RUS2: Opret et forskud

Indhold

Skal du på tjenesterejse i forbindelse med din ansættelse på AAU, har du mulighed for at få udbetalt et forskud. Du kan få udbetalt forskuddet før rejsen, hvis du eksempelvis har betalt et konferencegebyr eller umiddelbart før du begynder rejsen, så du kan betale udgifter under opholdet.

1: Vælg ”Opret udlægsrapport”.

2: Tryk på det blå plus midt på siden for at oprette en ny afregning.

3: I feltet ”Afregningsnavn” skal du skrive en sigende tekst for den afregning, du er ved at oprette.

4: Vælg ”4 – Forskud” ved Afregningsskabelon.

5: Ved Formål vælger du ”2 – EU-land” fordi du har rejst til Tyskland.



6: Udfyld punktet ”Rejseoplysninger”.

7: Kontering vil være præudfyldt som det fremgår herunder. Omkostningsstedet vil default være det omkostningssted du er lønnet fra, og skal kun ændres hvis ikke det er dette omkostningssted, der i sidste ende skal afholde udgifterne, til den tjenesterejse der ansøges om forskud til.

Den endelige kontering, vil blive påført i forbindelse med at den endelige rejseafregning færdiggøres efter endt tjenesterejse.

Når du har kontrolleret at omkostningssted er korrekt, kan du derfor blot ignorere den resterende del af konteringen kontering og klikke på Gem enten i øverste venstre hjørne eller nederst til højre.

8: Du skal nu have indsat dit forskud. Det gør du ved enten at klikke på det blå plus midt på siden, eller + Ny i øverste venstre hjørne.
      
Vælg manuel udgift

9: Udfyld ”Generelle detaljer” med Dato for udlægget og en beskrivelse. Omkostningstype, Formål og Betalingsmiddel er udfyldt på forhånd og skal ikke ændres.

10: Tilføj bilag ved at klikke på Upload bilag.

Du vil herefter se nedenstående skærmbillede:

Tilføj bilaget ved at vælge den sti, og det Filnavn du har gemt dit bilag under. Du kan nu se bilaget  i højre side af visningen. Påfør en Beskrivelse. Klik til sidst på GEM enten øverst til venstre eller nederst i skærmbilledet.

11: Indtast det beløb (i DKK) du ansøger om i forskud. 

Herefter scroller du ned til kontering – enten ved at trække i den grå bjælke i midten, eller ved at klikke på den grå pil nederst i billedet.

12: Kontering er udfyldt på forhånd, du skal derfor blot ignorere kontering og klikke på Gem.


13: Forskuddet er nu oprettet og skal sendes videre til godkendelse. Klik på den hvide papirflyver øverst i højre hjørne.

14: Du kan nu tjekke om din forskudsanmodning ser rigtig ud og sende den til godkendelse hos din rejsegodkender.

Se i "Opret rejseafregning" punkt 15, hvordan du vælger godkender.

Eller se en video om, hvordan du vælger godkender.

Når forskudsanmodningen er færdigbehandlet, dvs. godkendt af rejsegodkender og efterfølgende finansgodkendt af Rejsekontoret, bliver der dannet en e-transaktion. Denne skal sættes ind på den endelige rejseafregning, når tjenesterejsen har fundet sted. Du vil kunne finde E-transaktionen under Kreditkortarkiv. Se separat vejledning for afregning af forskud.

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til RUS2, er du velkommen til at kontakte Rejsekontoret.