Regler for journalisering af dagsordner og referater

Indhold

Skriftlige dagsordner og referater fra møder på AAU skal journaliseres i WorkZone.

Afhængig af mødeforummets omfang af sagsfremstillinger og bilag, er der tre forskellige modeller, I kan følge, når I journaliserer dagsordner/referater.

Det er den sekretariatsbetjenende enhed, der afgør, om I vil opbygge en dagsordensstruktur ud fra model A, B eller C. Det vigtigste er, at I håndterer forummet på en ensartet måde i enheden. 

Model A: Fx afdelings-/kontormøder eller arbejdsgruppemøder

Når I skal journalisere dagsordner/referater til møder, hvor der ofte kun er nogle få/ingen bilag til hvert møde, er det nok at oprette en sag pr. år og samle alle dagsordner/referater samt evt. bilag i denne sag. Se bilag.

Model B: Fx fakultetsmøder, institutrådsmøder, studienævnsmøder, studieledermøder og samarbejdsudvalg

Er der tale om dagsordner/referater til et forum/udvalg, hvortil der i mindre grad arbejdes med sagsfremstillinger/arbejdes med kortfattede sagsfremstillinger, er det nemmest at holde det hele samlet på en sag pr. møde og evt. pege sagen op på en oversag, der dækker hele året. Se bilag. 

Model C: Fx direktion, hovedsamarbejdsudvalg, det strategiske digitaliseringsudvalg eller akademisk råd

Til et forum, hvor der anvendes sagsfremstillinger med mange bilag, og hvor der er meget korrespondance med de sagsansvarlige, er det en fordel at dele det enkelte møde op i flere undersager. Se bilag. 

For alle modeller gælder, at I:

• Altid skal lade årstal, mødedato og mødeforum indgå i sagstitlen.
• Skal tilstræbe kun at bruge kendte forkortelser af råd, nævn, enheder og udvalg, når I navngiver sagerne.
• Skal sikre, at der er læseadgang på de dagsordner/referater/sagsfremstillinger/bilag, der indeholder følsomme/fortrolige oplysninger.
• Skal sikre, at der er et offentlig referat – renset for fortrolige/følsomme oplysninger - tilgængeligt for relevante parter/alle, hvis interne regler eller bekendtgørelser m.m. fastlægger, at der skal være offentligt tilgængelige referater fx fra studienævnsmøder.
• Selv skal afgøre, om I vil sætte læseadgang på de enkelte følsomme/fortrolige dokumenter eller på hele sagen. Hvis I sætter læseadgang på sagen, skal I sikre deling af de åbne referater på anden vis.
• Om muligt bør bruge WorkZones procesværktøj til godkendelse af alle interne referater (kan dog kun bruges til ansatte på AAU).
• Skal sikre, at dagsordenspunkter, der omhandler afgørelser inden for emne-/personsager eller drøftelser af emner som fx arbejdsmiljø udspringer af selvstændige sager, hvor evt. bilag, notater og forarbejdet til dagsordenspunktet er samlet. 

Hvilke sagsgrupper, skal anvendes (se også bilag)

Nedenfor er oplistet nogle af de mest gængse mødefora, listen er ikke udtømmende.

Generelle regler for sagsfremstillinger

En sagsfremstilling og evt. tilhørende bilag til en dagsorden skal altid komme fra en selvstændig emne-/personsag.

AAU’s skabelon til sagsfremstillinger ligger i WorkZone i menulinjen øverst under knappen ‘Word’. Såvel sagsfremstilling som bilag skal have tilstanden “Arkiveret” i emne-/personsagen, inden dokumenterne kopieres til dagsordenssagen, eller sendes til den dagsordensansvarlige. Dermed sikres det, at man altid kan se hvilken sagsfremstilling, der er den endelige, og som har resulteret i en afgørelse.

I emne-/personsagen skal det af sagsfremstillingens dokumenttitel fremgå, hvilket mødeforum, der skal træffe afgørelse i sagen samt dato for behandlingen. Derved sikres det, at man fra sagen kan finde beslutningen i det relevante forums mødereferat.

Om der skal sættes læseadgang på den sag, der indeholder sagsfremstillingen, afhænger af indholdet: Er der tale om personfølsomt eller -fortroligt indhold, skal der læseadgang på sagen. Dette gælder også, hvis der er tale om en intern sag af fortrolig karakter.

Når sagsfremstillingen er færdig, kopieres den til dagsordenssagen, eller den sendes som vedfæftet fil i en mail til den medarbejder/sekretariatsbetjenende enhed, der er dagsordensansvarlig for det relevante forum (se evt. forklarende oversigt i bilag 4).

Oprindelse, baggrund og historik

Disse regler for dagsordner og referater er udarbejdet af ESDH-sekretariatet ud fra de overordnede regler for journalisering på AAU. Regler for journalisering på AAU - Sådan skal du bruge WorkZone

Reglerne gælder for alle ansatte på AAU.

ESDH-sekretariatet er ansvarlig for opdatering af reglerne mindst én gang årligt.

Overordnede rammer

Regler for journalisering på AAU
Forvaltningsloven
Offentlighedsloven
Arkivloven

Kontakt og ansvar

ESDH-sekretariat@adm.aau.dk

Bilag

Se bilag