RUS2: Regler for roller og ansvar for rejse—og udlægssystemet, RUS2

Indhold

1. Ansvar

Ledere af alle økonomiansvarlige enheder er ansvarlig for at sikre:

• At rejser og udlæg afregnes, registreres og godkendes, i RUS 2, i henhold til gældende regelsæt
• At rejser og udlæg afregnes straks efter aktivitetens gennemførelse, og at der gennemføres overvågning til sikring af dette.
• At godkender ikke kan godkende for ansatte, der i forhold til godkenderen er i familiære og andre nære forhold. I sådanne tilfælde skal der vælges en anden bemyndiget godkender. Hvis godkenderen er i familiære eller andre nære forhold, skal leder endvidere sikre, at der mindst ultimo året kigges på alle rejser for disse ansatte. Dette for at sikre, at der på disse afregninger ikke er elektronisk godkendelse af den godkender, som har nære familiære eller andre nære forhold til den rejsende.

Den rejsende har ansvaret for at oprette og klargøre sin rejse- eller udlægsafregning elektronisk, og sende den til godkendelse i RUS 2. Dette ansvar indebærer bl.a., at:

• Afregningsdetaljer under generelle oplysninger er korrekte, herunder navn, adresse m.v. Udbetalinger vil ske til den rejsendes Nemkonto. Læs mere på nemkonto.dk
• Rejseoplysninger herunder rejsedage/periode, afrejsested samt destination er korrekt oplyst. Dette bl.a. af hensyn til evt. forskud og overvågning (decentral og central).
• Relevante oplysninger og dokumentation som er nødvendige for korrekt behandling af kørsel, diæter og andre rejseudgifter eller udlæg, forefindes på rejse- eller udlægsafregning.
• Diæter er angivet med fra/til dato/klokkeslæt
• Kørsel er angivet fra og til adresse, kørte km, hvem er mål for destinationen, samt tjenesteligt formål
• Ved udlæg hvad er udlagt for og det tjenestelige formål
• I tilfælde af manglende bilag, skal den rejsende udfylde ”Tro – og love erklæring” som skal være vedhæftet rejse- eller udlægsafregningen. ”Tro- og love erklæring” under Rejser okonomi.aau.dk/blanketter
• Krav om supplerende oplysninger er opfyldt, eksempelvis:

a) ved repræsentation/intern fortæring: sted, dato, anledning og navne på deltagere og deres tilhørsforhold (virksomhed, institution) til AAU,
b) hvis nogle udgifter betales fra anden side,
c) specielle forhold mht. hotelophold (f.eks. pris pr. overnatning overstiger hoteldispositionsbeløb iht. statens regelsæt),
d) skrive antallet af overnatninger i beskrivelsesfeltet
e) private afbrydelser

• Sikre at der forefindes indscannet/vedhæftet dokumentation for anførte udlæg samt fornødne supplerende oplysninger til brug for beregning af diæter, kørsel mm.
• Den rejsende og godkender skal sikre, at de indscannede bilag er læsbare i genudskrivelig form.
• Kontering er foretaget i henhold til gældende regelsæt
• Der ved køb af fly, hotel, taxi osv. via enten CWT (AAU rejsekonto) eller AAU-kreditkort, skal vedhæfte faktura, eller bilag, da e-transaktioner herfra kun er betalings dokumentation.
• Ved undtagelsesvis køb af fly via andre end CWT, skal boardingpass vedhæftes rejseafregningen

Godkender (Attestator) har ansvaret for, at:

