AAU logo

AAU Håndbogen

Studieguide, online: Kommissorium for koordinatorgruppe og indholdsredaktørgruppe

Publiceret: 06.08.2020 (Sidst ændret: 04.09.2020)

Print som pdf

Indhold

Organisation

Det overordnede ansvar for online-studieguiden er forankret hos to parter.

  • AAU Kommunikation har det overordnede ansvar for formidling af bachelor- og kandidatuddannelserne.
  • AAU Studieservice har det overordnede ansvar for formidling af efter- og videreuddannelserne.

Kommunikationschefen og studiechefen kan i samråd træffe større beslutninger inden for rammerne af online-studieguiden. I praksis er det dog overladt til koordinatorgruppen (se herunder) at træffe de operationelt orienterede beslutninger.    

Ved større ændringer af selve rammerne for online-studieguiden inddrages DSUR.

Koordinatorgruppen

Koordinatorgruppen er det tværgående beslutningsforum for AAU’s online studieguide. I koordinatorgruppen indgår medlemmer fra AAU Kommunikation, Studieservice, IT Services og Institutterne.

Formålet med koordinatorgruppen er at:

  • omsætte vedtagne politikker og planer til konkret implementering på online-studieguiden. Herunder AAU’s tværgående strategier for kommunikation, uddannelse og administration.
     
  • træffe operationelt orienterede beslutninger for styring, drift og udvikling af online-studieguiden.

Koordinatorgruppen har til opgave at:

  • fastlægge og evaluere procedurer for AAU’s online studieguide. Med procedurer menes fx ansvar, roller og fremgangsmåde for oprettelse af nye uddannelsessider på online-studieguiden.
     
  • træffe beslutninger og evaluere på større initiativer for online-studieguiden, fx opbygning af nye webstrukturer, rammesætning af fællesskabeloner, udvikling af nye funktionaliteter og håndtering af dataindsamling.
     
  • sikre at opsamlede data på online-studieguiden bliver evalueret og anvendt til justeringer og udvikling, fx omrokering af menupunkter eller særlige tilpasninger til mobiltelefon.
     
  • sikre høring af vigtige interessenter og om nødvendigt inddrage dem i de beslutninger, der træffes. Dette kan fx udmønte sig i brugertests hos de uddannelsessøgende eller høringsmøder for indholdsredaktører.
     
  • sikre, at de nødvendige informationer vedrørende procedurer og ændringer på online-studieguiden kommunikeres ud til alle, der arbejder med at vedligeholde og opdatere indhold til denne (indholdsredaktørerne).

Koordinatorgruppen består af:

  • Studieservice (2 personer)*
  • AAU Kommunikation (1 person)
  • It-services (1 person)
  • Institutter (5 personer)

Koordinatorgruppen har to tovholdere. Den ene tovholder er fra AAU Kommunikation. Den anden er fra Studieservice. Begge udpeges af deres respektive chefer, idet AAU Kommunikation funktionsmæssigt har det overordnede ansvar for information om bachelor- og kandidatuddannelser, mens Studieservice har det overordnede ansvar for information om efter- og videreuddannelser.

De to uddannelsesgrupperinger er således samlet i samme forum, men med hver sin dedikerede tovholder. Historisk set har uddannelsesgrupperingerne været håndteret i adskilte koordinatorgrupper. Det har dog erfaringsmæssigt vist sig at være ressourcetungt da mange sammenfaldende og ensartede opgaver er blevet løst i de adskilte grupper. Ved at samle grupperne til ét forum forventes det, at ressourceforbruget kan bringes ned og der kan sikres fælles systemer og ensrettede løsninger til ensartede opgaver - naturligvis med øje for målgruppeforskellene.

Med det in mente er det tovholdernes opgave, at planlægge og afvikle møderne, samt repræsentere koordinatorgruppen ift. relevante interessenter i organisationen.

Institutterne deltager i koordinatorgruppen med fem personer – et fra hver fakultet. Vedtægter og procedure for udpegning er beskrevet i bilag 2.

* Studieservice deltager i koordinatorgruppen med to personer. Årsagen er at de to personer repræsenterer vidt forskellige fagligheder og ansvarsområder. Således er den ene person en studievejleder med forstand på det studietekniske fx meritregler og uddannelsestitler, mens den anden person fagligt og funktionsmæssigt varetager koordinering af Efter- og videreuddannelsesområdet, fx i form af markedsføring og analyser, samt vedligeholdelse af websiden.

Indholdsredaktørgruppen

Indholdsredaktørgruppen er en fællesbetegnelse for alle, der på vegne af et institut, et dekansekretariat eller en Fælles Service-enhed opdaterer og leverer indhold til online-studieguiden. Gruppen er ikke en fast gruppe nedsat på samme måde som koordinatorgruppen.

For institutternes vedkommende vil indholdet være tekst, billeder og video til egne uddannelsesbeskrivelser, mens det for AAU Kommunikation og Studieservice vil være indhold i form optagelseskrav, studiebyer, studiebyer m.m.

I den forstand vil flere i førnævnte koordinatorgruppe også tilhøre gruppen med indholdsredaktører.

Indholdsredaktørerne har til opgave at:

  • levere og vedligeholde uddannelsesinformation inden for egne områder, herunder måle på egen uddannelsesinformation (fx trafik og tid brugt på indholdet) med henblik på forbedringer.
     
