AAU Håndbogen

Procedure for mindre indkøb over 25.000 men under 100.000

Procedure for mindre indkøb over 25.000 men under 100.000

Publiceret: 18.09.2020 (Sidst ændret: 22.09.2020)

Print som pdf

Indhold

Indkøbsbehov over 25.000 kr. men under 100.000 kr.

Når du har et mindre indkøbsbehov på over 25.000 kr. men under 100.000 kr. for en vare- eller tjenesteydelseskategori, hvor AAU ikke har en rammeaftale, skal du på baggrund af en markedsdækning indhente tilbud fra mindst 2 og maksimum 3 leverandører, der er uafhængige af hinanden, således at der dokumenterbart er opnået det mest fordelagtige tilbud i forbindelse med indgåelsen af aftalen. Med dokumentérbart menes, at du skal skrive et kort notat om, hvad der er købt, og hvem der forinden er indhentet tilbud fra, og hvorfor den valgte leverandør er valgt.

Købet skal journaliseres i henhold til Procedure for journalisering af Indkøb, så det kan søges frem, hvis behovet opstår.

Forvaltningsretslige principper

Ovenstående bunder i, at AAU har pligt til at overholde de grundlæggende forvaltningsretlige principper, herunder forbud mod varetagelse af private hensyn, ligebehandlingsprincippet, kravet om ansvarlig økonomisk forvaltning og proportionalitetsprincippet.

Indhentning af tilbud

Indkøberne på AAU kan selv (uden om Indkøbsenheden) foretage disse mindre indkøb ved indhentning af tilbud fra mindst 2 og maksimum 3 leverandører, så længe kontraktværdien ikke overstiger 100.000 kr.

Horizon 2020

Ved indkøb til projekter under Horizon 2020 med en værdi af mindre end 100.000 kr. enten som enkelt køb eller over en fireårig periode, skal der på baggrund af en markedsdækning altid indhentes tilbud fra mindst 2 og maksimum 3 leverandører, der er uafhængige af hinanden, således at der dokumentérbart er opnået det mest fordelagtige tilbud i forbindelse med indgåelsen af aftalen.

Personoplysninger

HUSK: Uanset indkøbets økonomiske volumen skal du vurdere, hvorvidt der sker behandling af personoplysninger. Du kan få hjælp til vurderingen hos Kontraktenheden, der kan kontaktes på persondata@adm.aau.dk

Oprindelse, baggrund og historik

Proceduren er udarbejdet af Økonomiafdelingen / Indkøbsenheden på baggrund af AAU s Indkøbspolitik og lovgivningen om Udbud.

Formål og afgrænsning

Proceduren er rettet mod alle ansatte på AAU, som har opgave med indkøb til Aalborg Universitet. Den skal sikre, at AAU overholder forvaltningsretslige principper, herunder forbud mod varetagelse af private hensyn, ligebehandlingsprincippet, kravet om ansvarlig økonomisk forvaltning og proportionalitetsprincippet.

Universitetets indkøbspolitik fastlægger, at der skal indkøbes på en rammeaftale, såfremt AAU har en rammeaftale på den pågældende vare-/tjenesteydelseskategori. Denne procedure gælder derfor kun for indkøb, hvor universitetet ikke har en rammeaftale.

Overordnede rammer

Godkendelse af et indkøb og dermed godkendelse af et tilbud indhentet efter denne procedure skal altid foretages af en bemyndiget, jf. rektors delegationsinstruks bilag A.

Kontakt og ansvar

Økonomiafdelingen / Indkøbsenheden har ansvaret for Indkøbspolitikken og kan kontaktes på indkoebsenheden@adm.aau.dk

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Journalisering
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Krænkende adfærd
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd