Studerendes rejser

Indhold

Tilskud til studerendes rejser 

Mange studerende på AAU foretager i deres studietid rejser i ind- og udland i relation til deres studie på AAU. AAU ønsker at støtte denne aktivitet, efter individuel godkendelse.

Der kan være tale om studierejser, ekskursioner, deltagelse i konferencer og seminarer, PR-aktiviteter m.v.

AAU’s muligheder for at give studerende rejsetilskud er reguleret i en række love, bekendtgørelser m.v.

Ansatte Ph.d.-stipendiater anses i denne sammenhæng ikke som studerende. Ansatte Ph.d.-stipendiater er ikke omfattet af overenskomstens regler om dækning af udgifter i forbindelse med tjenesterejser, hvilket også gælder på deres studieophold, ifm. deres uddannelse. AAU har dog, via de muligheder der ligger i tjenesterejsecirkulæret, valgt at ansatte Ph.d.-stipendiater er omfattet af tjenesterejsecirkulæret på alm. tjenesterejser.  

Den rejseaktivitet som kan støttes skal have en umiddelbar relation til studiet og AAU og den studerende skal være indskrevet på AAU.

Hvis den studerendes ansøgning om rejsetilskud godkendes af AAU, kan det foretages på to forskellige måde:

1. Ansættelse som studentermedhjælper

Den studerende ansættes som studentermedhjælper og får løn i minimum den periode om rejsen varer.

Den studerende vil i ansættelsesperioden – i sin egenskab som studentermedhjælper - være omfattet af tjenesterejsecirkulæret og AAU kan betale rejseomkostninger i samme omfang som for øvrige ansattes tjenesterejser, herunder km-penge, time- og dagpenge, udokumenteret natophold.

De rejseomkostninger som AAU betaler for/til den studerende i ansættelsesperioden – i sin egenskab som studentermedhjælper - er skattefri for den studerende. AAU indberetter udbetalte diæter (km-penge, time- og dagpenge, udokumenteret natophold) til SKAT.

Der kan ikke udbetales rejseforskud, men rejseudgifter (f.eks. flyrejse, hoteludgift) kan evt. forudbetales.

2. Uden ansættelse som studentermedhjælper

Hvis den studerende ikke er ansat som studentermedhjælper i den periode som rejsen varer, kan AAU refundere dokumenterede faktiske rejseomkostninger (efter faktura)

D.v.s. omkostninger som:

• flybillet, togbillet, busbillet
• hotelregning
• taxa
• nødvendige vaccinationer

Der kan ikke udbetales skattefrie km-penge, time- og dagpenge, udokumenteret natophold, da studerende ikke er ansatte.

Dog kan der udbetales kørselsgodtgørelse til den studerende til lav sats, som vil blive indberettet til SKAT som B-indkomst.

De omkostninger som AAU refunderer de studerende for indenlandske rejser er skattepligtig indkomst for den studerende og opgives af den studerende på dennes årlige selvangivelse.

AAU har ingen indberetningspligt.

AAU har dog indberetningspligt for den udbetalte kørselsgodtgørelse som er B-indkomst.

For rejser i udlandet, Grønland og Færøerne er dog skattefri, hvis refusionen dækker sædvanlige udgifter til rejse mellem Danmark og studiestedet og rejseomkostninger jf. ovenstående.

Der kan ikke udbetales rejseforskud, men rejseudgifter (f.eks. flyrejse, hoteludgift) kan evt. forudbetales.

3. Elitestuderende

Ovennævnte gælder også for elitestuderendes rejser, dog således at også dokumenterede fortæringsudgifter (kost) kan refunderes (dog kan beløb ikke overskride den til enhver tid gældende sats for døgnsats for time- dagpenge).

Elitestuderendes rejseudgifter skal afholdes inden for tildelt stipendium.

22. november 2011

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til denne procedure, er du velkommen til at kontakte Økonomiafdelingens rejsekontor.