Længerevarende sygefravær
Lovgivningsbestemte og AAU vedtagne pligter og muligheder ved længerevarende sygefravær gennemgås
Publiceret: 22.01.2018 (Sidst ændret: 12.09.2022)
Print som pdfIndhold
- Fast track
- Lægeerklæringer (Mulighedserklæring og friattest)
- Sygefraværssamtale – opfølgning på sygefravær
- Fastholdelses- og handleplan
- Arbejdsgiverperiode – refusion til AAU fra kommunen
- Ferie under sygdom
- Samarbejde med kommunen
- Opfølgning uden kontakt til kommunen (Standby)
- Sygedagpengeperioden er tidsbegrænset
Henvendelser til HR-afdelingen om fx fast track, anmodning om mulighedserklæring eller sygedagpengerefusion mv. skal ske via HR-afdelingens servicecentre:
Hvem er omfattet
Nedenstående muligheder og pligter, som gælder alle ansatte på AAU, kræver en dialog mellem nærmeste personaleleder og ansat. Dialogen skal ske i overensstemmelse med rektors delegationsinstruks.
Fast track
Ved sygemeldinger, hvor ansat og nærmeste personaleleder allerede ved sygemeldingens begyndelse kan se, at sygemeldingen er længere end 8 uger og den ansattes tilbagevenden til Aalborg Universitet kan komme til at kræve ekstraordinær indsats, kan der anmodes om en såkaldt fast track-ordning. Ved fast track påbegyndes et tidligt samarbejde med kommunen i forhold til arbejdsfastholdelse.
Hvad skal dokumenteres ved fast track
Den nærmeste personaleleder eller ansatte skal fremsende anmodning om fast track til HR-afdelingen. I anmodningen angives: Hvilke arbejdsfunktioner der er påvirket af sygdommen, hvor længe sygdommen har påvirket arbejdet og om arbejdet er forsøgt tilpasset den ansattes funktionsbegrænsning samt hvordan.
Der kan kun opnås fast track – altså en tidlig opfølgning og samarbejde med kommunen såfremt den ansatte accepterer dette.
Yderligere information
Sygedagpengeloven (Kapitel 5b)
Mulighedserklæring
Nærmeste personaleleder kan ved usikkerhed om, hvilke arbejdsfunktioner ansatte kan varetage grundet sygefravær anvende en mulighedserklæring. Mulighedserklæringen indeholder lægens vurdering af, hvorvidt den ansatte fremover kan varetage relevante og anførte arbejdsfunktioner, uden at helbredet forværres. Formålet er at fastholde vedkommende i ansættelse på Aalborg Universitet.
Hvad skal dokumenteres ved anvendelse af mulighedserklæring
Nærmeste personaleleder og ansatte udfylder i samarbejde del 1 af mulighedserklæringen – dette kan ske ved personlig samtale eller via telefonisk kontakt. I del 1 angives oplysninger om aktuel funktionsnedsættelse, påvirkede arbejdsfunktioner og eventuelle skånehensyn (ændrede arbejdsopgaver, hjemmearbejde, kollegahjælp eller ledelsesinitiativer mv.).
Når del 1 er udfyldt skal den ansatte aflevere denne til lægen. Lægen udfylder, på baggrund af den udfyldte del 1 og en konsultation, del 2.
Mulighedserklæring findes på HR-afdelingens hjemmeside.
Yderligere information
Friattest
Nærmeste personaleleder kan anmode om en lægeerklæring (friattest) på 1. fraværsdag. Det dokumenteres alene heri, at en medarbejders sygefravær er begrundet i sygdom, ligesom en sygdoms forventede varighed kan oplyses heri.
Friattesten findes på HR-afdelingens hjemmeside.
Dialogen mellem nærmeste personaleleder og ansat er vigtig for en god fastholdelsesproces, hvorfor det anbefales, at orientere sig i eksemplerne fra Styrelsen for arbejdsmarked og rekruttering for, hvornår en mulighedserklæring og en friattest er anvendelig.
