AAU Håndbogen

Regel om privat anvendelse af Aalborg Universitets digitale arbejdsredskaber

Publiceret: 25.05.2021 (Sidst ændret: 28.05.2021)

Print som pdf

Indhold

Det fremgår af regel om god adfærd ved anvendelse af universitetets ressourcer, at universitetets ressourcer
kun må anvendes til løsning af universitetets opgaver. Medarbejdere må derfor ikke anvende universitetets ressourcer til privat brug eller i forbindelse med bibeskæftigelse, medmindre det udtrykkeligt fremgår af en af universitetets politikker eller regler.
I denne regel er de undtagelser beskrevet, hvor udstyret kan anvendes privat.

Personlig computer

En medarbejder må anvende computeren og den installerede software til privat brug. Den private brug må aldrig udgøre en sikkerhedsmæssig risiko. Det er tilladt i begrænset omfang at gemme private data på computeren, jævnfør afsnittet nedenfor om dataopbevaring.
En medarbejder må installere software i begrænset omfang på computeren. Det skal være software fra anerkendte leverandører, og medarbejderen er ansvarlig for, at der foreligger licens for brugen af softwaren.
Computeren må kun anvendes af medarbejderen. Den må således ikke overlades til eksempelvis medarbejderens familie.

PC-arbejdsplads

Hvis medarbejderen har fået stillet PC-arbejdsplads til arbejdsmæssig brug til rådighed i hjemmet, må medarbejderen anvende denne til almindelig privat brug.

TABLETS

Tablets må anvendes til private formål på samme måde og i samme omfang som en personlig computer.

Mobiltelefon og mobilabonnement

En medarbejder, der beskattes af fri telefon, kan anvende selve telefonen og mobilabonnementet til privat brug. Nedenstående gælder derfor alene for medarbejdere, der beskattes af fri telefon.
En medarbejder må installere apps på telefonen. Det skal være apps fra anerkendte leverandører. Medarbejderen er ansvarlig for, at der foreligger licens for brugen af appen. Den private brug må aldrig udgøre en sikkerhedsmæssig risiko.
Telefonen må kun anvendes af medarbejderen, og den må ikke overlades til eksempelvis medarbejderens familie.
Selvom telefonen er beskattet som fri telefon, må der ikke anvendes tale eller sendes sms/mms til særligt takserede numre.
Der må kun undtagelsesvist og i meget begrænset omfang anvendes tale via abonnementet privat til eller fra andre lande end EU og EØS lande. Ved ophold i EU og EØS må der arbejdsmæssigt og privat bruges data samlet set op til den aktuelle grænse for brug af data i EU i teleaftalen. Uden for EU og EØS må data ikke bruges privat.

Bredbånd

Hvis universitetet har betalt en bredbåndsforbindelse til medarbejderens hjem, kan medarbejderen og medlemmer af medarbejderens husstand anvende denne privat.

TELEFONI (PT. SKYPE FOR BUSINESS)

Skype for Business må anvendes privat, hvis opkaldet går til andre skype-brugere. Hvis opkaldet ikke er skype-til-skype, må der ringes privat i begrænset omfang til normalt takserede telefonnumre i Danmark, og der må ikke ringes privat til udlandet.

AAU-mail

'Alle medarbejdere ved Aalborg Universitet har en AAU-mail-adresse. Adressen må benyttes til privat kommunikation. Privat kommunikation bør markeres som sådan, ligesom gemte mails skal opbevares i en mappe, som tydeligt er markeret ”privat”.
Når AAU-mail bruges privat, er medarbejderen ansvarlig for, at brugen sker forsvarligt og i overensstemmelse med gældende dansk lovgivning. En AAU-mail må ikke benyttes til formål, der ikke er forenelig med universitetets virke.

Dataopbevaring

En medarbejder må i begrænset omfang benytte Aalborg Universitets dataopbevaringsmuligheder til at gemme private data. Data skal i så fald være tydeligt markeret som privat. De private data må ikke indeholde andre personers personlige oplysninger.
Opbevaring af private data på Aalborg Universitets systemer sker på medarbejderens eget ansvar.

Oprindelse, baggrund og historik

Reglen er udarbejdet i et samarbejde mellem IT Services, Økonomiafdelingen og HR-afdelingen. Reglen
er godkendt den 22/12 2020 af Universitetsdirektør Søren Lind Christiansen (Dokument "D-2289456")

Formål og afgrænsning

Formålet med denne regel er at uddybe Aalborg Universitets regel om god adfærd ved anvendelse af
universitetets ressourcer,
for så vidt angår de personlige digitale arbejdsredskaber, som Aalborg Universitet
som arbejdsgiver stiller til rådighed for medarbejderne.
Ved personlige digitale arbejdsredskaber forstås IT-udstyr, -serviceydelser og kommunikationstjenester,
herunder mobiltelefoner. Reglen omhandler således personligt udstyr og ikke laboratorieudstyr og lignende.
Denne regel beskriver de tilfælde, hvor digitale arbejdsredskaber undtagelsesvist må anvendes privat.
Bemærk at der således alene er hjemmel til privat brug, hvis og i det omfang det fremgår af denne regel.

Overordnede rammer

Reglen er en uddybning af Aalborg Universitets regel for god adfærd ved anvendelse af universitetets
ressourcer,
som bygger på den forvaltningsretlige grundsætning om forsvarlig økonomisk forvaltning.
Reglen kan læses i sammenhæng med regel for god adfærd ved anvendelse af universitetets ressourcer
til personlige digitale arbejdsredskaber [link].

Kontakt og ansvar

Dokumentet vedligeholdes af IT Services ved Supportchef Michael Collin

Begrebsdefinitioner

Ved personlige digitale arbejdsredskaber forstås IT-udstyr, -serviceydelser og kommunikationstjenester,
herunder mobiltelefoner. Reglen omhandler personligt udstyr og ikke laboratorieudstyr og lignende.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Journalisering
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Krænkende adfærd
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd