Fortrolighed i det Digitale Projektbibliotek

Indhold

Studenterprojekter fra Aalborg Universitets studerende arkiveres i Pure, og de projekter, som er markeret som offentligt tilgængelige formidles på portalen projekter.aau.dk.

Portalen er splittet op, så typerne Kandidatspecialer og Master Afgangsprojekter ligger offentligt tilgængelige, og høstes af Google. Semesterprojekter og Bachelorprojekter kræver login via AAU-adgangskontrol.

Portalen er sat op til ikke at vise bilagsfiler, kun hovedprojektfilen. Dette for at mindske risikoen for sikkerhedsbrist, da bilag ofte indeholder transskriptioner, interviewpersoners navne, virksomheders kontaktpersoner m.v.
 

Markering af fortrolighed

Når et studenterprojekt er markeret som fortroligt, er det kun studiesekretærer med rettigheder/adgang til uddannelsen i Pure og VBN-teamet som administratorer, som kan tilgå projektet i Pure. På den måde sikres det, at kun personer med et relevant behov kan få adgang til fortrolig information.

Det er de studerendes eget ansvar at vælge korrekt synlighed – offentligt tilgængeligt eller fortroligt.

Når de studerende afleverer deres projekter i Digital Eksamen, bliver de som det første spurgt om, hvorvidt de ønsker, at deres projekt skal være fortroligt eller offentligt tilgængeligt. Deres valg overflyttes til Pure, når de færdiggør deres aflevering her.

Hjælpeteksten i Pure lyder:

FORTROLIGHED - Et projekt SKAL være fortroligt, hvis:

• projektet indeholder personfølsomme oplysninger
• projektet indeholder forretningskritisk information
• projektdeltagerne har underskrevet en fortrolighedskontrakt med en kilde
• projektet skal videreudvikles i samarbejde med vejleder med henblik på publicering eller patentering
• projektet indeholder billeder, grafik, lyd mv uden tilladelse fra rettighedshaveren

Ved at indberette og uploade dit projekt, giver du universitetet tilladelse til at publicere projektet på Internettet fra universitetets servere.

For at minimere risikoen, for studenterprojekter med fortroligt indhold ikke publiceres offentligt tilgængeligt, anbefales det, at de studerende før opgavestart bliver gjort opmærksom på vigtigheden af at aflevere og registrere data korrekt i Pure. VBN-teamet tilbyder en række vejledninger, som ligger tilgængelige via vores hjemmeside, og frit kan benyttes til notifikationer fra studiet i Moodle, på e-mails, sociale medier m.v.
 

Arbejdsgang hos VBN-teamet

Bliver VBN-teamet gjort opmærksom på, at et studenterprojekt ligger offentligt tilgængeligt på trods af, at det indeholder fortroligt information, sættes følgende foranstaltninger i gang.

Studenterprojekter bliver øjeblikkeligt fjernet fra portalen – dette sker ved en fortrolighedsstempling i Pure.
VBN-teamet anmoder Google om at fjerne søgeresultater, cachede versioner af fuldtekster m.v. hurtigst muligt.
 

Ophavsret

VBN-teamet har oplevet sager med henvendelse fra rettighedshaver, eller en repræsentant for denne, fordi studenterprojekter ligger offentligt tilgængeligt på portalen indeholdende billeder, grafik, lyd eller andet, som de studerende ikke har tilladelse til at bruge. For at undgå bøder, anbefales det på det kraftigste, at de studerende markerer deres projekt som fortroligt, hvis der er usikkerhed om tilladelse til at genbruge ting som er dækket af ophavsretsloven.

Formål og afgrænsning

Formålet med denne procedure er at synliggøre arbejdsgangen ved offentligt tilgængelige materialer, som burde have været markeret som fortrolige ved aflevering i Pure/Projektbiblioteket.

Hvis man som studerende er i tvivl om indhold og synlighed af sit studenterprojekt, bør man kontakte vejleder, studiesekretær eller VBN-teamet for hjælp.

Kontakt og ansvar

Det er de studerendes eget ansvar at vælge korrekt synlighed – offentligt tilgængeligt eller fortroligt. Kan et fortroligt studenterprojekt fremsøges i Google, kontakt da VBN-teamet med det samme på vbn@aub.aau.dk.

Begrebsdefinitioner

Ved aflevering af studenterprojekt i Pure/Projektbiblioteket, bliver de studerende præsenteret for denne definition af fortrolighed:

FORTROLIGHED - Et projekt SKAL være fortroligt, hvis:

• projektet indeholder personfølsomme oplysninger
• projektet indeholder forretningskritisk information
• projektdeltagerne har underskrevet en fortrolighedskontrakt med en kilde
• projektet skal videreudvikles i samarbejde med vejleder med henblik på publicering eller patentering
• projektet indeholder billeder, grafik, lyd mv uden tilladelse fra rettighedshaveren

Ved at indberette og uploade dit projekt, giver du universitetet tilladelse til at publicere projektet på Internettet fra universitetets servere.

Gammel definition: Ved at indberette og uploade dit projekt giver du universitetet tilladelse til at publicere projektet på Internettet fra universitetets servere. Betingelserne for at offentliggøre projektet er; At projektet ikke indeholder oplysninger om kilders personlige eller økonomiske forhold eller andre oplysninger som kilder har afgivet under krav om fortrolighed.

Bilag

aflevering i Projektbiblioteket

• Aflevering i Pure/Projektbiblioteket
• Udskiftning af uddannelse og semester i Pure
• Definition af samarbejde

OPHAVSRET

• Ophavsret.aau.dk