AAU Håndbogen

Regler for journalisering af opgaver på kommunikationsområdet

Publiceret: 18.02.2022 (Sidst ændret: 29.04.2022)

Print som pdf

Indhold

I forbindelse med løsningen af kommunikationsopgaver på AAU udfærdiges der ofte en række baggrundsdokumenter og konkrete kommunikationsprodukter, som skal journaliseres. Det drejer sig primært om kommunikation med eksterne, fx pressemeddelelser, aftaler om kommunikationsydelser, mm. og om intern kommunikation vedr. planlægning af kampagner og events, kommunikationsplaner og -strategier, mm.

Når du journaliserer på kommunikationsområdet, skal du desuden være opmærksom på følgende:


Generelt for journalisering

  • Bestem det overordnede emne, opret en (emne-)sag, hvor emne + periode/år/dato fremgår af titlen og gem et eller flere dokumenter derunder.
  • Du skal oprette en sag, når du går i gang med at løse en opgave.
  • Ved oprettelse af en sag skal du vælge sagsgruppe. Se skemaet (bilag) og find den sagsgruppe, der passer bedst.
  • Det er muligt at lave henvisninger til andre lignende sager. Se vejledning “lav relation mellem sager” på www.workzone.aau.dk
  • Sager afsluttes, når der ikke skal journaliseres mere på sagen eller ved nærmeste årsskifte.
     

Begrænsning af adgang til sager og dokumenter.

  • Der kan efter behov sættes begrænset læse-/skriveadgang (indblik) på enten sag eller dokument. Er det ikke absolut nødvendigt, skal sagen være åben af hensyn til vidensdeling på tværs af AAU.
  • Hvis du benytter læse-/skriveadgang, så husk at give dig selv adgang. Hvis du kun giver adgang til et team/indbliksgruppe, du ikke selv er en del af, kan du ikke få lov at gemme sagen.
  • Hvis du benytter læseadgang – og hører under AAU Kommunikation – så husk at give adgang til indbliksgruppen [AAU kommunikation - ledelse].
  • Hvis du benytter læseadgang – og sagen/dokumentet vedrører indkøb – så husk at give adgang til [Indkoebsenheden].
  • Ved deling af sag/dokument med begrænset læseadgang, husk at give adgang til dem, der deles med. Ved udsendelse til/deling med hele organisationen fjernes læseadgang fra det enkelte dokument.
  • Bemærk! Der er ikke en enhed/gruppe, som omfatter hele AAU Kommunikation. Hvis alle i AAU Kommunikation skal have adgang til en adgangsbegrænset sag, så giv adgang til [10502 AAU Kommunikation] + [10503 Team digital] + [10504 Rekruttering og branding] + [10505 Team presse].


Journaliseres ikke

  • Ved udarbejdelse af tryksager er det kun trykfærdige pdf’er, du skal journalisere. Billedarkiv og produktionsfiler (fx InDesign- og Publisher-filer) journaliseres ikke. I sagsteksten kan du notere, hvor evt. produktionsfiler og billeder er gemt.
  • Opslag og kommentarer på sociale medier journaliseres som udgangspunkt ikke, idet disse kanaler ikke anvendes til sagsbehandling. Opslag og kommentarer vil desuden som regel udspringe af strategier/pressemeddelelser/kampagner, der allerede er journaliseret. Resulterer opslag og/eller kommentarer i konkrete aftaler om møder/aftaler/nye initiativer/sagsbehandling mv. journaliseres disse som andre opgaver af samme art.


Fejlsager/-dokumenter

  • Sager kan ikke slettes. Hvis en sag er oprettet på en forkert sagsgruppe, så opret en ny sag på den rigtige sagsgruppe, flyt evt. dokumenter på sagen til den nye sag, omdøb den gamle sag til ”fejlsag” og afslut den
  • Dokumenter der er arkiveret og har fået et aktummer, kan ikke slettes. Men dokumenter, der ligger som udkast kan slettes. Alle arkiverede dokumenter kan flyttes fra sag til sag. Hvis en mail er arkiveret ved en fejl, så opret en skraldespandssag under sagsgruppe 909, angiv i titlen skraldespandssag samt årstal og flyt mailen dertil. Skraldespandssager skal afsluttes ved årets afslutning.


Søgning

Ved søgning i fritekst-søgefeltet kan du bruge * før og efter dit søgeord for at inkludere evt. sammensatte ord, der indeholder søgeordet.

Ved søgning i titel-søgefeltet kan du anvende ^ før dit søgeord for at set bort fra brug af store/små bogstaver. Og du kan anvende * før og efter dit søgeord for at se bort fra evt. andre ord i titlen. Fx: ^*åbent hus* 

 

Oprindelse, baggrund og historik

Udarbejdet oktober 2021, AAU Kommunikation 

Formål og afgrænsning

Formålet er at konkretisere og tydeliggøre, hvordan journalisering på kommunikationsområdet udføres.

Kontakt og ansvar

AAU Kommunikation

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Journalisering
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Krænkende adfærd
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd