Tjenesterejseforsikring

Indhold

Tjenesterejseforsikringen er fra 1. januar 2006 en del af statens selvforsikring, idet Finansministeriet har indgået en aftale, der går ud på at Europæiske Rejseforsikring A/S skal administrere tjenesterejseforsikringen. Det betyder,

AAU bærer den økonomiske risiko i skadetilfælde
AAU til gengæld ikke længere skal betale præmier
Europæiske afgør, om der foreligger erstatningspligt efter forsikringen
Europæiske i givet fald udbetaler erstatning, betaler lægeregninger mv.
AAU refunderer Europæiske de udlagte beløb. 

1. Hvem er omfattet af tjenesterejseforsikringsordningen på AAU?

Ansatte på AAU der modtager løn fra AAU, hvor tjenesterejsen helt eller delvist betalt af AAU
AAU’s bestyrelse, hvor tjenesterejsen helt eller delvist betalt af AAU.
Ansatte på AAU (incl. AAU’s bestyrelse) vedr. tjenesterejser/rejser, der udføres som led i ansættelsesforholdet, herunder tjenesterejser/rejser i forbindelse med tilskudsfinansierede aktiviteter (forskningsrådsmidler, EU-finansierede projekter e.l.), hvor udgifterne til tjenesterejsen/rejsen afholdes helt eller delvist af 3. mand, f.eks. en international organisation, herunder EU. For disse øvrige tjenesterejser/rejser skal der forud for rejsens gennemførelse foreligge en skriftlig godkendelse (se bilag A) af at rejsen er omfattet af tjenesterejseforsikringsordningen, altså at rejsen udføres som led i ansættelsesforholdet. Godkendelse foretages af tjenestestedets leder.

2. Hvem er ikke omfattet af tjenesterejseforsikringsordningen på AAU?

Gæsteforelæsere m.v. uanset om AAU betaler rejseudgifterne
Studerendes studierejser
Ansattes private/forretningsmæssige rejser

3. Dækning i forbindelse med kombineret tjenesterejse/privat rejse (ferie f.eks.)

Da tjenesterejseforsikringen ikke dækker rejser af privat karakter, vil den rejsende ikke være dækket i forbindelse med en forlængelse af tjenesterejser af private grunde, f.eks. ferie. For at afklare om hvilke dage (døgn) i rejse der er tjenestelige og hvilke dage (døgn) der er private, anvendes følgende regler for den tjenstelige del:

a. det/de hele døgn udrejsen (transporttid) varer fra det tidspunkt hvor rejsen påbegyndes fra AAU/privat bolig og indtil tjenesterejsens bestemmelsessted nås, er en del af tjenesterejsen (f.eks. afrejse fra AAU kl. 12.00 og ankomst til bestemmelsessted kl. 19.00: Den rejsende er dækket af tjenesterejseforsikringen fra kl. 12.00 til kl. 24.00 også selv om den rejsende påbegynder privat op-hold ved ankomst til bestemmelsessted)

b. Det hele døgn, hvor tjenesterejsens arbejdstid (formål) startes, er en del af tjenesterejsen (f.eks. en rejse starter med privat ophold og tjenesten (arbejdstiden) påbegyndes på tredjedagen kl. 9.00: den rejsende vil være dækket af tjenesterejseforsikringen fra kl. 00.00 den dag hvor tjenesten (arbejdstiden) påbegyndes, selv om dette først sker kl. 9.00 samme dag)

c. Det hele døgn, hvor tjenesterejsens arbejdstid (formål) afsluttes, er en del af tjenesterejsen (f.eks. en tjenesterejse afbrydes femtedagen kl. 16.00 hvorefter rejsen forsættes af private grunde: den rejsende vil være dækket at tjenesterejseforsikringen indtil kl. 24.00 den dag hvor tjenesterejsen afbrydes, selv om tjenesten slutter kl. 16.00)

d. Det hele døgn, hvor hjemrejsen (transporttid) varer indtil AAU/privat bolig nås, er en del af tjenesterejsen (f.eks. en rejse afsluttes med privat ophold og hjemrejse påbegyndes kl. 9.00 og hjemrejsen (transporttiden) afsluttes kl. 21.00 ved ankomst til AAU/privat bolig: den rejsende vil være dækket af tjenesterejseforsikring fra kl. 00.00 den dag hvor hjemrejsen påbegyndes, selv om selve hjemrejsen først påbegyndes kl. 9.00 og indtil kl. 21.00 ved ankomst til tjenestested/privat bolig)

De dele der falder udenfor ovennævnte afgrænsning af dage omfattet af tjenesterejseforsikringen, vil være af privat karakter og ikke være dækket af forsikringen. Der kan tegnes privat forsikring via Europæiske hjemmeside.