• De formelle krav til udfyldelse af den elektroniske rejse- eller udlægsafregning er opfyldt, og at den er elektronisk klargjort og sendt elektronisk til godkendelse. Dvs. at alle nødvendige oplysninger er angivet, originaldokumentation for alle udlæg og rejsens længde foreligger indscannet (billetter for afgang og hjemkomst, kursusprogram, el.lign.) Sikre korrekt antal km og kørselssats anvendes, at rutebeskrivelsen og kørslens formål er angivet.
• Sikre, at hoteldispositionsbeløbet er overholdt jf. gældende satscirkulære, samt sikre sig at antal overnatninger er påført i beskrivelsesfeltet. Såfremt hoteldispositionsbeløbet er overskredet, skal en gyldig årsag være påført i beskrivelsesfeltet.
• Dokumentation for alle bilag er indsat på rejse- eller udlægsafregningen i elektronisk form og de er læsbare i genudskrivelig form.
• Der er bevillingsmæssig dækning til rejsen.
• Kontering af rejsen er korrekt (inkl. omkostningssted).
• Korrekte diætsatser er anvendt (typisk ved årsskifte)
• Der er vedhæftet dokumentation for anvendt kurs, såfremt kursen er ændret af den rejsende.
• Godkendelse af rejse- og udlægsafregning overholder gældende regelsæt og instrukser
• Der mindst månedligt kontrolleres, at der ikke i systemet ligger

”gamle” rejseafregninger/udlægsbilag
”gamle” forskudstransaktioner
”gamle” E-transaktioner (rejsekonto/kreditkort)

med manglende færdiggørelse eller manglende godkendelse

Rejsegodkenders typiske opgaver i RUS 2.

Økonomiafdelingen har ansvaret for, at:

Foretage visuel kontrol, som bl.a. omfatter:

• En sandsynlighedskontrol, af udgiftsposternes relevans og størrelse i forhold til handlingen, rejsen, indkøb, repræsentation mv.
• Kontrol af oplysningspligten vedr. interne bestemmelser (f.eks. repræsentations/fortæring)
• Kontrol af oplysningspligten vedr. de skattemæssige forhold (skattefri rejseydelser)
• Korrekt lav/høj kørselssats
• Kontrol af hoteldispositionsbeløb er overholdt, samt begrundelser for evt. overskridelse heraf.
• Kontrol af, at der ikke er medtaget udgifter som skal dækkes af time-/dagpenge
• Kontrol af, at der ikke er medtaget udgifter til indkøb af tøj mv. ifm. bortkommen eller forsinket bagage
• Finansgodkende
• Sende filer til bogføring i Oracle ERP samt til udbetaling via NEM-konto mv. til udligning af mellemværende mellem den ansatte og AAU
• Gennemføre overvågning af rejser og udlæg, jf. instruks
• Gennemføre rykkerprocedure, jf. instruks.

Finansgodkender kan se ”Central finansgodkenders typiske opgaver i RUS 2” i Workzone.

2.Termin

En rejse- eller udlægsafregning skal være oprettet og sendt til godkendelse senest 10 arbejdsdage efter rejsens hjemkomstdato eller udlægget er foretaget.

En rejse- eller udlægsafregning skal være godkendt senest 10 arbejdsdage efter at den ansatte har sendt afregning/rapport til godkendelse.

En rejse- eller udlægsafregning skal være finansgodkendt senest 10 arbejdsdage efter, at godkender har sendt afregning/rapport til finansgodkendelse.

Der skal dog tages hensyn til – i forbindelse med aflæggelse af perioderegnskab og ved årsafslutningen – at omkostninger til rejsen eller udlægget kommer i korrekte periode.

I forbindelse med årsafslutningen skal rejser/udlæg vedr. et regnskabsår (f.eks. 2018) godkendes decentralt således, at finansgodkendelse hos ØA kan finde sted i henhold til gældende, centralt, udmeldte deadlines.
 

3. Fremgangsmåde

3.1. Definitioner

Oracle ERP                                                               
Betegnelse for AAU´s officielle økonomisystem, der danner grundlag for aflæggelse af eksterne og interne regnskaber.

Rejse- og udlægssystem (RUS 2)
Betegnelse for AAU´s officielle system til at administrere rejseafregninger og udlæg for ansatte.

Den rejsende
Typisk er den Rejsende en ansat medarbejder på AAU (behandles i den alm. del af RUS 2). Undtagelsesvis en gæst, eller studerende som ikke er ansat på AAU (behandles i eForms via link tilsendt gæsten).

Godkendelse (attestation)
”Elektronisk underskrift” på rejse- og udlægsafregningen, hvorved decentral Rejsegodkender godkender rejse- eller udlægsafregningen, herunder kontering, bevillingsdækning samt lovlighed jf. vejledninger, regelsæt mv. for området.
Der henvises til Økonomiafdelingens hjemmeside med hensyn til regelsæt og vejledninger.