  • sikre, at egne aktiviteter på online-studieguiden følger vedtagne retningslinjer, standarder og procedurer.
     
  • give feedback til koordinatorgruppen med henblik på forbedring af online-studieguiden.
     

Regelgrundlag og referencedokumenter

Kommissoriet er underlagt de rammer, som fastlægges i AAU’s Strategiske Uddannelsesråd (DSUR),

Vedtagne retningslinjer og procedurer for AAU´s online Studieguide findes i AAU Håndbogen.
 

Økonomi

Dækkes som udgangspunkt af eksisterende budgetposter.
 

Kommunikation og mødeafholdelse

  • Koordinatorgruppen mødes (med undtagelse af juli og december) én gang om måneden. Øvrige møder aftales ad hoc fx når der er brug for et særskilt ekstra møde med en leverandør om en nye funktionalitet. Tovholderne står for indkaldelse og referat.
     
  • Beslutninger i koordinatorgruppen træffes via flertalsafstemning. Flertalsbeslutninger kan dog kun gøres gældende, hvis den ikke strider mod andre ledelsesmæssige beslutninger. Eventuelle uenighed kan afgøres af kommunikationschefen og studiechefen i samråd.
     
  • Alle møder i Koordinatorgruppen følges op med et kort referat. Referatet skrives af koordinatorgruppens tovholdere. Det tilstræbes, at referatet sendes til koordinatorgruppen senest to uger efter mødets afholdelse.

    Når referatet er godkendt af alle i koordinatorgruppen, sender tovholderne dette til indholdsredaktørgruppen, samt kommunikationschefen, studiechefen og evt. øvrige interessenter.
     
  • Indholdsredaktørgruppen og koordinatorgruppen mødes som udgangspunkt én gang om året, ellers efter behov. Tovholderne i koordinatorgruppen står for indkaldelse, samt referat. Referatet sendes til koordinatorgruppen, indholdsredaktørgruppen, kommunikationschefen og evt. øvrige interessenter.

Oprindelse, baggrund og historik

AAU’s online studieguide er en portefølje af websider og mobilapplikationer, hvor universitetet informerer uddannelsessøgende om alle sine uddannelser med henblik på at sikre, at målgruppen motiveres til at søge om optagelse på et velkvalificeret grundlag.

AAU´s online studieguide omfatter primært https://www.aau.dk/uddannelser/ og https://www.en.aau.dk/education samt en vifte af supplerende landingssider og mobilapplikationer knyttet hertil (se bilag 1).

For at sikre online-studieguidens udvikling og drift er det af afgørende betydning, at roller, ansvarsfordeling og opgavesplit er afklaret og tydeliggjort mellem de involverede medarbejdere.

Nærværende dokument beskriver derfor, hvordan online-studieguiden udvikles og driftes via hhv. en koordinatorgruppe og en indholdsredaktørgruppe, som bl.a. skal sikre, at strategier for uddannelsesvejledning og rekruttering bliver omsat til konsistent branding.

Dertil har denne organisering også som sit mål at sikre tværgående organisering, tydelig opgavedeling og sammenhængskraft ved fx at have et tværorganisatorisk forum for online-studieguiden i form af koordinatorgruppen. 

Kontakt og ansvar

AAU Kommunikation – Team Digital

https://www.aaukommunikation.aau.dk/medarbejdere/

Bilag

Bilag 1

Ekstra landingssider og mobilapplikation

  1. https://www.aau.dk/ingenioeruddannelser/
  2. https://www.aau.dk/it-uddannelser
  3. https://www.aau.dk/science-uddannelser
  4. APP: AAU GUIDE
     

Bilag 2

Vedtægter ift. institutrepræsentation i koordinatorgruppen

  1. Repræsentanterne fra institutterne indgår i en rotationsordning, hvor muligheden for at deltage i koordinatorgruppen går på skift imellem institutterne.

    Primo januar i lige år vælges nye institutrepræsentanterne fra ENG og HUM.

    Primo januar i ulige år vælges nye institutrepræsentanter fra SAMF, TECH og SUND.

    Udpegning foregår ved, at AAU’s Kommunikationschef laver en forespørgsel hos fakulteternes pro-dekaner for uddannelse (eller tilsvarende). Ved udpegning lægges der vægt på at få et så repræsentativt udvalg, som muligt, herunder campusrepræsentation, samt repræsentation fra alle former for uddannelsesmiljøer fx vil nogle institutter pga. uddannelsesportefølje være mere orienterede mod efteruddannelser end bachelor og kandidatuddannelser –  og vice versa.

    På bl.a. den baggrund anbefales det, at det enkelte fakultetet sørger for at repræsentationen går på skift mellem egne institutter, således at intet institut har repræsentantrollen for mere end to år ad gangen.
     
  2. Alle repræsentanterne, der deltager i koordinatorgruppen skal have mandat til at træffe beslutninger om opgaveløsningen og kunne deltage regelmæssigt i møderne. Dette kan opnås ved før møderne at inddrage nærmeste leder i dagsorden og fremsendt materiale med henblik på, så vidt muligt, at afklare, hvad vedkommende har mandat til at involvere sig i.
     
  3. Repræsentanterne fra institutterne skal være medarbejdere med kommunikationsansvar.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd