QlikView: Huslejerapport

Indhold

Alle huslejeomkostninger i rapporten vil fremstå som absolutte tal, og enhver krone-årstotal vil være summen af huslejen i kroner for de måneder, hvor en enhed har ejerskabet over det pågældende rum. Husleje i kroner tal fremkommer ved at gange de pågældende kvadratmeter med det pågældende års kvadratmeter pris, som er vist i fanen ”Dashboard”.

Alle kvadratmeter tal i rapporten er opgjort i såkaldte årsværks-bruttokvadratmeter, hvilket er det, der afregnes for i AAU’s interne huslejefordelingsmodel. Dette betyder, at enhver kvadratmeter-årstotal vil være opgjort af summen af kvadratmeter for alle de måneder, hvor en enhed har ejerskabet over det pågældende rum, divideret med antallet af måneder, en enhed har ejerskabet over det pågældende rum.

Rapporten indeholder følgende 3 faneblade:

• Dashboard
• Analyse huslejeændringer
• Detaljeret oversigt

Dashboard

Nedenfor er et skærmklip af fanebladet ”Dashboard”, som rapporten altid vil åbne op i:

I venstre side er en valgboks, hvor det er muligt at vælge forskellige segmenter fra kontoplanen. Rapporten vil altid åbne med flydende budget som budgetversion og indeværende år.

Under udtryk er det muligt at vælge, om tallene skal være for huslejeomkostninger eller kvadratmeter:

Som udgangspunkt vil rapporten vise huslejeomkostninger, og kan skiftes til at vise kvadratmeter ved at vælge ”KVM” i ”Udtryk” boksen.

Første tabel illustrerer ankerbudget, flydende budget og ændring mellem de to versioner. Det er her muligt at se, om der er sket en ændring i indeværende år. I overslagsår vil der kun være tal for flydende budget, da ankerbudget kun bliver låst for et år af gangen.

Ved siden af denne tabel er en oversigt over kvadratmeterpriser for tidligere og nuværende budgetår samt overslagsår.

Søjlediagrammer og graf illustrerer følgende:

• Huslejeomkostninger/kvadratmeter for indeværende år, kommende budgetår samt to overslagsår. Det vil her være muligt at se, hvordan udviklingen er for den enkelte enhed
• Huslejeomkostninger/kvadratmeter fordelt på de 5 bygninger, som har flest omkostninger/kvadratmeter
• Huslejeomkostninger/kvadratmeter fordelt på de 5 typer af lokaler, som har flest omkostninger/kvadratmeter

Analyse huslejeændringer

Dette faneblad illustrerer huslejeomkostninger eller kvadratmeter i det pågældende budgetår, og består af to tabeller.

Den øverste tabel viser huslejeomkostninger eller kvadratmeter opdelt på hovedområde, enhed og omkostningssted, og sammenligner disse i ankerbudgettet og det flydende budget for det valgte år:

I den nederste tabel er det muligt at se eventuelle ændringer på adresse- og rumniveau på enten huslejeomkostninger eller kvadratmeter, og for det valgte år:

Detaljeret oversigt

Dette faneblad indeholder en ”pivot-tabel”, hvor det er muligt at se ens huslejeomkostninger eller kvadratmeter på en lang række parametre, som kontostrenge, enheder, rum, bygninger, rum_type, osv. Tabellen er sat til altid at vise måneder ud langs x-aksen, og de valgte dimensioner langs y-aksen. Der er samtidig mulighed for at kombinere op til 2 dimensioner på y-aksen, og der arbejdes på udvide dette, så flere dimensioner kan sammensættes. Dimensionerne vælges i valg-boksen til venstre for pivot-tabellen, og der kan skiftes mellem huslejeomkostninger og kvadratmeter i ”Udtryk” boksen.

Når rapporten åbner, vil den altid starte med at vise hovedområde og huslejeomkostninger, fordelt på 12 måneder for det gældende budgetår og for det flydende budget. I valgboksene til venstre er det muligt at skifte mellem årene og budgetversion:

Formål og afgrænsning

Denne Qlikview-rapport har til formål at udstille data fra huslejemodulet i Prophix. Formålet med at udstille disse data er at give de bedste betingelser for enhederne til at kunne se informationer om deres husleje. Rapporten[SP1]  skal blandt andet gøre følgende muligt:

• Se huslejeomkostninger/kvadratmeter over en længere tidsperiode for at se en udvikling
• Ejerskabet over et lokale er koblet op på et omkostningssted i Prophix, som i denne QV-rapport er opdelt på enheder ligesom det kendes fra øvrige QV-rapporter
• Det er muligt at foretage yderligere valg ved fx at vælge en eller flere specifik(ke) kontostreng(e) for at se huslejeomkostninger/kvadratmeter på kontostreng(ene)
• Mulighed for at se antallet af huslejeomkostninger/kvadratmeter opdelt på rumtyper (laboratorier, grupperum, kontorer etc.)
• At sammenligne ankerbudget og flydende budget for at se, om der er sket eventuelle ændringer i løbet af et år

Bemærk, at oplysninger som rum-type, rum-størrelse, rum-numre og lignende bliver opdateret i en indlæsning af data fra MDOC til Prophix, som vil blive foretaget uafhængigt af den natlige opdatering mellem Prophix og Qlikview. Ændringer til disse type oplysninger i MDOC vil derfor først kunne ses i Qlikview, når dataet er indlæst fra MDOC til Prophix, hvorfor der kan opleves en vis forsinkelse mellem, at oplysningerne er ændret i MDOC til det kan ses i Qlikview.     

Huslejemodulet i Prophix bliver administreret af CAS, som løbende opdaterer modulet på baggrund af indmeldinger fra enheder og hovedområder om de pågældende individuelle rums ejerskab for en pågældende periode. Det overordnede formål er at sikre, at huslejen fordeles korrekt efter AAU’s interne huslejefordelingsmodel, og at alle universitetets lokaler hver altid har mindst én ejer.

Rapporten vil blive opdateret én gang dagligt i forbindelse med den natlige opdatering som sker mellem Qlikview og Prophix.

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til denne procedure eller rapport, er du velkommen til at kontakte Daniel Nygaard Ricken i Proces & Planlægning i Økonomiafdelingen.