Eksterne ydelser - konference, workshop, seminar m.v.

Indhold

Formål og afgrænsning

AAU gennemfører årligt en række konferencer, workshops m.v. Disse aktiviteter gennemføres ofte under medvirken af en ekstern virksomhed (konferencebureau, PCO – Professional Conference Organizer), som tager sig af en række praktiske og administrative opgaver. Fx tilmeldingsprocedurer – i forbindelse med aktivitetens gennemførelse. I den forbindelse er der enkelte økonomiske/regnskabsmæssige forhold, som skal du skal forholde dig til. Det står i dette regelsæt.

Dette regelsæt omfatter kun aktiviteter, som skal indgå i AAU’s regnskab, dvs. aktiviteter, hvor AAU er arrangør af aktiviteten, og hvor AAU har det økonomiske ansvar for aktiviteten (juridisk ansvarlig) – AAU får evt. overskud og dækker evt. underskud. 

Aktiviteten kan gennemføres i et samarbejde med en anden forskningsinstitution eller videnskabelig forening m.v. 

Reglerne regulerer primært de administrative og regnskabsmæssige relationer som den eksterne virksomhed (i det følgende kaldt ”PCO”) udfører for AAU, idet det skal sikres, at aktiviteten gennemføres på en måde som overholder gældende regnskabsregler, herunder de revisionsmæssige krav. 

Aftaler

Hvis en konference mv. ønskes gennemført under medvirken af en PCO, skal der indgås en aftale mellem denne og AAU om bl.a. ydelser, indhold, tidsramme, pris, misligholdelse.

 
Deltagerbetaling m.v. 

Det skal af fakturaer, tilmeldingsmateriale, website osv. klart fremgå, at AAU (og evt. partnere) er arrangør, og hvem der er PCO (Professional Conference Organizer) for arrangementet.

AAU’s konferencer er, hvor intet andet er aftalt inklusiv moms, og skal tydeligt fremgå af tilmeldingsmateriale, website, m.m.

En evt. rykkerprocedure for manglende deltagerbetalinger skal håndteres, som beskrevet i bilagene herunder. Er du i tvivl kontakt Økonomiafdelingen, Jan W. Beck, jwb@adm.aau.dk 

Bilag A: Deltagerbetaling - med integration til AAU’s WBM-modul
Bilag B: Deltagerbetaling - hvor integration til AAU’s WBM-modul ikke er muligt

AAU er ansvarlig for, at PCO får opdateret beskrivelse af WBM procesoptimering. Kontakt i denne forbindelse Økonomiafdelingen, Jan Walther Beck som vil kontakte de nødvendige aktører på AAU.

Håndtering af udgifter og andre indtægter 

AAU benytter egne indkøbsaftaler og –system med bestilling via ordrer. PCO’en kan ikke disponere indkøb på vegne af AAU og skal ud fra aftalen meddele AAU’s kontaktperson, når der skal rekvireres relevante indkøb til de givne aktiviteter.

PCO’en fakturerer sine ydelser, til AAU via elektronisk fakturering ved aktivitetens afslutning.

AAU afløfter moms iht. gældende regelsæt.

Er PCO involveret i håndtering af sponsorater eller standpladser, skal PCO meddele konferencens kontaktperson, hvem der ønsker at være sponsor eller leje standplads. Ligeledes skal PCO meddele, hvilket beløb der er aftalt i de indgåede kontrakter. Det er således AAU-enheden, der i henhold til indgåede kontrakter, skal fakturere virksomhederne/organisationerne. Beløbene skal opkræves inklusiv moms.

Alle konferencens udgifter og indtægter skal således registreres i AAU’s regnskab, hvorfor AAU-enheden selv har ansvar for økonomistyringen.

AAU kan ikke prebooke hotelværelser til konferencedeltagere på en sådan måde, at AAU har en økonomisk risiko i forhold til hotellerne.

PCO'en reserverer typisk x antal hotelværelser, som konferencedeltagerne selv betaler for. Dét, AAU skal sikre PCO'en, er, at konferencen bliver afholdt.

Over-/underskud 

Over- og underskud ved konferencer m.v. tilgår/dækkes af AAU, hvis ikke andet er aftalt. 

Annullering, fortrolighed, information 

Hvis AAU ønsker en aktivitet annulleret, skal dette ske omgående til PCO. AAU skal samtidig forsøge at annullere de relaterede aftaler, man har indgået med leverandører. I det omfang de indgåede aftaler ikke kan ophæves uden udgifter hæfter AAU herfor. AAU hæfter også for de ydelser, som PCO har leveret indtil annulleringsdatoen.

Oplysninger, som PCO modtager, betragtes som fortrolige. Ingen oplysninger gives til tredjemand uden AAU’s samtykke. Fortrolighedsforpligtigelsen vedbliver at være i kraft uden tidsbegrænsning i tilfælde af opsigelse.

AAU orienterer internt om en aftales indgåelse, ligesom der vil være adgang til aftalen fra AAU’s intranet.

Destinationa nord & partners A/S (tidligere Visitaalborg) 

AAU har indgået en rammeaftale med Destination NORD & Partners A/S  (tidligere VisitAalborg), som sammen med rammeaftalens tilhørende bilag 1 og 2, regulerer en lang række af forholdene, som er omtalt i disse regler, og sikrer, at aktiviteterne gennemføres på en hensigtsmæssigt og korrekt måde, herunder håndteringen af moms.

Information herom og andre kursussteder kan findes på Økonomiafdelingens hjemmeside under indkøbsaftaler. 

Overordnede rammer

I forbindelse med konferencer mv. kan der med fordel henvises til:

• Konferencer på AAU  - Moms og andre fokuspunkter
   

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til dette regelsæt kan du kontakte AAU’s Økonomiafdeling Jan W. Beck (tlf. 9529), som ligeledes står til rådighed i forbindelse med vejledning om de regnskabsmæssige forhold vedr. konferencer m.v.

Vedrørende indgåelse af aftaler med PCO kontaktes Økonomiafdelingens indkøbsenhed. 

Bilag

Bilag EKSTERNE YDELSER - KONFERENCE, WORKSHOP, SEMINAR M.V.

Bilag A

Bilag B