RUS2: Opret en kørselsafregning i RUS2

Indhold

Har du været på en tjenesterejse, hvor du har kørt i egen bil, har du som udgangspunkt mulighed for at få refunderet kørselsgodtgørelse.

1. Vælg ”Opret udlægsrapport”.

2: Tryk på det blå plus midt på siden for at oprette en ny afregning.

3: I feltet ”Afregningsnavn” skal du skrive en sigende tekst for formålet med din tjenesterejse.

4: Vælg ”1 – Rejseafregning” ved Afregningsskabelon.

5: Ved "Formål" vælg 1 – Indland” fordi kørslen er i Danmark.

6: Udfyld punktet ”Rejseoplysninger”. Husk det er dine faktiske rejsedatoer der skal angives.

7: Kontering vil være udfyldt på forhånd.

8: Tryk på Gem.

Afregningen er nu oprettet og klar til få påført kørsel mv.

9: Du skal nu have indsat din kørsel. Det gør du ved at klikke på "Kørsel" og derefter enten på det blå plus midt på siden, eller + Ny i øverste venstre hjørne.

10: Skriv nu informationer om din kørsel.
Alle kendte AAU adresser er oprettet i adressebogen, men du har selv mulighed for at redigere, så den passer bedre til dig og dine tjenesterejser

Du kan ”hente” km fra Google Maps. Funktionen er automatisk deaktiveret, når du opretter din afregning, men aktiveres ved at klikke på 

under punktet "Anvend kilometer fra Google Maps". 

Er der tale om en identisk hjemtur, kan RUS2 automatisk oprette returrute. Funktionen kan aktiveres ved at klikke på 

under punktet Tur/retur.

I dette eksempel er den rejsende først mødt ind på sit faste tjenestested og er ligeledes returneret hertil. Havde det ikke været tilfælde, skulle det fremgå af kommentarfelt, at daglig kørte km mellem hjem og arbejde tur/retur er fratrukket. Dog vil det altid være den faktisk kørte rute, der skal fremgå af rutebeskrivelsen under ”til” og ”fra”.

For at fratrække daglig kørte km mellem hjem og arbejde, skal du fravælge ”Anvend kilometer fra Google Maps” og indtaste det reducerede antal km maunuelt i feltet ”Kilometer”.

I ”Kommentar til kørsel (obligatorisk ved omvej)” kan du fx skrive: ”Daglig kørte km mellem bopæl i Støvring og AAU tur/retur = 44 km er fratrukket”.

11: Du skal nu have indtastet oplysninger om køretøj og satser. Vælg Bil/motorcykel eller Knallert/cykel, alt efter hvilket køretøj du har anvendt. I eksemplet her er der valgt Bil/motorcykel, derfor skal du også indtaste Registreringsnummer på dit køretøj.

Har du en skriftlig kørselsbemyndigelse til høj sats fra Regnskabschefen, vil du også få mulighed for at vælge mellem Høj kørselssats og Lav kørselssats. Husk der aldrig kan udbetales kørsel til høj sats i forbindelse med udenlandske tjenesterejser.                       

12: Der er mulighed for at uploade bilag. Det kan eksempelvis være en kørselsbemyndigelse til høj sats, eller et kørselsregnskab, hvis du laver en samlet afregning for en længere periode. Der findes på Rejsekontorets hjemmeside ”Bilag til kørselsafregning”, der skal anvendes i disse tilfælde.

13: Nu mangler konteringen – denne nedarves fra forsiden og skal som udgangspunkt ikke ændres yderligere. Hvis, der som i dette eksempel, ikke skal ske ændringer i konteringen, klikkes på Gem – enten øverst til venstre eller nederst på siden.

14: Du får nu en oversigt over de linjer du har oprettet. Har du aktiveret Tur/retur, vil systemet selv generere en ekstra linje. Du har mulighed for at tilføje flere kørselsbilag ved enten at klikke på det blå plus i nederste højre hjørne eller + Ny i øverste venstre hjørne. Skal der ikke påføres yderligere kørsel skal du trykke på den hvide papirsflyver øverst i højre hjørne.

15: Du kan nu tjekke om din afregning ser rigtig ud, og sende den til godkendelse hos din rejsegodkender.
 

Se, hvordan du vælger og sender til godkender under punkt 15 her.

Eller se en video om hvordan du vælger og sender til godkender her.

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til RUS2, er du velkommen til at kontakte Rejsekontoret.