RUS2: Opret diæt på din rejseafregning

Indhold

Når du har været på tjenesterejse, skal du oprette en rejseafregning i RUS2 for refusion af dine tjenestelige merudgifter. Du kan også lave din afregning løbende, mens du er på rejse, så den er klar til at sende til godkendelse, så snart du kommer hjem. Har du været på tjenesterejse i mere end 24 timer, skal du måske have udbetalt diæter, og de oprettes på følgende måde.

Vælg den rejseafregning, hvor du skal indsætte diæter.
Se, hvordan du opretter en rejseafregning i ”opret rejseafregning”.

1: For at oprette dine diæter, klikker du på ”Rejsedage” og derefter enten på det blå plus midt på siden, eller +Ny i øverste venstre hjørne.

2: Udfyld generelle detaljer med den faktiske afrejsetid og faktiske hjemkomsttid. De øvrige oplysninger bliver nedarvet fra forsiden og skal derfor ikke udfyldes. 


3: Under Rejsegodtgørelsessatser markerer  du ”Time-/dagpenge”.


 

4: Herefter skal du registrere de måltider, du har fået i forbindelse med tjenesterejsen under Reduktion for måltider, dvs. måltider der er betalt af andre, inkluderet i overnatningsprisen eller lignende.

Vær opmærksom på, at alle måltider automatisk vil være fratrukket. Du skal altså aktivt ind og markere de måltider, som du ikke har modtaget fra andre.

Eksemplet her tager udgangspunkt i, at morgenmaden er inkluderet i overnatningsprisen for hotellet, at du har fået frokost på konferencen, og at konferencegebyret inkluderer en Konference Dinner. Øvrige måltider har været for egen regning og skal dækkes af diæterne.

5: Eksemplet her tager udgangspunkt i en konference, hvor der er overnattet på hotel. Havde der været tale om en tjenesterejse, hvor man, som rejsende, havde overnattet hos familie eller venner, ville der kunne udbetales udokumenteret nattillæg. Dette registreres ved at klikke på ”prikken” således den markeres med blå:


 

6: Er der behov for det, kan du tilføje bilag. Klik på Upload bilag.

Tilføj bilaget ved at vælge den sti, og det Filnavn du har gemt dit bilag under (bilaget bliver nu synligt i højre side af visningen). Påfør en Beskrivelse. Klik til sidst på GEM. Et konferenceprogram, hvoraf det for eksempel fremgår, hvilke måltider der er inkluderet i konferencen, kan være et eksempel på et bilag, der med fordel kunne vedhæftes her.



7: Nu mangler konteringen. Det er muligt at påføre én kontering til Kompensation for 24 timer og én for Kompensation for mindre end 24 timer. Begge er udfyldt automatisk med konteringen for forsiden, og vil kun i enkelte tilfælde skulle ændres. Hvis, der som i dette eksempel, ikke skal ske ændringer i konteringen, klikker du på Gem.


 

8: Forudsat at hele rejseperioden er tjenestelig, er diætbilaget nu oprettet. Du har mulighed for at påføre udgifter og kørsel ved at klikke på den pågældende overskrift. Se evt. separate vejledninger til oprettelse af rejseafregning og/eller kørsel.

Er du færdig med at taste, skal du trykke på den hvide papirflyver øverst i højre hjørne.

Har du haft private rejsedage i forbindelse med din rejse, skal rejsetiderne splittes op, så du opretter flere diætbilag.

Vælger du eksempelvis at holde en feriedag, inden du påbegynder din hjemrejse, så du har ferie fra konferencen slutter den 20. marts 2018 kl. 23:30, og til du begynder din hjemrejse den 23. marts 2018 kl. 11:30, vil du skulle oprette dine rejsedage i følgende tre perioder:

Fra den 20-03-2018 kl. 06:50 til den 21-03-2018 kl. 23:30: Konference
Fra den 21-03-2018 kl. 23.31 til den 23-03-2018 kl. 11:30: Privat tid/ferie
Fra den 23-03-2018 kl. 11:31 til den 23-03-2018 kl. 23:25: Hjemrejse

Du skal derfor vælge Rejsedage igen, og følge punkt 10 til 16 for hver af de tre perioder, inden du klikker på den hvide papirsflyver. For den del hvor der er tale om privat tid/ferie, skal du ved punkt 11 vælge ”Ingen godtgørelse/privat”:


 

9: Du kan nu tjekke, om din afregning ser rigtig ud, og sende den til godkendelse hos din rejsegodkender.

Se, hvordan du sender til godkender under punkt 15 her.

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til RUS2, er du velkommen til at kontakte Rejsekontoret.