RUS2: Afregn tidligere udbetalt forskud

Indhold

Har du fået udbetalt forskud i forbindelse med din tjenesterejse, skal det eller de indsættes på din rejseafregning, når du kommer hjem og afregner tjenesterejsen i RUS2.

1: Du skal nu have indsat den e-transaktion, der blev dannet, da du fik udbetalt forskuddet. Klik på "Udgifter" og derefter enten på det blå plus midt på siden, eller + Ny i øverste venstre hjørne.

Vælg ”Tilføj korttransaktion”, og du får nu en oversigt over ubehandlede e-transaktioner.  

Når du har klikket på ”Tilføj korttransaktion” vil du se følgende:

Marker den/de relevante e-transaktioner af, og klik på Tilføj.



Herefter får du nedenstående skærmbillede.Konteringen vil, som tidligere ved udbetalingen, være præudfyldt. Du skal derfor blot klikke på Gem.

2: Du skal nu have indsat dine udgifter til udligning af forskuddet. Det gør du ved at klikke på "Udgifter" og derefter enten på det blå plus i nederste højre hjørne, eller + Ny i øverste venstre hjørne.

 

3: Udfyld de generelle detaljer om udgiften med:

1. Dato for udlægget. Husk det altid er den dato, der står på bilaget.
2. Omkostningstype (vælg den omkostningstype der er sigende for din udgift enten ved at klikke på pilen udfor omkostningstype, eller ved at påbegynde indtastningen, hvis du kender navnet på omkostningstypen)
3. Formål nedarves fra forsiden og skal kun ændres, hvis udgiften ikke er afholdt i det land, som du har valgt på forsiden – typisk hvis du rejser via flere lande, inden du når din slutdestination.
4. Beskrivelse af udgiften påføres. 
5. Betalingsmiddel er foruddefineret, og skal derfor ikke ændres.

4: Tilføj bilag ved at klikke på Upload bilag.

Tilføj bilaget ved at vælge den sti, og det Filnavn du har gemt dit bilag under (bilaget bliver nu synligt i højre sideafvisningen). Påfør en Beskrivelse. Klik til sidst på GEM enten øverst til venstre eller nederst i skærmbilledet.



 

5: Indtast beløb i den valuta som fremgår af dit bilag.

Udgangspunktet i dette eksempel er en rejse til Tyskland, derfor er valuta automatisk udfyldt med EUR, men da købet er foretaget i DKK, er det denne valutaart beløbet du skal indsætte. Start derfor med at ændre Valuta fra EUR til DKK, så forsvinder de øvrige muligheder som automatisk beløbsberegning, automatisk kursberegning osv. og angiv herefter Beløb.

Se evt. separat vejledning for angivelse af valuta og ændring af kurs.

6: Nu mangler konteringen, hvis der ikke skal ske ændringer, klikker du på Gem.

7: Udgiften er nu oprettet og modregnes med forskuddet, der tidligere er udbetalt. Du har selvfølgelig mulighed for at påføre yderligere udgifter, rejsedage (diæter) samt kørsel ved at trykke på den pågældende overskrift.
Se evt. separate vejledninger til oprettelse af rejsedage eller kørsel.

Skal der ikke påføres yderligere, skal du trykke på den hvide papirflyver øverst i højre hjørne.

8: Du kan nu tjekke om din afregning ser rigtig ud, og sende den til godkendelse hos din rejsegodkender.

Se i ”Opret rejseafregning” punkt 15, hvordan du vælger godkender.

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til RUS2, er du velkommen til at kontakte Rejsekontoret.