Administration af Virtuelle indkøbskort

Indhold

1. FORMÅL

Et Virtuelt indkøbskort er en internet-konto der oprettes hos Eurocard af Økonomiafdelingen. Kortet kan benyt- tes til indkøb af varer/tjenesteydelser på nettet, som enten kun kan købes ved hjælp af et kreditkort, eller fordi prisen på varen er billigere ved køb via nettet. Når det vurderes om købet er billigere end normal indkøbs- og betalingsprocedure skal der tages hensyn til moms og evt. importtold, dette gælder særligt for indkøb uden for EU.

2. KORTANSVARLIG (Administrator)

Der udstedes som hovedregel et kort pr. område og kun et kort pr. bemyndigelsesgivers omkostningssteder. I særlige tilfælde kan der udstedes flere kort, kontakt i disse tilfælde Økonomiafdelingen på mail via kreditkort@adm.aau.dk og hør nærmere. Tilladelse gives af regnskabschefen.

Der skal vælges en kortansvarlig (administrator), som skal have det overordnede ansvar for brugen af kon- toen. Der udstedes ikke et fysisk kort, men kortansvarlig modtager et brev fra Eurocard med oplysning om kortnummer samt udløbsdato og kontrolcifre. Den kortansvarlige skal opbevare disse oplysninger på forsvarlig vis. Det er kun den ansvarlige medarbejder, som må gennemføre betalinger på internet-kontoen. Dvs. at op- lysningerne ikke må overdrages til andre medarbejdere. Den kortansvarlige har som hovedregel også ansva- ret for, at den månedlige elektroniske faktura/kontoudtog konteres og dokumenteres korrekt i ØSS samt beta- les til tiden.

I de tilfælde hvor en ansat er kortansvarlig, og en anden ansat konterer Eurocard fakturaen i ØSS, er begge personer ansvarlige i forhold til dette regelsæt (bl.a. kontering, dokumentation mv.).

Enheden skal udarbejde en proces der sikrer at regelsættet bliver overholdt.

3. BESTILLING AF KORT

Bemyndigelsesgiveren af den økonomisk ansvarlige enhed fremsender mail (som godkendelse af oprettelsen) til kreditkort@adm.aau.dk med følgende oplysninger:

• Navn på den enhed (institut / afdeling) som skal bruge internetkortet
• Enhedens adresse (Gade, hus nr., postnr. og by)
• CVR nr. og Telefon nr. 9940 xxxx (administrators telefonnr.)
• EAN-nr.
• Administrators medarbejder nummer
• Administrators fulde navn
• Administrators fulde Cpr-nummer
• Administrators mobilnummer
• Administrators AAU e-mail

Hvis kortansvarlig ikke samtidig er den som konterer Eurocard fakturaen m.v. i ØSS, skal vi have

• Konterers Navn, e-mail og lokal nr. oplyst

Derefter vil Økonomiafdelingen udfærdige ansøgning med underskrift af AAU’s dertil tegningsberettigede.

3.1. MAKSIMUM

Aalborg Universitet har en administrativ grænse på kr. 50.000 pr. måned. Højere maksimum skal aftales med regnskabschefen. Eurocard har intet månedligt maksimum for køb på kortet.

3.2. KORT/BREV

Kortansvarlig får, på privatadressen, tilsendt et brev med navn, kortnummer, udløbsdato og kontrolcifre printet på brevet. Disse oplysninger skal bruges ved handel på nettet. Der udstedes ikke et fysisk kort. Når ”kortet” udløber tilsendes automatisk et nyt brev.

3.3. KONTROLCIFRE

Den 3-cifrede kode der er angivet i bekræftelsesbrevet, kontrolcifrene, skal oplyses i forbindelse med køb på nettet.

3.4. OPBEVARING AF KORTOPLYSNINGER

Den kortansvarlige skal opbevare de i pkt. 3.2. og 3.3. angivne oplysninger på forsvarlig vis.

4. FAKTURA

En månedlig faktura/kontoudtog fremsendes elektronisk til opgivet EAN-nr.

Her fremgår internetkontoens saldo ved opsamlingsperiodens begyndelse, størrelse og tidspunkt for køb, indbetalinger
m.v. i opsamlingsperioden. Der udsendes ikke faktura, såfremt der ikke er posteringer på kontoen.

Fakturaen fra Eurocard skal være konteret og godkendt til betaling senest den 24. i hver måned.

Skulle der være fakturaer, der pr. den 25 i måneden ikke er godkendt til betaling, vil Økonomiafdelingen undtagelsesvist
sørge for at disse konteres på en mellemregningskonto og sættes til betaling via hovedkassen.

Dette for at sikre rettidig betaling til Eurocard sådan at samtlige AAU’s kreditkort ikke bliver lukket. (jf. Den Europæiske
Banktilsynsmyndighed’s (EBA) udmeldinger)

Der vil tilgå kortholder/konterer en mail fra kreditkort@adm.aau.dk at I inden for 5 dage skal have behandlet
fakturaen iht. regler herfor. Kortansvarlig/konterer skal efterfølgende sende en mail til kreditkort@adm.aau.dk
samt cc: til oea-kreditor@adm.aau.dk med besked om, at Eurocard fakturanr. xxxxxxxx nu er færdigbehand4
let og godkendt.

4.1. DOKUMENTATION FOR KØB

E-fakturaen behandles efter normal praksis, dog skal der pr. varekøb foreligge dokumentation for de foretagne køb på internettet. Der skal således foreligge dokumentation tilsvarende normale køb på kredit (det vil sige dokumentation for varens antal, art og pris samt for hvem der er leverandør). Det bør også tydeligt fremgå hvem som har købt varen. Denne information er også til den kortansvarliges brug ved kontering af va- ren/ydelsen.

Dokumentationen kan være skærmprint af køb på nettet eller modtaget papirfaktura. Husk at tage print inden siden forlades. Fjern kort nr.. og udløbsdato fra print. E-faktura fra Eurocard vedhæftes dokumentation

for hvert eneste køb der er foretaget i perioden af konterer via notefeltet inden kontering.

Her kan du se, hvordan du vedhæfter filer til en elektronisk faktura. OBS: Eurocard har ikke mulighed for at fremskaffe kopi af kvitteringer/bilag.

4.2.MOMS

Ved handel med EU-lande skal AAU´s VAT nr. 29102384 oplyses. Det betyder, at ydelser som sendes til Dan- mark fra et andet EU-land ikke skal pålægges moms. Hvis ydelsen forbruges i EU-landet, fx hotelophold kan der pålægges moms vi skal betale.

Ved køb i Danmark af firmaer med dansk momsnr. og udspecificeret moms på faktura, kan vi fratrække moms efter gældende momsregler for købets art.

4.3.KONTERING

Varelinjerne konteres i henhold til sædvanlig praksis for netop denne vare, hvad angår momsfradrag, se Moms.

Drejer det sig om udstyr eller anlæg skal dette registreres, som proceduren for disse beskriver.

4.4. FAKTURA DELES MELLEM FLERE OMKOSTNINGSSTEDER:

Såfremt der er flere forskellige konterer til samme faktura, så konterer den person der modtager fakturaen først, sine linjer både med kontering, afgift og valg af anviser. Der skal IKKE vælges knappen beregn afgift. I stedet vælges personen, som skal kontere de resterende linjer nederst i skærmbilledet under ”modtager” og der trykkes på send.

Det er således den sidste person, som konterer, der beregner afgift og trykker på send til anviser. Faktura vil først tilgå den ene anviser og dernæst den anden. Bemærk, afviser en af anviserne fakturaen vil alle anvisere få faktura til godkendelse igen. Bemærk her den korte kredittid på 25 dage.

