør have 2-3 administratorer tilknyttet. Dette skal sikre, at en AAU-medarbejder altid har adgang i tilfælde af sygdom, jobskifte m.m. Administratorrollen skal oprettes med en AAU-arbejdsmail og må ikke ske med private mailadresser.
  • Sørg for at udfylde ”info/about” på din kanal med så mange relevante informationer som muligt for at fremstå troværdig.
  • Opslag bør være gennemarbejdede, professionelle tekster med et klart budskab.
  • Skarpe og relevante billeder.
  • Hurtig svartid og høflige besvarelser – husk, at AAU er afsender.

 

5. Brugerbeskyttelse og sagsbehandling på sociale medier

Brug din sunde fornuft på de sociale medier og vær opmærksom på regler og lovgivning. Vær desuden særlig opmærksom på oplysninger om brugere, sagsbehandling og tredjepartsaktører. Eksempelvis hvis vi får personlige oplysninger om studerende på sociale medier, skal vi være opmærksomme på, hvordan vi håndterer oplysningerne. Vi kan ikke forhindre, at brugerne kontakter os på sociale medier, men skal der foregå reel sagsbehandling, skal vi bede dem henvende sig til os eller de relevante personer på eksempelvis e-mail for at flytte dialogen til lukkede, godkendte systemer. Hvis der samarbejdes med tredjepartsaktører (bureau/konsulent) om kampagner, indhold, annoncering m.m., hvor vedkommende skal have begrænset adgang til en AAU-relateret kanal og konto, skal der indgås en databehandleraftale. AAU er som organisation ansvarlig for al databehandling ift. kanaler, som er oprettet i AAU’s navn eller af AAU-ansatte i arbejdsregi, også selvom den specifikke kanal er knyttet til en enkelt enhed eller gruppe.

 

6.Terms of service og rettigheder

Vær opmærksom på, at alle sociale medieplatforme har servicevilkår/terms of service, som skal overholdes. Disse kan omhandle, hvilket indhold du må og ikke må udgive eller sponsorere. Heri er der omtalt politisk indhold, markedsføringsloven, brug af logoer, billed- og musikrettigheder, tekstmængde i billede m.m. Sørg for at sætte dig ind i det givne sociale medies servicevilkår og at overholde disse.
 

Formål og afgrænsning

Sociale medier kan være en af de mest alsidige tilgange at kommunikere til AAU’s mange interessenter, hvad enten det drejer sig om studieliv, forskningsformidling eller rekruttering.

AAU ønsker at være til stede dér, hvor vores målgrupper er. Men en effektskabende tilstedeværelse på sociale medier handler om meget mere end blot at oprette en kanal og producere indhold. Det kræver ressourcer at opbygge og drifte en kanal. Følgerne kommer ikke af sig selv. Det kræver hårdt og kontinuerligt arbejde med kanalen, indholdet og synligheden.

Derfor har AAU Kommunikation skrevet denne guide, som skal hjælpe AAU-ansatte med at bedømme om en tilstedeværelse på sociale medier er løsningen og i så fald vejlede til at komme godt i gang med at administrere opgaven. 

Kontakt og ansvar

Vedrørende spørgsmål til guiden kan du kontakte Team Digital ved AAU Kommunikation.
 

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Journalisering
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Krænkende adfærd
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd