Repræsentation, gaver og personaleforplejning
Regler for repræsentation, gaver og personaleforplejning, samt kontering og momsafløftning heraf.
Publiceret: 15.12.2017 (Sidst ændret: 19.01.2023)
Print som pdfOprindelse, baggrund og historik
Reglen er oprindelig udarbejdet af Økonomiafdelingen, og godkendt af Rektor Finn Kjærsdam den 23. november
2009. Den er revideret af Økonomiafdelingen, Jan Walther Beck den 9. januar 2014.
Reviderede takster og indhold i juni 2018 af Jan Walther Beck. Reviderede takster og indhold er godkendt den
28. august 2018 af Universitetsdirektøren.
I forbindelse med tilpasning til Statens kontoplan er artskontiene i regelsættet blevet reduceret, i november 2019
revision, gældende pr. 1/1-2020.
Pr. 1. april 2022 er taksterne for repræsentation middag og intern forplejning middag ændret. Godkendt af Universitetsdirektøren
14-3-2022
Pr. 24. november 2022 er enkelte takster ændret samtidig tilføjet nyt afsnit 2.1. Receptioner. Godkendt af Universitetsdirektøren
24-11-2022
Pr. 1. januar 2023 er der ifm. den kommende indførelse af ny CLOUD ERP ændret artskonti i relation til Statens
kontoplan, hvorfor dette regelsæt således er tilpasset til disse.
Begrebsdefinitioner
Én gave fra hele AAU til en gavemodtager
Forvaltningsretligt skal vi, som selvejende institution under Staten være sparsommelige, samtidig med at der skal være et rimeligt og passende forhold mellem anledning og formål og de dermed forbundne udgifter. Skattemæssigt kan tingsgaver (fysiske gaver) være skattefrie, hvis de er passende til lejligheden. Giver samme giver (AAU) flere gaver til samme modtager i samme anledning, så vil SKAT, jf. deres praksis, ikke anse gaverne for at være passende til lejligheden, hvorfor de bliver skattepligtige.
Eksempel: Giver 10 institutter på AAU en tingsgave til 500 kr. til samme modtager i samme anledning, vil det svare til en samlet gavestørrelse på 5.000 kr. fra samme CVR-nummer. Det vil forvaltningsretsligt og Skattemæssigt ikke være passende.