4.5. FEJL OG MANGLER VED YDELSEN

Eurocard har intet ansvar for evt. fejl og mangler ved de modtagne ydelser. Vi er ikke fritaget for betalingsfor- pligtelse overfor Eurocard pga. fejl. Henvendelser omkring fejl skal rettes direkte til det pågældende forret- ningssted.

4.6. RETURNERING AF VARER MV.

Varer kan ikke returneres mod kontant refusion, når betaling er sket ved debitering af internetkontoen. Refundering af beløb kan således alene ske ved kreditering af internetkontoen.

4.7. HÆFTELSESANSVAR OG SPÆRRING

Den decentrale økonomiske ansvarlige enhed på AAU hæfter for alle betalingskrav, som følger af internetkon- toens oprettelse og anvendelse.

Kontakt Eurocard hurtigst muligt, hvis I får mistanke om misbrug af kontoen. Telefonnr. 36 73 71 39 svarer døgnet rundt.

4.8. OMKOSTNINGER OG PRISER M.M.

Se Eurocards hjemmeside: www.eurocard.dk

OBS: Betal til tiden, Morarenter er 24% p.a. 1. rykker kr. 100 og 2. rykker kr. 150 og 3. rykker kr. 300 pt.

5. ÆNDRING AF KORTANSVARLIGE

Husk at give besked, hvis den kortansvarlige person skal ændres. Kortet tilhører enheden på AAU og skal af- leveres ved fratrædelse sammen med koden.

Ved ændring er kortansvarlig fremsender bemyndigelsesgiveren af den økonomisk ansvarlige enhed (som godkendelse af ændringen) følgende oplysninger via mail til kreditkort@adm.aau.dk:

• Ean.nr.
• Kortes kontonummer (IKKE kort nr.).
• Navn og personnummer, privat adresse, mobil nr. og fastnet nr. på AAU, på den nye kortansvarlige.
• Økonomiafdelingen vil herefter give Eurocard besked.

6. LUKNING AF KORT

Husk at give besked, hvis kortet ønskes lukket. Send en mail til kreditkort@adm.aau.dk med oplysning om

• Ean nr.
• Kortes kontonummer (IKKE kort nr.)

Enheden skal huske at destruere kortoplysningerne samt kontrolcifret. Økonomiafdelingen vil herefter lukke kortet hos Eurocard.

7. STIKPRØVER

ØA vil lejlighedsvis tage stikprøver for at kontrollere at dokumentation for køb er vedhæftet i note. Der tages også stikprøver af dokumentation ved brug af arter for repræsentationskonti og kursus/seminar konti.

Oprindelse, baggrund og historik

Regelsættet er lavet ifm. overgang til Virtuelle kreditkort jf. Statens aftale med SEB-kort i 2009.

Regelsættet er opdateret den 17-05-2022
Regelsættet er sidst opdateret den 22-09-2022 afsnit 4 Faktura

 

Formål og afgrænsning

Et Virtuelt indkøbskort er en internet-konto der oprettes hos Eurocard af Økonomiafdelingen. Kortet kan benyt- tes til indkøb af varer/tjenesteydelser på nettet, som enten kun kan købes ved hjælp af et kreditkort, eller fordi prisen på varen er billigere ved køb via nettet. Når det vurderes om købet er billigere end normal indkøbs- og betalingsprocedure skal der tages hensyn til moms og evt. importtold, dette gælder særligt for indkøb uden for EU.

Kontakt og ansvar

Kontakt Eurocard, hvis du fx har spørgsmål til faktura eller bestilling af ny pinkode. Du kan sendes mail til eurocard@eurocard.dk eller ringe på Tlf.nr. 3673 7139.

Vejledning administreres af ØA rejsekontor. Træffes på mailadresse
kreditkort@adm.aau.dk eller på Tlf.nr. 9940 3953, Rikke Aabel.

Bilag

Vejledning i administration af internetkonti