AAU Håndbogen

Regler for afslutning af sager i WorkZone i forbindelse med aflevering til Rigsarkivet

Reglerne retter sig mod medarbejdere på AAU, der arbejder med administrative opgaver og journalisering i WorkZone.

Publiceret: 02.07.2021 (Sidst ændret: 30.09.2021)

Print som pdf

Indhold

Hvornår er en sag færdigbehandlet og kan afsluttes?

En sag er færdigbehandlet og kan afsluttes, når den opgave sagen vedrører er løst. Vær opmærksom på, at der kan være specifikke regler for, hvornår en opgave er løst. Er du i tvivl, så kontakt den fagansvarlige Fælles Service enhed f.eks. HR, STS, CAS.

Hvad betyder det for dig?

Det betyder, at

  • Hvis du løbende har afsluttet og arkiveret dokumenterne på dine sager, således at du kun har igangværende sager åbne, så skal du ikke foretage dig yderligere.
  • Hvis du ikke løbende har afsluttet dine sager, men har arkiveret dokumenterne på dem, så skal du
    • Ændre sagernes tilstand til ”Færdigbehandlet”
    • Afslutte sagerne
  • Hvis du ikke løbende har arkiveret din dokumenter og afsluttet dine færdigbehandlede sager, så skal du
    • gennemgå alle dine åbne sager og vurdere, hvilke sager der er færdigbehandlet
    • på de sager der er færdigbehandlet, skal du:
    • Gennemgå dokumenterne på sagen og sikre, om de er navngivet i overensstemmelse med de specifikke journaliserings- og taksonomiregler, der er udarbejdet for opgaven. Hvis der ikke findes sådanne regler, så skal dokumenterne gives en sigende titel i forhold til indholdet.
    • Arkivere alle dokumenterne så de får et aktnummer
    • Arkivere noter i noteværktøjet, der skal have et aktnummer
    • Ændre sagens tilstand til færdigbehandlet
    • Afslutte sagen


Quickguide til arkivering af noter
Quickguide til arkiver dokument og afslut sag

 

Hvordan fortager du ændringer på flere sager på én gang?

Du kan foretager ændringer på flere sager på én gang. Du kan f.eks. masseafslutte sager, masseændring af sagernes Tilstand, masseændre Sagsbehandler eller Ansvarlig enhed.

Quickguide til hvordan du ændrer på flere sager

Husk at opdatere i WorkZone for at se de ændringerne du har foretaget!

Oprindelse, baggrund og historik

Reglen er udarbejdet af ESDH-sekretariatet i forbindelse med periodeskift og aflevering af ESDH-systemet WorkZone til Rigsarkivet 2021.

Formål og afgrænsning

Rigsarkivet har truffet bevaringsbeslutning for WorkZone og AAU skal derfor aflevere en kopi af data her fra ca. en gang hvert femte år. Kopien kaldes en arkiveringsversion og skal indeholde de færdigbehandlede og afsluttede sager, Rigsarkivet finder bevaringsværdige for eftertiden.

Denne regel har til formål, at sikre:

  • At metadata på den enkelte åbne sag med tilhørende dokumenter er i overensstemmelse med de relevante journaliserings- og taksonomiregler. Hvis der ikke findes sådanne regler, gælder Regler for journalisering på AAU – Sådan skal du bruge WorkZone.
  • At samtlige dokumenter er arkiveret på sagen og dermed tildeles et aktnummer
  • At sagen er færdigbehandlet og afsluttet

Overordnede rammer

Regler for journalisering på AAU – Sådan skal du bruge WorkZone (2018-050-00030)

Kontakt og ansvar

Ansvarlig enhed: ESDH-sekretariatet

Kontakt: esdh-sekretariat@adm.aau.dk

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Journalisering
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Krænkende adfærd
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd