Regler for brug af notatfunktionen i WorkZone

Indhold

Regler for at bruge notatfunktionen i WorkZone til at støtte AAU´s notat- og dokumentationspligt

Målgruppen for reglerne er ledere og medarbejdere på AAU, der har opgaver, der kræver overholdelse af en offentlig forvaltnings notat- og dokumentationspligt.

1.HVORFOR HAR AAU EN NOTATPLIGT?

Som medarbejder på AAU har du notatpligt i forbindelse med din løsning af administrative opgaver. Det betyder, at du har pligt til at notere oplysninger, som du modtager mundtligt eller på anden måde, hvad enten det f.eks. er fra en kollega eller en ekstern ekspert eller person, hvis oplysningerne har betydning for afgørelsen af en sag eller det videre arbejde med en sag eller opgave i øvrigt.

Formålet med notatpligten er at AAU som en offentlig myndighed, skal sikre den enkelte borgers, på AAU primært studerende og ansatte, retssikkerhed ved at:

• Dokumentere hvad der er sket i en sag – også selv om det ikke er en afgørelsessag
• Give mulighed for kontrol af om en offentlig myndighed har handlet korrekt i sin sagsbehandling
• Sikre adgang til aktindsigt i det fulde grundlag for afgørelsen i en afgørelsessag eller i øvrigt en sags behandling

Notatpligt efter Offentlighedsloven

Som en offentlig myndighed har AAU en notatpligt jf. Offentlighedsloven §13.

Heraf fremgår det, at i sager, hvor der er eller vil blive truffet afgørelse af en myndighed, er den enkelte medarbejder forpligtet til at lave et skriftligt notat, hvis han eller hun får mundtlige oplysninger eller på anden måde bliver gjort bekendt med oplysninger, der kan have relevans for afgørelsen i en sag. Dette gælder dog kun, hvis oplysningerne ikke allerede fremgår af sagens dokumenter. §13, stk. 1

Desuden skal en myndighed lave et skriftligt notat for at kunne dokumentere – som det hedder – væsentlige sagsekspeditionsfremskridt, hvis disse fremskridt ikke i øvrigt fremgår af andre dokumenter på sagen. § 13, stk. 2

Notatpligt efter Ulovbestemt retsgrundsætning og God forvaltningsskik

For en offentlig myndighed er der desuden en række uskrevne spilleregler og normer for, hvordan man skal sagsbehandle – ulovbestemte retsgrundsætninger og god forvaltningsskik. Der er netop tale om uskrevne etiske spilleregler for sagsbehandlingen, som det er op til den enkelte forvaltningsmyndighed/sagsbehandler at håndtere.

En af retsgrundsætningerne indebærer, at en offentlig myndighed kan være forpligtet til at gøre notat om modtagne oplysninger, som kan karakteriseres som væsentlige for en sags ekspeditionsfremskridt[1], f.eks. ved videregivelse af oplysninger, også i sager der ikke er direkte afgørelsessager. Pligten til at gøre skriftligt notat efter retsgrundsætningen er karakteriseret ved:

• At der er tale om en administrativ sag, der har en vis indgribende eller væsentlig betydning for primært studerende eller ansatte på AAU og hvor det er naurligt og ønskeligt, at der tages notat om væsentlige ekspeditionsfremskridt
• At dokumentationen ikke allerede fremgår af sagens dokumenter[2].

Endelig tilsiger god forvaltningsskik, at man som myndighed bl.a. skal behandle studerende og ansatte respektfuldt og tillidsvækkende, og at sagsbehandlingen skal ske uden unødig forsinkelse. Det er hensigtsmæssigt at gøre notater om f.eks. ekspeditionsfremskridt, faglige drøftelser af en given problemstilling eller indholdet i en telefonsamtale med en studerende eller ansat med henblik på at sikre dokumentation heraf eller undgå tvivl om, hvad der er sket i en given sag.

F.eks. kan en studievejledning på AAU være hensigtsmæssig at dokumentere, idet vejledningen på et senere tidspunkt kan vise sig at være blevet misforstået. Hvis den pågældende, der har modtaget vejledningen, samtidigt har handlet herefter, og det har haft utilsigtede konsekvenser for den pågældende, kan der blive tale om en sag af en eller anden karakter. Det kan desuden være hensigtsmæssigt at have dokumenteret årsagen til at en eksamen eller et kursus er flyttet eller aflyst f.eks. på grund af COVID19.

Et andet eksempel på, hvor det er hensigtsmæssigt at gøre skriftlige notater, er ved ekspeditionsfremskridt eller omvendt –hindringer i sager om faktisk forvaltningsvirksomhed, f.eks. hvis institutionen afventer udtalelse fra en studieleder i en sag, hvor en studerende ønsker at skifte gruppe på sit studium. Selv om der ikke er nogen direkte notatpligt, kan det være hensigtsmæssigt at dokumentere delprocesser i sagsbehandlingen, der kan være med til at dokumentere sagsbehandlingstiden i en given sag og dermed kunne dokumentere, at der ikke sker unødvendig forhaling af en sags behandling.

