Anlægsregistrering - IT-udviklingsprojekter

Indhold

It-udviklingsprojekter med udviklingsomkostninger på 10 mio. kr. eller derover skal aktiveres. Udviklingsprojektet aktiveres løbende som it-udviklingsprojekter under udførelse, men afskrives først fra tidspunktet, hvor det er klar til ibrugtagning. Omkostninger, der ikke opfylder indregningskriterierne, driftsføres løbende over resultatopgørelsen.

Godkendelse af aktivering

Indregning af udviklingsomkostninger kan først foretages, når universitetsdirektøren har godkendt, at udviklingsomkostningerne aktiveres. Universitetsdirektøren godkender på grundlag af godkendt faseskifte fra Analyse til Gennemførelse (jf. AAU’s projektmodel) med dertilhørende projektdokumentation.

Såfremt projektets omkostninger forventes at være på eller højere end 60 MDKK skal projektet i sin helhed også godkendes i Finansudvalget efter høring i Statens IT-råd.

Indregning

Det er alene projektets udviklingsomkostninger, som kan aktiveres, først som ”udviklingsprojekter under udførelse”, og når det er færdigt som ”færdiggjorte udviklingsprojekter”. Alle øvrige omkostninger driftsføres løbende.

Udviklingsomkostninger skal løbende konteres på balancen som ”udviklingsprojekter under udførelse”, hvis de samlet forventes at blive på mindst 10 mio. kr.

Færdiggjorte udviklingsprojekter indregnes som aktiv i balancen, hvis anskaffelsessum, dvs. de samlede udviklingsomkostninger, opgøres til mindst 10 mio. kr. Dette medfører at, hvis ”udviklingsprojektet under udførelse” ender med ikke have udviklingsomkostninger på mindst 10 mio. kr., skal aktivet driftsføres senest i året for færdiggørelsen, eller når det konstateres at udviklingsomkostningerne ikke vil blive på mindst 10 mio. kr.

Det er en forudsætning for indregning af internt medgået tid, at der tidsregistreres i overensstemmelse med Procedure for tidsregistrering på projekter.

Til hver månedslukning foretages en opgørelse over periodens samlede forbrug af udviklingsomkostninger, som omkonteres fra resultatopgørelsen til balancen under ”It-udviklingsprojekter under udførelse”

Konteringssporet skal sikre en adskillelse mellem udviklingsomkostninger og øvrige omkostninger. Bilag fra eksterne leverandører skal have en specifikationsgrad, der gør adskillelsen muligt. Se nærmere i konteringsvejledning for it-udviklingsprojekter (Konteringsvejledning til IT-udviklingsprojekter)

Afgrænsning af udviklingsomkostninger

Aalborg Universitet gennemfører større it-udviklingsprojekter i en fast projektmodel, som er i overensstemmelse med statens it-projektmodel. Projektmodellen er opdelt i faserne Idé, Analyse og Gennemførelse.

Hovedreglen er, at omkostninger, som resulterer i en reel udviklingsværdi kan aktiveres. Som udgangspunkt kan alle omkostninger i fasen Gennemførelse aktiveres (jf. dog undtagelse i relation til generel projektledelse nedenfor), mens omkostninger i faserne Idé og Analyse samt i den efterfølgende driftsfase (Realisering) ikke kan aktiveres.

Udviklingsplanen samt budgettet for projektet skal definere, hvilke omkostninger som resulterer i en reel udviklingsværdi.

Aktiviteter som er omfattet af fasen Gennemførelse og kan aktiveres (eksempler):

• Design, software, konfiguration mv.
• Udvikling af applikation, integrationskomponenter og infrastruktur
• Programmering
• Installation på hardware
• Test og parallelkørsel
• It-løsninger til konvertering af gamle data til nyt system
• Overførsel og indlæsning af stamdata fra et tidligere system
• Udarbejdelse og dokumentation af forretningsprocesser for den nye løsning, herunder AAU-dokumenter af typerne politikker, regler, procedurer og gode råd, samt udvikling af undervisningsmateriale
• Konceptmæssig driftsklargøring
• Projektledelse, jf. dog beskrivelsen nedenfor.

Aktiviteter, hvis omkostninger IKKE kan aktiveres (eksempler):

• Udarbejdelse af kravspecifikation
• Evaluering af alternative systemløsninger og alternativ teknologi
• Beslutning om endeligt systemgrundlag eller teknologi
• konvertering og indlæsning af data, som ikke er stamdata og nødvendig for at nyt system kan fungere
• Træning og uddannelse af medarbejdere i brug af aktivet
• Almindelig systemvedligeholdelse
• Uspecificerede opgraderinger mv.

Omkostninger til projektledelse i forbindelse med fasen Gennemførelse kan aktiveres i den udstrækning, at ledelsesopgaven resulterer i reel udviklingsværdi. Der er således grå-zoner inden for den generelle projektledelse, som der skal være særlig bevågenhed om i forbindelse med adskillelse af registreringerne.

Projektledelses opgaver som kan aktiveres (eksempler):

• Sikring af planmæssig afvikling af udviklingsprojektet
• Håndtering af forhold, der kan bevirke, at projektet ikke kan afvikles som planlagt (risikostyring)
• Leverandørstyring - sikring af delleverandørers overholdelse af tidsplan og indgåede kontrakter
• Håndtering af opståede problemstillinger mellem delelementer af udviklingsprojektet.

Projektledelses opgaver som IKKE kan aktiveres (eksempler):

• Rapportering til styregruppe eller ledelse om projektets resultater
• Styring af og rapportering i relation til it-projektmodellen

Anskaffelsessum og værdiansættelse

Alle direkte omkostninger, som resulterer i en reel udviklingsværdi, indgår i anskaffelsessummen. Udviklingsomkostningen indgår til kostpris og omfatter såvel eksterne som interne omkostninger.

