Regler for journalisering af studentersager og uddannelsesplanlægning
Hvordan journaliseres studentersager og uddannelsesplanlægning i WorkZone på AAU?
Publiceret: 27.01.2021 (Sidst ændret: 06.01.2023)
Print som pdfIndhold
Regler for journalisering af studentersager og uddannelsesplanlægning
1. Sagshåndtering
Generelt om studentersager
Studentersager kan være relevante for flere enheder på AAU. Derfor er det afgørende, at studentersager oprettes, navngives og håndteres på en ensartet måde på AAU.
Én afgørelse – én sag
Studentersager oprettes som hovedregel på den enkelte studerende ud fra enkeltsagsprincippet: Én afgørelse, én sag. Dette princip gør det muligt at afslutte en sag inden for relativ kort tid, og derfor må du ikke oprette samlesager, hvor alt vedrørende en studerende samles (undtaget herfra er SU-kontorets sager).
Studentersager oprettes som hovedregel som såkaldte klientsager og oftest under sagsgruppen 601," Individuelle sager på studerende".
Klagesager oprettes under sagsgruppe 602 Studerendes klagesager og disciplinærsager under sagsgruppe 603 Disciplinærsager.
Hvem journaliserer?
Den første, der modtager eller sender oplysninger fra en studerende har ansvaret for, at der bliver oprettet en sag og at oplysningerne bliver journaliseret på sagen i WorkZone.
Bemærk dog, at Studieservice ikke opretter sager i forbindelse med optagelse af studerende. Sagsrelevante oplysninger, som institutterne modtager fra Optagelsen i forbindelse med faglig vurdering og merit, journaliseres af institutterne.
Navngivning af sager
I afsnit 3 er der en oversigt over hvordan sager vedr. studrende skal oprettes, herunder navngivning m.m. Oversigten er ikke udtømmende. Skal du oprette en sag, som ikke fremgår af oversigten, skal du bruge denne syntaks i din navngivning:
CPR-nummer (med bindestreg) sagens emne uddannelse og/eller modul.
Husk at der kan være flere enheder, der har brug for at søge sagen frem, hvorfor det er vigtigt, at bruge den ovennævnte syntaks. Der må f.eks. ikke være flere sager vedrørende en studerende, der er navngivet ens.
Parter
Der skal altid knyttes en part på en sag om en studerende. Alle nuværende studerende, der er oprettet i Stads, oprettes også automatisk som kontakter i WorkZone. Så når du opretter en sag og skal tilknytte en eller flere parter, kan du søge den eller de studerende frem på navn eller CPR-nummer i WorkZone.
Studerende, der endnu ikke er oprettet som kontakt
Hvis en studerende endnu ikke er oprettet i Stads, er det heller ikke muligt at søge vedkommende frem i WorkZone. Har du en sag på en studerende, der endnu ikke er oprettet i Stads, er du derfor nødt til selv at oprette vedkommende som kontakt i WorkZone for, at du kan gøre vedkommende til part på sagen. Du finder vejledning her: Opret part til studentersag
Der kan være udenlandske studerende, der på tidspunktet for sagens oprettelse, endnu ikke har modtaget et dansk CPR-nummer. I de tilfælde er du nødt til at oprette dem med et fiktivt CPR-nummer (bestående af seks tal og fire bogstaver). Når de efterfølgende modtager et dansk CPR-nummer skal du ændre primærparten på de sager, der er tilknyttet den udenlandske studerende.
Begrænsning af læseadgang på studentersager og -dokumenter
Der sættes automatisk en læseadgang (kaldet ‘indblik’) på alle sager, der oprettes under sagsgruppe:
- 601 Individuelle sager på studerende
- 602 Studerendes klagesager
- 603 Disciplinærsager
- 608 Eksamensbeviser
Adgangen til 601, 602 og 608 sager begrænses, så kun medarbejdere, der arbejder med studerende, har adgang til sagerne.
Disciplinærsager, der oprettes under sagsgruppe 603, bliver automatisk påført læseadgang. Her er adgangen dog begrænset til nøglemedarbejdere i Studieservice. Ved sagsoprettelse på et institut skal du derfor sikre, at dit instituts studenterdiciplinærindblik også bliver sat på sagen.
Der sættes også automatisk læseadgang (kaldet ‘indblik’) på alle sager, der oprettes under sagsgruppe:
- 671 Individuelle sager vedrørende Statens Uddannelsesstøtte (SU)
- 672 Klager på området for Statens Uddannelsesstøtte (SU)
- 678 Udlandsstipendier
- 681 Individuelle sager vedrørende Specialpædagogisk Støtte (SPS)
- 682 Klager på området for Specialpædagogiske Støtte (SPS)
Adgangen til disse sager begrænses så kun medarbejdere i Studieservice, der har adgang til sagerne.
Opretter du studentersager under andre sagsgrupper i Emnegruppe 60, skal du altid selv sætte læseadgang på sagen. Du må ikke begrænse adgangen til studentersager eller -dokumenter til dig selv eller andre enkeltpersoner.