Sygefraværssamtale – opfølgning på sygefravær
Aalborg Universitet er jævnfør Sygedagpengeloven forpligtiget til at indkalde til og afholde en sygefraværssamtale senest 4 ugers efter 1. sygedag. Dette uanset om den ansatte er sygemeldt på fuld tid eller er delvist fraværende. Undtaget fra reglen er alene ansatte, der er i en opsagt stilling og fratræder inden 8 uger efter 1. sygedag.
Hvordan og hvornår skal nærmeste leder følge op
Nærmeste personaleleder skal i henhold til gældende regler for håndtering af sygefravær på AAU som minimum kontakte en sygemeldt ansat:
- efter 5, 14 og 28 dages sammenhængende fravær
- 14 dages sammenlagt sygefravær på 6 måneder
- ved 3 sygefraværsperioder på 6 måneder
- ved hyppigt fravær på grund af barns første og anden sygedag (5 perioder på 12 måneder)
- ved atypiske fraværsmønstre
Efter 5 og 14 dages sammenhængende sygefravær skal nærmeste personaleleder som minimum tage en afklarende telefonsamtale. Såfremt den ansatte ikke forventer at genoptage arbejdet på fuld tid i den kommende uge, skal personalelederen indkalde til en sygefraværssamtale.
Det er nærmeste personaleleder, som indkalder til og afholder sygefraværssamtalen. Personalelederen kan vælge at tage en repræsentant med fra HR-afdelingen. Eksempel på skabelon til indkaldelsen findes på HR-afdelingens hjemmeside.
Den ansatte skal altid tilbydes at tage en bisidder med til samtalen.
Når der fremsendes indkaldelse til ansatte, uanset om det vedrører en sygefraværssamtale, udfyldelse af en mulighedserklæring eller andet, skal indkaldelsen altid sendes med et rimeligt varsel (7 dage).
Der er altid notatpligt, når der afholdes en sygefraværssamtale iht. Offentlighedsloven. Det betyder, at der skal tages referat af indholdet af samtalen samt eventuelt indgåede aftaler. Eksempel på skabelon til fastholdelses- og handleplan findes på HR-afdelingens hjemmeside.
Referatet indeholder funktionsbegrænsninger, skånehensyn, arbejdsforhold og mulighed for genoptagelse af arbejdet. Vejledning i journalisering forefindes på ESDH's hjemmeside.
Hvordan og hvornår skal den ansatte medvirke
Ved længerevarende sygefravær forventes det jævnfør gældende regler for håndtering af sygefravær, at den ansatte indgår aktivt i en dialog med nærmeste personaleleder samt deltager i en sygefraværssamtale.
Den ansatte er tillige forpligtet til at overholde gældende lovgivning. Men herom i afsnittet Arbejdsgiverperiode og refusion til AAU fra kommunen.
Yderligere information
Offentlighedsloven (§ 13 notatpligt)
Fastholdelses- og handleplan
En fastholdelses- og handleplan er en skriftlig aftale, som nærmeste personaleleder og den ansatte udarbejder i fællesskab, oftest i forbindelse med en sygefraværssamtale. Planen kan fx indeholde en beskrivelse af arbejdspladsindretning eller ændrede arbejdsopgaver. Væsentligst i planen er, at den er konkret og handlingsorienteret.
Hvornår udarbejdes en handleplan
Ved forventet sygefravær på mere en 8 uger regnet fra første sygedag kan ansatte anmode om, at der udarbejdes en skriftlig fastholdelsesplan indeholdende aftaler om, hvordan den ansatte hurtigst muligt helt eller delvist kan vende tilbage til arbejdet.
Den nærmeste personaleleder er ikke forpligtiget til at udarbejde fastholdelses- og handleplan. Nærmeste personaleleder er forpligtiget til at overholde sin notatpligt og som minimum udfærdige et referat af en samtale.
Eksempel på skabelon til fastholdelses- og handleplan findes på HR-afdelingens hjemmeside.
Yderligere information
Arbejdsgiverperiode og refusion til AAU fra kommunen
Når Aalborg Universitet ved længerevarende sygefravær udbetaler løn til en ansat, der er berettiget til sygedagpenge fra kommunen, har universitetet ret til sygedagpengerefusion efter en arbejdsgiverperiode på 30 kalenderdage.
Det er det enkelte tjenested, der modtager refusionen. Vær opmærksom på, at retten til refusion er en afledt ret, og det vil sige, at det er den ansatte, der skal opfylde betingelserne for at modtage sygedagpenge, for at Aalborg Universitet kan modtage refusionen.
Hvad skal Aalborg Universitet dokumentere
HR-afdelingen indberetter sygemeldingen via Nemrefusion til kommunen. Vores system indberetter længerevarende sygemeldinger på 32. sygedag og overholder derved tidsfrister i lovgivningen.
Fleksjobansatte sygefravær indberettes fra 1. første sygedag.
Ved § 56-aftaler skal sygefraværet indberettes senest 5 uger efter 1. sygedag – vi får refusion fra første sygedag – se mere om § 56-aftale i Sygefravær - aftale ved kronisk eller langvarig sygdom.
Det er derfor væsentligt, at ansatte angiver korrekt årsag til sygemeldingen med henblik på at kunne overholde tidsfrister i lovgivningen. Se mere om procedurer for sygemelding i Sygefravær - fra sygemelding til raskmelding.
Hvad skal ansatte dokumentere
Når sygefraværet er anmeldt til kommunen via Nemrefusion, er den ansatte til enhver tid forpligtiget til at overholde aftaler med kommunen og den gældende lovgivning. I første omgang skal sygemeldte ansatte tjekke og forholde sig til post sendt til digital postkasse på borger.dk.
I forbindelse med kommunens indledende kontakt til sygemeldte, bliver der fremsendt skemaer, som skal udfyldes og returneres til kommunen inden 8 dage. Efter den 01.12.2015 kan skemaer kun returneres elektronisk og med anvendelse af NemID.
Den ansattes ret til sygedagpenge og dermed AAU’s refusion afhænger af korrekt og rettidig besvarelse. Såfremt en ansat ikke returnerer et skema eller senere i sygemeldingen undlader at medvirke i opfølgning, stoppes sygedagpengene og dermed refusionen til AAU. Såfremt den ansatte indenfor 4 uger igen medvirker i den kommunale opfølgning eller sørger for at besvare skemaet(er), kan retten til sygedagpenge genoptages fra dagen efter den ansatte gør kommunen opmærksom herpå. Denne fortrydelsesret er kun mulig at anvende én gang.
Ansatte, herunder personaleledere kan ved spørgsmål kontakte kommunen eller HR-afdelingen.
Yderligere information
Sygedagpengeloven (Anmeldelse § 59 stk. 2)
Sygedagpengeloven (Oplysningsskema § 11)
Sygedagpengeloven (Medvirken og bortfald af sygedagpenge § 21)
Ferie under sygdom
Det er lovgivningsmæssigt ikke foreneligt at afholde ferie under en længerevarende sygemelding. Sygemeldte ansatte kan således som hovedregel ikke afholde den planlagte og forhåndsdisponerede ferie under en længerevarende sygemelding. Egen sygdom betragtes som feriehindring.
Hvad kan gøres
Såfremt der ønskes ferie under et længerevarende sygefraværsforløb – er det muligt ved, at den ansatte via dialog med sin personaleleder aftaler ferieafviklingen på ny. Der tages i dialogen mellem leder og ansatte højde for, om afvikling af ferien er foreneligt med sygefraværets forløb.
Den ansatte har ved en feriehindring ikke pligt til at afvikle sin planlagte ferie. Ligeledes kan nærmeste personaleleder modsætte sig en ansats ønske om afvikling af planlagt ferie under et længerevarende sygefraværsforløb, såfremt det ikke er foreneligt med de indgåede aftaler ift. sygefraværet.
Når en ansat og nærmeste personaleleder er afstemte, inddrages kommunen. Ferien kan kun afvikles, såfremt der indgås en tilsvarende aftale med kommunen. Kommunen kan afvise at indgå en aftale, såfremt det ikke er foreneligt med sygefraværets forløb.
Undlader den ansatte at inddrage og indgå aftale med kommunen, betragtes ferieafviklingen som en raskmelding, og det kan have konsekvenser for sygedagpengeudbetalingen, herunder refusionen til AAU.
Ved spørgsmål kan HR-afdelingen kontaktes.
Yderligere information
Ferieafholdelse under sygefraværsforløb – regler ift. sygedagpengeloven
Sygedagpenge – tidsbegrænsning influerer på ny sygemelding
Samarbejde med kommunen
Kommunen er i henhold til Sygedagpengeloven forpligtiget til at følge op og samarbejde med den ansatte (sygemeldte lønmodtagere) om en arbejdspladsbaseret indsats med gradvis tilbagevenden til arbejdet på Aalborg Universitet.
Hvem gør hvad
Der kan etableres samarbejde med kommunen, både på opfordring fra den ansatte, fra kommunen og fra nærmeste personaleleders side. Samarbejdet kan sikre en koordineret indsats, som giver den ansatte gode betingelser i forhold til fastholdelse, forebyggelse og hurtig afklaring.
Ved spørgsmål til kontakten til kommunen kan der rettes henvendelse til HR-afdelingen.
Yderligere information
Sygedagpengeloven (Arbejdspladsbaseret indsats/samarbejde § 15 stk. 4 og stk 7.)
Opfølgning uden kontakt til kommunen (Standby)
Kommunen skal følge op og have kontakt til en sygemeldt ansat. Den ansatte er forpligtiget til at medvirke i denne opfølgning. Opfølgningen kan foregå på tre måder. Hovedreglen er en individuel samtale i jobcenteret. Der er også to undtagelser: Den ene er, at kontakten foregår telefonisk, digitalt eller ved brev. Den anden er, at opfølgningen sker uden kontakt til den sygemeldte. Ved sidstnævnte vil den ansatte være alvorlig syg og opfølgning er ikke hensigtsmæssig (standbyordningen).
Hvem gør hvad
Den ansatte skal selv oplyse ønsket om standby til kommunen. Kommunen vurderer, om den ansatte kan omfattes af standbyordningen.
Yderligere information
Sygedagpengelovens § 13b, stk. 5 (Standby)
Sygedagpengeperioden er tidsbegrænset
I Sygedagpengeloven er der defineret en tidsbegrænsning. Det betyder, at en sygemeldt, der opfylder beskæftigelseskravet og er uarbejdsdygtig, kan modtage sygedagpenge i 22 uger indenfor de forgangne 9 kalendermåneder (plus arbejdsgiverperioden på 30 dage).
Herefter skal kommunen tage stilling til muligheden for forlængelse af sygedagpengeudbetalingen. Såfremt sygedagpengeudbetalingen ikke kan forlænges, og den ansatte fortsat vurderes uarbejdsdygtig, vil kommunen visitere den ansatte til et Jobafklaringsforløb. Økonomisk er satsen under jobafklaring (ressourceforløbsydelse) lavere end sygedagpengesatsen.
Hvordan får AAU besked
Kommunen er forpligtiget til at oplyse en sag, inden de træffer afgørelse om forlængelse eller jobafklaring.
Når kommunen har oplyst sagen og påtænker at træffe afgørelse, vil den ansatte samt AAU ved HR-afdelingen modtage en partshøring, og først efter partshøringsperioden træffer kommunen en afgørelse.
Ansatte er tillige forpligtet til at underrette AAU om omstændigheder, der kan medføre bortfald af sygedagpengerefusion.
Yderligere information
Sygedagpengeloven (§24 revurdering og §27 forlængelsesmuligheder)
Sygedagpengeloven (§ 32 beskæftigelseskrav)
Sygedagpengeloven (§ 7 uarbejdsdygtighed)
Sygedagpengeloven (§ 71 underretningspligt)
Moderniseringsstyrelsens Personaleadministrative Vejledning kapitel 24
Kontakt og ansvar
Henvendelser til HR-afdelingen om fx fast track, anmodning om mulighedserklæring eller sygedagpengerefusion mv. skal ske via HR-afdelingens servicecentre: Hr-fravaer@adm.aau.dk