Procedure for journalisering af indkøb

Indhold

Proceduren viser trin-for- trin, hvordan du håndterer opgaven.

De indkøb du foretager-  i henhold til AAUs indkøbspolitik - mellem 0 og 100.000 skal jouraliseres i Workzone.

Indkøbsaftaler, kontrakter, tilbud, korrespondancer med leverandører, databehandleraftaler m.m.
skal journaliseres under sagsgruppe 133, Indkøbsaftaler.

Eksempel: Du skal lave en tilbudsindhentning:

Når du opretter en sag, er der lavet skabeloner, som du anvender. Der er lavet en skabelon for alle over - og undersager. Søg skabelonerne frem.
Det er kun ”kategori”, der må ændres i navngivning. Her skal leverandørens navn indgå. Der kan være indkøb, hvor du ikke har
brug for alle skabelonerne. Hvis ikke skabelonen anvendes, skal navngivning alligevel være den samme eller matche hertil.

Her kan du se over - og undersager

Stå på sagen vælg sagsgruppe 133 og sørg for der ingen flueben er i felterne. Kopi herefter.
Nu ændrer du teksten i (kategori) til en sigende tekst - det er hvad, købet består af.

TIPS!
•       Kopier teksten, så du får nøjagtigt den samme tekst på undersagerne.
•       Noter dig sagsnumrene på de sager du har oprettet.

Undersagerne skal nu tilføjes:
Du vælger Oversagen, klik fanen Undersager og klik på ikonet for ”Tilføj”

Skriv i friteksten

Navngivning af sager og undersager

I forbindelse med navngivning af sager, er det vigtigt, at titlen på oversagen går igen når man navngiver en undersag, for at man kan se at sagen hænger sammen med en bestemt oversag. Gøres dette ikke, risikerer man, at få 20 sager, som alle hedder korrespondance. Navngivningen af sagerne bør være som følgende:

Emne ord på sager:

For at gøre det så nemt for kollegaer at finde frem til en sag, er det en god ide at indsætte søgeord på sagen, således at man i en søgning i Workzone f.eks. nemt kan finde frem til alle de kontrakter, vi har med en bestemt leverandør eller alle sager der fx vedrører computere. Skriv emneord på.

Databehandleraftale

Har du eller Aftaleejer vurderet at der skal laves en databehandleraftale, skal oversagsnummeret oplyses til databehandler teamet, således at teamet kan oprette en undersag til oversagen. Her gælder den samme navngivning som de øvrige undersager.

Husk – er du i tvivl, hvorvidt der skal laves databehandleraftale, kontakter du Kontraktenheden på person-data@adm.aau.dk

Oprindelse, baggrund og historik

Proceduren for journalisering af indkøb er udarbejdet af Økonomiafdelingen / Indkøbsenheden

Formål og afgrænsning

Formålet med denne beskrivelse er:

At efterkomme Aalborg Universitets beslutning om brug af korrekt sagsoprettelse og journalisering; af alle indkøbsaftaler,

herunder kontrakter, tilbud, korrespondancer, databehandleraftaler m.m. er for indkøb mellem 0 og 100.000 DKK

hvor indkøbsenheden ikke er involveret

•  At hjælpe alle afdelinger med at bruge journalplanen korrekt i forbindelse med indkøb i henhold til indkøbspolitikken.
•  At synliggøre brugen af skabeloner, og vigtigheden af disse.
•  At synliggøre vigtigheden af navngivning i ”Kategori”

Overordnede rammer

Du skal have grundlæggende færdigheder i WorkZone til oprettelse af sager, binde sager sammen som
over- og undersager, op- rette, redigere dokumenter til godkendelse, dele dokumenter via links,
kopiere og arkivere dokumenter, sætte påmindelse på og afsllutte sager.
Du kan læse mere på https://www.workzone.aau.dk//
 

Kontakt og ansvar

Økonomiafdelingen / Indkøbsenheden har ansvaret for Indkøbspolitikken og kan kontaktes på
indkoebsenheden@adm.aau.dk
 

Bilag

Procedure for indkøb over 25. kr men under 100.000 kr.
Indkøbspolitik for Aalborg Universitet