4. Forhold vedr. den ansatte

Den ansatte skal sikre sig, at få udleveret forsikringskort (plastic) forinden rejsen til udlandet påbegyndes, samt at kortet er påført nødvendige oplysninger samt underskrevet. Ved udlevering af kortet skal medarbejder kvittere for modtagelsen af forsikringskortet. Sammen med kortet udleveres forsikringsbetingelser og skadevejledning.

Kortet må kun bruges i forbindelse med rejser jf. pkt. 1 i denne instruks.

Kortet skal afleveres til det institut, afdeling m.v. hvor det blev udleveret når:

• den ansattes jobsituation bevirker at rejser til udlandet ikke er relevante
• fratræder sin stilling på AAU
• ved misbrug
• og i øvrigt på AAU’s forlangende.

Den ansatte skal underskrive på forsikringskortet med tydelig underskrift.

Hvis kortet bortkommer, skal den ansatte straks (senest ved hjemkomst fra rejsen) underrette det institut, afdeling m.v. hvor kortet blev udleveret - om at kortet er bortkommet. Institut, afdeling m.v. skal straks underrette Europæiske om bortkommet kort. Den rejsende kan også underrette Europæiske direkte og informere institut, afdeling m.v. efterfølgende.

Den ansatte udfylder skadeanmeldelse, underskriver og videresender den til institut, afdeling m.v.

Yderligere informationer kan indhentes fra ØA’s hjemmeside, hvor der også er links til Europæiske m.v.

5. Forhold vedr. institut, afdeling mv.

Fra Økonomiafdelingen modtager instituttet, afdelingen m.v. følgende til udlevering til den rejsende:

• rejsekort

Forinden kortet udleveres skal AAU’s cvr.nr. påføres: 29102384

Der skal føres særskilt oversigt over modtagne, udleverede og returnerede rejsekort, jf. vedlagte bilag (Oversigt over rejsekort). Beholdning af ikke-udleverede forsikringskort skal opbevares under lås.

På oversigten skal påføres: 
a. numre på de kort der er modtaget fra Økonomiafdelingen 
b. numre på de udleverede kort og til hvem (navn) og hvornår (dato) kortet er udleveret 
c. numre på tilbageleverede kort og fra hvem (navn) og hvornår (dato) 
d. numre på kort der er returneret til Økonomiafdelingen samt hvornår (dato) 
e. numre på kort der bortkommet og hvornår (dato)

Ved bortkomst at forsikringskort skal Europæiske hurtigst muligt underrettes, hvis dette ikke allerede er gjort af den rejsende.

Modtagne skadeanmeldelser videresendes til Økonomiafdelingen. For tjenesterejser/rejser som kræver særskilt godkendelse (bilag A) vedlægges kopi af godkendelsen skadesanmeldelsen.

Yderligere informationer kan indhentes fra ØA’s hjemmeside, hvor der også er links til Europæiske m.v.

6. Forhold vedr. Økonomiafdelingen.

Økonomiafdelingen tilmelder AAU til tjenesterejseforsikringsordningen og rekvirerer forsikringskort m.v. hos Europæiske. 

ØA fordeler forsikringskort m.v. til institutter/afdelinger m.v.

I forbindelse med fordelingen føres særskilt bilag (oversigt) over udleverede kort: 
a. numre på de kort der fordeles samt til hvem (institut/afdeling m.v.) samt hvornår (dato) 
b. numre på de kort der returneres samt hvorfra (institut/afdeling m.v.) og hvornår (dato) 
c. numre på de kort der skal makuleres samt hvorfra (institut/afdeling m.v.) og hvornår

Skadesanmeldelser påtegnes og indsendes til Europæiske.

7. Udgifter til erstatninger, skader mv.

Udgifter til evt. erstatninger, skader m.v. som Europæiske skal have refunderet af AAU, betales af tjenstestedets indtægter/bevillinger, som udmeldes i henhold til AAU’ budgetter/indtægtsfordeling.
 
I forbindelse med kontering af sådanne udgifter anvendes artskonto 199011 ”Erstatninger”.

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til denne procedure, er du velkommen til at kontakte Økonomiafdelingens rejsekontor.

Bilag

Godkendelse af tjenesterejse/rejse (vedr. tjenesterejseforsikringsordning).