Intern løn dokumenteres ved konkret timeregistrering i overensstemmelse med Procedure for tidsregistrering på projekter, og omkostningen indregnes ved anvendelse af timenorm 1.642

Fællesomkostninger og overhead (f.eks. husleje, el og varme, generel ledelse og administration) indgår ikke i anskaffelsessummen.

Ibrugtagningstidspunkt

Når gennemførselsfasen er afsluttet, er aktivet klart til at blive taget i brug, og reklassificeres til et færdiggjort udviklingsprojekt, hvorefter afskrivning påbegyndes.

Gennemførselsfasen er normalt afsluttet, når systemet er færdigudviklet, dog senest når det tages i brug.

Afskrivningsprofil

Der afskrives over den normerede levetid efter den lineære metode. Aktivet skal klassificeres enten som tilpasning af standard system eller specialudvikling af et forretningskritisk system. Den forventede levetid fastsættes herefter til:

• Udvikling af et eksisterende it-standardsystem, 5 år
• Specialudvikling af et forretningskritisk system, 8 år

Den forventede levetid kan efter en konkret ledelsesmæssig vurdering, og efter godkendelse af AAU’s Økonomidirektør, fraviges.

Til bestemmelse af afskrivningsprofilen kan anlægges følgende betragtninger:

• Systemtilpasninger til eksisterende it-standardsystemer er karakteristisk ved, at investeringerne ikke vedrører udvikling af et nyt system, men mere er institutionsspecifikke tilpasninger, til f.eks. et eksisterede standard system og som derfor begrunder en kortere levetid. Et eksempel kan være statslige tilretninger eller specielprogrammerede applikationer/funktionaliteter til økonomisystemet.
• Ved specialudvikling af et it-system eller større systemløsninger forstås normalt udvikling af et forretningskritisk system for institutionen, som derfor som udgangspunkt har en længere levetid. Dette kan f.eks. være systemer som udvikles fra grunden med ny teknologi eller systemer, som udvikles ud fra kendte teknologier eller delvist er baseret på kendte standardsystemer. Sondringen mellem specialudviklede systemer contra standardsystemer gælder uanset om systemet udvikles internt eller af en ekstern leverandør. Et eksempel er Statens Løn System (SLS).

Nedskrivning foretages efter de generelle nedskrivningsregler, og skal ske hvis der er indikation på væsentlig og varig værdiforringelse. Nedskrivning foretages normalt som en forkortelse af den normere afskrivningsperiode.

Forbedringer afskrives over hovedaktivets restlevetid, medmindre forbedringen forlænger aktivets levetid eller sidestilles med anskaffelse af et nyt aktiv.

Oprindelse, baggrund og historik

AAU ændrer med virkning fra regnskabsåret 2020 regnskabspraksis for større it-udviklingsprojekter. Denne regel beskriver, hvilke omkostninger der kan indregnes, og hvordan værdiansættelse sker for aktivitet, herunder levetidsvurdering.

Denne regel er samtidig en præcisering af AAU’s regel for aktivering af omkostninger forbundet med anlægsinvesteringer.

Reglen fastsættes af Økonomiafdelingen efter godkendelse af Økonomidirektøren.

Formål og afgrænsning

Denne regel fastsætter rammerne for AAU’s praksis for IT-udviklingsprojekter, såvel regnskabsmæssigt som registreringskrav. Reglen omfatter IT-udviklingsprojekter under udførelse, samt færdiggjorte udviklingsprojekter. Kriterierne for værdansættelse og indregning følger de anvisninger, som fremgår af Finansministeriets Økonomisk Administrativ Vejledning (ØAV).

It-udviklingsprojekter er omfattet af denne regel, såfremt projektet har til formål at frembringe en klart defineret it-baseret løsning med tilhørende politikker, regler og procedurer, jf. under afsnit Begrebsdefinitioner It-udviklingsprojekt.

Overordnede rammer

Kriterierne for værdansættelse og indregning følger de anvisninger som fremgår af Finansministeriets Økonomisk Administrativ Vejledning (ØAV).

Herudover er denne regel underlagt AAU’s generelle regel for Anlæg og Udstyr (https://www.haandbog.aau.dk/dokument/?contentId=341452) dog med vise undtagelser som er specifikt nævnt i denne regel.

Kontakt og ansvar

For spørgsmål til denne regel kan du kontakte regnskabschef, Morten Bang Henriksen, mbh@adm.aau.dk

Økonomiafdelingen er ansvarlig for denne regel og løbende opdatering 

Begrebsdefinitioner

It-udviklingsprojekt

Et it-udviklingsprojekt er et projekt, hvis output (leverancer) er et eller flere it-systemer, der skal anvendes i en eller flere af universitetets forretningsprocesser, og som i relevant er klargjort til at virke i samspil med universitetets øvrige it-systemer.

Bilag

Procedure for kontering af it-udviklingsprojekter på Aalborg Universitet (Konteringsvejledning for IT-Udviklingsprojekter)

Procedure for tidsregistrering på projekter https://www.haandbog.aau.dk/dokument/?contentId=365807

AAU’s projektmodel https://www.haandbog.aau.dk/dokument/?contentId=356018

IT-udviklingsprojekter: https://modst.dk/oekonomi/oeav/regnskabsregler/aktiver/igangvaerende-arbejder/it-udviklingsprojekter/

Færdiggjorte udviklingsprojekter: https://modst.dk/oekonomi/oeav/regnskabsregler/aktiver/faerdiggjorte-udviklingsprojekter/