2. HVORNÅR SKAL DU OPRETTE ET NOTAT TIL EN SAG?

Der skal noteres faktiske oplysninger om en konkret sag:

• Hvis oplysningerne er modtaget mundtligt og ikke fremgår af sagens aktiver i øvrigt. (f.eks. fra en dialog på et møde, en telefonsamtale eller en faglig dialog i øvrigt
• Hvis oplysningerne har eller kan formodes at have betydning for en sag, hvori der skal træffes en afgørelse
• Hvis oplysningerne i øvrigt er eller kan formodes at have betydning for sagen, (f.eks. hvis der er videregivet oplysninger til en anden myndighed)
• Hvis der er væsentlige oplysninger om ekspeditionen i en sag (f.eks. hvis sagsbehandlingstiden trækker ud af konkrete årsager)

3. HVAD SKAL DET ENKELTE NOTAT INDEHOLDE?

• Oplysningernes oprindelse – hvem har man fået oplysningerne af
• Hvornår er oplysningerne modtaget – dato, klokkeslæt og evt. sted
• Årsagen til at man har modtaget de konkrete oplysninger til sagen– f.eks. kontakt fra en studerende eller medarbejder, der er part i sagen, om man har opsøgt faglig vejledning
• Indholdet i den konkrete henvendelse – hvilke supplerende oplysninger der er givet til sagen

For at sikre så præcis en gengivelse som muligt af de modtagne oplysninger, skal du skrive notatet hurtigst muligt, efter at man er kommet i besiddelse af oplysningerne.

1. HVORDAN opretter du et notat i WorkZone?

I WorkZone er der en notat-funktion, der kan lette dig i opgaven med at opfylde notatpligten i sagsbehandlingen.

Et notat i WorkZone kan både oprettes på en sag og et dokument.

Det enkelte notat ligger som et synligt dokument på sagen, med de egenskaber et dokument har og skal have.

Der kan oprettes to forskellige typer af notater, som kan vælges for at præcisere hvilken type notat, der er tale om.

Sagsbehandlingsnotat som anvendes til:

• Notat jf. Offentlighedsloven §13, stk. 1
• Notat jf. Offentlighedsloven §13, stk. 2
• Notat jf. pligten til at dokumentere oplysninger, som kan karakteriseres som væsentlige for en sags ekspeditionsfremskridt
• Notat jf. god forvaltningsskik i øvrigt

Procesnotat som anvendes til en bredere vifte af notater, der beskriver status og fremskridt, påmindelser eller interne faglige vurderinger og konklusioner på en specifik sag/dokument eller sagsproces.

Når et notat oprettes i WorkZone, registreres automatisk dato og klokkeslæt, hvem der har oprettet det, samt eventuelle senere ændringer i notatet.

Når et notat låses, kan det ikke genåbnes og derfor ikke ændres.

(1) Ombudsmandens myndighedsguide og Aktindsigtshåndbogen
(2) Ombudsmandens myndighedsguide og Aktindsigtshåndbogen

Oprindelse, baggrund og historik

Disse regler for brug af notatfunktionen i WorkZone er udarbejdet af ESDH-sekretariatet på grundlag af drøftelser i en referencegruppe bestående af repræsentanter fra HR, Studieservice, Rektorsekretariatet, Kontraktenheden og ØA.

Reglerne gælder for alle ansatte på AAU. Du skal være opmærksom på, at der kan være uddybende specifikke regler for brugen af notatfunktionen på sager og dokumenter indenfor det enkelte fagområde, f.eks. det studieadministrative område, HR og GDPR.[1]

De interne regler er godkendt af Den Administrative Ledergruppe primo april 2021.

ESDH-sekretariatet er ansvarlig for opdatering af reglerne mindst én gang årligt i december måned.

[1] I tvivlstilfælde anbefales det at kontakte Fælles Service på de enkelte fagområder

Formål og afgrænsning

Formålet med reglerne for brug af notatfunktionen i WorkZone er at fastlægge, hvordan vores notatpligt som ansatte på AAU i henhold til Offentlighedsloven, Forvaltningsloven og god forvaltningsskik skal løftes ved at bruge notat-værktøjet i WorkZone til at opfylde AAU´s notatpligt. Desuden skal reglerne sikre, at notatpligten gennemføres ensartet, systematisk og administrativt rationelt.

Regler for brug af notatfunktionen retter sig udelukkende mod administrative opgaver. Reglerne omfatter IKKE selve opgaven med forskning og undervisning samt den dokumentation der findes i andre godkendte fagsystemer.

Notatpligten jf. lovgivningen har ikke ændret sig, ligesom anvendelse af notatfunktionen i WorkZone ikke ændrer på retten til indsigt/aktindsigt.

Formålet med at anvende notatfunktionen i WorkZone er alene at lette opgaven med at opfylde notatpligten i det administrative arbejde.

Overordnede rammer

• Forvaltningsloven
• Offentlighedsloven
• Databeskyttelsesregler

Kontakt og ansvar

ESDH-sekretariat@adm.aau.dk