AAU Håndbogen

Regler for journalisering af studentersager og uddannelsesplanlægning

Hvordan journaliseres studentersager og uddannelsesplanlægning i WorkZone på AAU?

Publiceret: 27.01.2021 (Sidst ændret: 09.08.2021)

Print som pdf

Indhold

Regler for journalisering af studentersager og uddannelsesplanlægning
 

1. Sagshåndtering

Generelt om studentersager

Der kan ofte være flere enheder, der arbejder i eller har brug for at søge efter studentersager. Derfor er det afgørende, at studentersager oprettes, navngives og håndteres på en ensartet måde på tværs af AAU.

Èn afgørelse – én sag

Studentersager oprettes som hovedregel på den enkelte studerende ud fra enkeltsagsprincippet; dvs. én afgørelse, én sag. Dette princip gør det muligt at afslutte en sag inden for relativ kort tid, og derfor må du ikke oprette samlesager, hvor alt vedrørende den studerende samles (undtaget herfra er SU-kontorets sager).
Studentersager oprettes som hovedregel som såkaldte klientsager og oftest under sagsgruppen 601, "Generelle individuelle sager på studerende". 
Klagesager oprettes under sagsgruppe 602 og diciplinærsager under sagsgruppe 603. Enheden ‘Sekretariat og Uddannelsesjura’ i Studieservice, opretter og behandler visse former for disciplinærsager. Studieledere har dog kompetence til at indhente evt. partshøring af de studerende og til at behandle andre former for disciplinærsager fx plagiat og eksamenssnyd. Disse sagstyper oprettes og håndteres derfor på studierne.

Hvem journaliserer?

Den første, der modtager/sender oplysninger til en studentersag har ansvaret for at journalisere i WorkZone.

Bemærk dog, at Studieservice ikke opretter sager i forbindelse med studieoptag. Evt. sagsrelevante oplysninger fra KOT journaliseres på studieniveau.

Navngivning af sager

Nedenfor er en oversigt over studentersager, heri kan du også se syntaks for de forskellige sager. Listen er ikke udtømmende. Skal du oprette en sag, som ikke er nævnt på listen, skal du bruge denne syntaks i din navngivning:

CPR-nummer (med bindestreg) sagens emne uddannelse og/eller modul.

Husk at der kan være flere enheder, der har brug for at søge sagen frem, derfor er navngivningen vigtig. Der må fx ikke være flere sager, der hedder det samme på den enkelte studerende.

Parter

Der skal altid knyttes en part på en studentersag. Alle nuværende studerende, der er oprettet i Stads, oprettes også automatisk som kontakter i WorkZone. Så når du opretter en sag og skal tilknytte parten, kan du søge vedkommende frem på navn eller CPR-nummer i WorkZone. 

Studerende, der endnu ikke er oprettet som kontakt

Hvis en studerende endnu ikke er oprettet i Stads, er det heller ikke muligt at søge vedkommende frem i WorkZone. Har du en sag på en studerende, der endnu ikke er oprettet i Stads, er du derfor nødt til selv at oprette vedkommende som kontakt i WorkZone [vejledning til at oprette part] for, at du kan gøre vedkommende til part på sagen.

Er der tale om udenlanske studerende, kan du være nødt til at oprette dem med et fiktivt CPR-nummer (bestående af seks tal og fire bogstaver). Hvis du efterfølgende modtager et dansk CPR-nummer fra en udenlandsk studerende, skal du fremsøge evt. sager i WorkZone, som er oprettet med det fiktive CPR-nummer, og tilknytte parten med det korrekte danske CPR-nummer. 

Læseadgang på studentersager og -dokumenter

Der sættes automatisk en læseadgang (kaldet ‘indblik’) på alle sager, der oprettes under sagsgruppe 601, 602, 607 samt 621-625. Adgangen til disse sager begrænses til et generelt studentersagsindblik, så alle, der arbejder med studieforvaltning, har adgang til sagerne.
Disciplinærsager, der oprettes under sagsgruppe 603, får også automatisk påført læseadgang. Her er adgangen dog begrænset til nøglemedarbejdere i Studieservice. Ved sagsoprettelse på et studie skal du derfor sikre, at jeres instituts studenterdiciplinærindblik også bliver sat på sagen. 
Opretter du studentersager under andre sagsgruppe i gruppe 600, skal du altid selv sætte læseadgang på sagen. Du må ikke begrænse adgangen til studentersager eller -dokumenter til dig selv eller andre enkeltpersoner.

Sager med flere studerende

Er der flere studerende tilknyttet en sag fx i forbindelse med en eksamensklage, kan der oprettes en emnesag, hvor alt vedrørende klagesagen samles, og hvor alle studerende gøres til parter på sagen.
 

2. dokumenthåndtering

Journalisering af dokumenter og mails

Dokumenter, skal journaliseres i den sag, hvor de danner grundlag for en afgørelse. Lægeerklæringer skal således ikke oprettes som selvstændige sager. De skal journaliseres i den sag, hvori erklæringen indgår som dokumentation; det kan fx være i en sag med en afgørelse om eksamen på særlige vilkår. Er den samme lægeerklæring dokumentation for flere forskellige afgørelser, journaliseres erklæringen på alle de relevante enkeltsager.
Når du journaliserer dokumenter eller mails i studentersager, skal du navngive dem grundigt. På sidste side er der en liste over dokumenttitler i studentersager. Men listen er ikke udtømmende, så hvis du skal journalisere et dokument/mail, som ikke er nævnt på listen, skal du bruge denne syntaks i din navngivning: Emne samt modtager/afsender fx “Høring af studerende”, “Brev til bedømmer” eller “Svar fra Styrelse”.
Husk, at der kan være flere enheder, der har brug for at søge sagen og dens dokumenter frem, derfor må der ikke være flere dokumenter i den samme sag, der hedder det samme.
Når du skal angive dokumenttype, skal du kun tage stilling til, om dokumentet er Indgående, Internt eller Udgående.
Bemærk ved journalisering af mails: De studerende kan komme til at sende mails med filformater, som WorkZone ikke kan håndtere. Derfor skal du, når du journaliserer mails med vedhæftede filer fra studerende, altid tjekke, at de vedhæftede filer også er journaliserede og kan åbnes.  

Dokumentklassifikation

Både ind- og udgående samt interne dokumenter på AAU skal klassificeres efter AAU’s dataklassifikationsmodel. Dokumenter i studentersager skal som minimum have klassifikationen CONFINDENT, Fortroligt, idet de typisk indeholder oplysninger om den studerende som fx CPR-nummer eller adresse.
Dokumenter, der indeholder strafbare- og/eller helbredsoplysninger – skal have klassifikationen PERSONAL, Følsomt. Dette gælder også for dokumenter, der indeholder oplysninger om karakterer eller karaktergivning, registrering af snyd til eksamen, væsentlige sociale problemer og familieforhold, race eller etnisk oprindelse, politisk/religiøs eller filosofisk overbevisning, seksuelle forhold eller –orientering. 
I sagsgrupperne 601 og 602 får alle dokumenter pr. default dokumentklassifikationen CONFINDENT, Fortroligt. I sagsgruppe 603 får dokumenterne klassifikationen PERSONAL, Følsomt. Husk, at du selv skal ændre dokumentklassifikationen på dokumenterne, hvis den automatiske klassifikation ikke matcher indholdet af de dokumenter, du journaliserer fx ved journalisering af lægeerklæringer i sagsgruppe 601.

Intern sikkerhed

Send dokument- eller sagslinks til hinanden i stedet for at vedhæfte dokumenter i forbindelse med håndtering af studentersager. På den måde fungerer læseadgangen, hvis man skulle komme til at sende til en forkert modtager, som ikke må se dokumentet.

Kommunikation i studentersager via e-boks

I sagsoversigten på de næste sider kan du se i hvilke tilfælde, du skal anvende den studerendes studentmail til kommunikation, og i hvilke tilfælde du skal skrive til den studerende via e-boks. Hvis en sag ikke fremgår af oversigten, skal alle dokumenter, der fx omhandler kontroller, studieinaktivitet, disciplinærsager og udmeldelse altid sendes til den studerendes e-boks, idet denne type sager kan have indflydelse på den studerendes forsørgelsesgrundlag. 

Afslutning af studentersager

En studentersag skal afsluttes, når der er truffet afgørelse i sagen, og afgørelsen er kommunikeret til den studerende. Sagen skal afslutttes, så det kan sikres, at AAU kun opbevarer oplysninger så længe, vi har lovhjemmel til det.

Uddannelsesplanlægning

Sager omkring uddannelsesplanlægning oprettes som emnesager, hvor det omkring det specifikke emne lægges ind for hele året.
Da det er emnesager, navngives dokumenterne på sagen, hvor det giver mening, med den studerendes fulde navn, som det første i dokumenttitlen.
I fanebladet "parter" på sagen, skal den studerende tilknyttes.
De sager, som indeholder personfølsomme eller personhenførbare data, skal påføres indblikket Studentersager i feltet Læseadgang.
Sagen afsluttes ved årets afslutning.


3. journalisering af klientsager - klik for pdf

4. Journalisering af sager vedr. uddannelsesplanlægning (oprettes som emnesag) - klik for pdf

5. Eksempler på dokumenttitler i studentersager - klik for pdf

 

Oprindelse, baggrund og historik

Reglerne er lavet i samarbejde med Studieservice, repræsentanter fra forskellige institutter og ESDH-sekretariatet.

Formål og afgrænsning

Formålet er at journalisere studentersager og visse dele af uddannelsesplanlægning ens i WorkZone.

Overordnede rammer

Reglerne er lavet ud fra den overordnede ramme, som er forvaltningsloven, offentlighedsloven, databeskyttelseslovgivningen og arkivloven samt de overordnede Reglerne for journalisering på AAU.

Kontakt og ansvar

ESDH-sekretariatet.

Mail: ESDH-sekreritat@adm.aau.dk

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Journalisering
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Krænkende adfærd
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd