RUS2: Opret et udlæg

Indhold

Har du købt noget på vegne af AAU, som du skal have refunderet, skal du oprette en udlægsrapport i RUS2. 

1: Vælg ”opret udlægsrapport”.

2: Tryk på det blå plus midt på siden for at oprette en ny afregning.

3: I feltet ”Afregningsnavn” skal du skrive en sigende tekst for den afregning, du er ved at oprette. Skal du som i eksemplet her blot have refunderet et enkelt udlæg, kan navnet evt. være formålet med købet. Har du flere udlæg, der skal refunderes i samme afregning, kan du vælge en mere generel tekst og uddybe formålet ved de enkelte udgifter.

4: Vælg ”2 – Udlæg” ved Afregningsskabelon.

5: Ved Formål vælges der mellem ”1 – Indland”, ”2 – EU-land” eller ”3 – Øvrige udland” alt efter i hvilket land du har købt din vare/tjenesteydelse. I dette eksempel er købet fortaget i USA, derfor vælges ”3 – Øvrige udland”.

6: Kontering vil være udfyldt på forhånd, som det fremgår herunder. Omkostningssted er automatisk sat op til det omkostningssted, du er lønnet fra. Du skal kun ændre det, hvis det ikke er dette omkostningssted, der skal afholde den/de pågældende udgifter. Vær også opmærksom på at ændre de øvrige felter under kontering, hvis du fx skal indtaste projektnummer, formål og/eller analysenummer eller ændre stedkode, hvis den ikke skal være Aalborg.

7: Tryk på Gem, enten i øverste venstre hjørne eller nederst til højre.
 
Afregningen er nu oprettet og klar til, at du kan sætte dine udgifter ind.

8: Du sætter dine udgifter ind  ved enten at klikke på det blå plus midt på siden, eller + Ny i øverste venstre hjørne.  Har du ubehandlede e-transaktioner i RUS2, vil du mulighed for at vælge, om der er tale om køb med AAU Kreditkort eller Kontantudlæg. Vælg den type, der passer med den udgift, du har haft.

Denne vejledning tager udgangspunkt i et kontantudlæg – så der er valgt ”opret manuel udgift”.

9: Udfyld de generelle oplysninger om udgiften med:

1. Dato for udlægget. Husk det altid er den dato, der står på bilaget.
2. Omkostningstype Vælg den omkostningstype, der er sigende for din udgift enten ved at klikke på pilen udfor omkostningstype, eller ved at begynde indtastningen, hvis du kender navnet på omkostningstypen.
3. Formål nedarves fra forsiden og skal kun ændres, hvis den ikke svarer til det land, hvor udgiften er afholdt.
4. Påfør en beskrivelse af udgiften.  
5. Betalingsmiddel er foruddefineret, og skal ikke ændres.

Når ovenstående er udfyldt, scroller du ned til bilag – enten ved at trække i den grå bjælke i midt, eller ved at klikke på den grå pil nederst i billedet.

10: Tilføj bilag ved at klikke på Upload bilag

Herefter ser du nedenstående skærmbillede:

Tilføj bilaget ved at vælge den sti, og det Filnavn du har gemt dit bilag under. Du kan nu se bilaget  i højre side af visningen. Indtast en Beskrivelse. Klik til sidst på Gem enten øverst til venstre eller nederst i skærmbilledet.

11: Indtast Beløb, og ret Valuta til den valuta, som fremgår af dit bilag.

RUS2 henter selv den aktuelle kurs, men har du dokumentation for, at du har betalt en anden kurs, slår du ”Automatisk beløbsberegning” og/eller ”Automatisk kursberegning” fra og indtaster beløbet eller kursen manuelt.

Se evt. separat vejledning for angivelse af valuta og ændring af kurs.

12: Nu mangler konteringen – denne nedarves fra forsiden og vil kun i enkelte tilfælde skulle ændres. Hvis, der som i dette eksempel, ikke skal ske ændringer i konteringen, klikkes på Gem – enten øverst til venstre eller nederst på siden.


 

13: Udgiften er nu oprettet, og du har mulighed for at påføre flere udgifter ved enten at klikke på + Ny eller det blå plus nederst til højre.

Skal du ikke indtaste mere, skal du trykke på den hvide papirflyver øverst i højre hjørne.

14: Du kan nu tjekke om din afregning ser rigtig ud og sende den til godkendelse hos din rejsegodkender.

Se i "Opret rejseafregning" punkt 15, hvordan du vælger godkender.

Eller se en video om, hvordan du vælger godkender.

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til RUS2, er du velkommen til at kontakte Rejsekontoret.