Sager med flere studerende
Er der flere studerende tilknyttet en sag f.eks. i forbindelse med en eksamensklage, skal der oprettes en emnesag, hvor alt vedrørende klagesagen samles, og hvor alle studerende gøres til parter på sagen.
2. Dokumenthåndtering
Journalisering af dokumenter og mails
Dokumenter skal journaliseres på den sag, hvor de danner grundlag for en afgørelse. Lægeerklæringer skal derfor ikke oprettes som selvstændige sager. De skal journaliseres på den sag, hvori erklæringen indgår som dokumentation; det kan f.eks. være i en sag med en afgørelse om særlige prøvevilkår. Er den samme lægeerklæring dokumentation i forbindelse med flere forskellige afgørelser, journaliseres lægeerklæringen på de relevante sager.
Når du journaliserer dokumenter eller mails i studentersager, skal du navngive dem korrekt. I afsnit 5 er der en oversigt over navngivning af dokumenter i sager vedr. studerende. Oversigten er ikke udtømmende. Såfremt du skal journalisere et dokument eller en mail, som ikke er nævnt i oversigten, skal du bruge denne syntaks i din navngivning:
Emne samt modtager/afsender f.eks. “Høring af studerende”, “Brev til bedømmer” eller “Svar fra Styrelse”.
Husk, at der kan være flere enheder, der har brug for at søge sagen og dens dokumenter frem, derfor må der ikke være flere dokumenter på en sag, der er navngivet ens.
Når du skal angive dokumenttype, skal du kun tage stilling til, om dokumentet er Indgående, Internt eller Udgående.
Bemærk ved journalisering af mails: De studerende kan sende mails med filformater, som WorkZone ikke kan håndtere. Derfor skal du altid tjekke, at de vedhæftede filer er journaliserede og kan åbnes.
Dokumentklassifikation
Både ind- og udgående samt interne dokumenter på AAU skal klassificeres efter AAU’s dataklassifikationsmodel. Dokumenter i sager vedrørernde studerende skal som minimum have klassifikationen CONFINDNT, Fortroligt, idet de typisk indeholder oplysninger om den studerende som f.eks. CPR-nummer eller adresse.
Dokumenter, der indeholder strafbare- og/eller helbredsoplysninger, skal have klassifikationen PERSONAL, Følsomt. Dette gælder også for dokumenter, der indeholder oplysninger om karakterer eller karaktergivning, registrering af snyd til eksamen, væsentlige sociale problemer og familieforhold, race eller etnisk oprindelse, politisk/religiøs eller filosofisk overbevisning, seksuelle forhold eller –orientering.
I sagsgrupperne 601 Individuelle sager på studerende og 602 Studerendes klagesager får alle dokumenter automatisk dokumentklassifikationen CONFINDNT, Fortroligt.
I sagsgruppe 603 Disciplinærsager får dokumenterne klassifikationen PERSONAL, Følsomt.
Husk, at du selv skal ændre dokumentklassifikationen på dokumenterne, hvis den automatiske klassifikation ikke matcher indholdet af de dokumenter, du journaliserer. Det kan f.eks. være ved journalisering af lægeerklæringer i sagsgruppe 601 Individuelle sager på studerende.
Intern sikkerhed
Send dokument- eller sagslinks til hinanden i stedet for at vedhæfte dokumenter i forbindelse med håndtering af studentersager. På den måde fungerer læseadgangen, hvis man skulle komme til at sende til en forkert modtager, som ikke skal se dokumentet samt at du overholder databeskyttelsesreglerne.
Kommunikation i studentersager via e-boks
I sagsoversigten i afsnit 3 kan du se i hvilke tilfælde, du skal anvende den studerendes studentmail til kommunikation, og i hvilke tilfælde du skal skrive til den studerende via e-boks. Hvis en sag ikke fremgår af oversigten, skal alle dokumenter, der f.eks. omhandler kontroller, studieinaktivitet, disciplinærsager og udmeldelse altid sendes til den studerendes e-boks, idet denne type sager kan have indflydelse på den studerendes forsørgelsesgrundlag.
Afslutning af studentersager
En studentersag skal afsluttes, når der er truffet afgørelse i sagen, og afgørelsen er kommunikeret til den studerende. Sagen skal afslutttes, så det kan sikres, at AAU kun opbevarer oplysninger i den periode, vi har lovhjemmel til.
Uddannelsesplanlægning
Sager omkring uddannelsesplanlægning oprettes som emnesager, hvor det omkring det specifikke emne lægges ind for hele året.
Da det er emnesager, navngives dokumenterne på sagen, hvor det giver mening, med den studerendes fulde navn, som det første i dokumenttitlen.
I fanebladet parter på sagen, skal den studerende tilknyttes.
De sager, som indeholder følsomme personoplysninger eller personhenførbare data, skal påføres indblikket Studentersager i feltet Læseadgang.
Sagen afsluttes ved årets afslutning.
3. journalisering af klientsager - klik for pdf
4. Journalisering af sager vedr. uddannelsesplanlægning (oprettes som emnesag) - klik for pdf
5. Eksempler på dokumenttitler i studentersager - klik for pdf