Finansgodkendelse
”Elektronisk underskrift” på rejse- og udlægsafregning, hvorved Rejsekontoret i ØA godkender, at decentral godkendelse (attestation) er foretaget af en dertil bemyndiget person og at den visuelle kontrol ikke har givet anledning til bemærkninger.

3.2. Procedure

1. Normal procedure.
2. Afvigende procedure.

3.2.1. Normal procedure vedr. rejse- og udlægssystem er beskrevet i afsnit 1.

3.2.2. Afvigende procedure

Decentral Rejsegodkender kan udfylde en rejse- eller udlægsafregning på vegne af en ansat. Skal klarmeldes af den ansatte, elektronisk eller ved underskrift.

Hvis afvigende procedure anvendes, skal den rejsende eller udlægsholder udfylde og underskrive rejseafregningsblanket eller repræsentations/udlægsblanket. Kan hentes her: okonomi.aau.dk/blanketter under Rejser, hvor Rejseblanket på dansk eller engelsk samt andre udgifter/repræsentation –udlægsblanket til decentral brug på dansk eller engelsk kan vælges.

Blanketten fremsendes i udfyldt og underskrevet stand til den decentrale godkender, med tilhørende originalbilag med henblik på oprettelse af en rejse- eller udlægsafregning i RUS 2 og efterfølgende godkendelse. Godkender overtager hermed ansvaret for at korrekte oplysninger indtastes i RUS 2, iht. den fremsendte blanket og dokumentation fra den rejsende eller udlægsholder.

Godkender opretter rejse- eller udlægsafregning i RUS 2, iht. modtaget underskrevet blanket samt dokumentation fra den rejsende.

Hvis godkender opretter en rejse- eller udlægsafregning på vegne af en ansat, skal den ansatte som udgangspunkt indscanne alle bilagene og sende dem til Godkender sammen med Rejseafregningsblanketten. Godkender kan enten sende den oprettede rejse- eller udlægsafregning til ”signering” (klarmelding) elektronisk hos den rejsende, eller kan vedhæfte en af den rejsende underskrevet Rejseafregningsblanket i RUS 2.

Skulle der mangle dokumentation for udgifter, skal den Rejsende udfylde en ”Tro og love erklæring” som skal vedhæftes rejseafregningen i RUS 2.

I den afvigende procedure godkender Rejsegodkender afregningen, når godkender har sikret sig handlinger i afsnit 1, forudsat at den rejsende enten har signeret den af rejsegodkender udfyldt afregning, elektronisk eller ved underskrift på rejse- eller udlægsafregningsblanketten.

Økonomiafdelingens ansvar og opgaver vil svare til det under afsnit 1 skrevne.

3.2.3. Udbetaling af forskud:

Hvis der på en rejse ønskes rejseforskud, kan det gøres i følgende situationer:

• evt. rejseforskud kan udbetales (overføres til den rejsendes NEM-konto) 14 dage før rejsen påbegyndes uden krav om yderligere dokumentation.
• ønskes rejseforskud udbetalt til dækning af et udlæg, som den rejsende har afholdt (f.eks. konferencegebyr), kræves der dokumentation for at udlægget er afholdt af den rejsende (dokumentation vedhæftes som elektronisk bilag til rejseafregning som anmodning om forskud er udbetalt på).

3.2.4. ”Huskeliste”

Nedenfor er der nævnt nogle forhold, man skal være opmærksom på ifm. anvendelse af RUS 2:

• Punktet ”udokumenteret overnatning” kan findes under fanen ”Rejsedage” som ”udokumenteret nattillæg”.
• Sekretæren skal huske at ”godkende” rejsen efter at denne er ”Signeret” af den rejsende. Dette gælder også efter, at en rejse- eller udlægsafregningen er blevet ”afvist”.
• Ved repræsentation/fortæring – husk at påføre anledning, tid og sted, antal deltagere, deltagernes navne, deres tilhørsforhold til AAU i de relaterede felter. – Se i øvrigt regelsæt for Repræsentation/interne ydelser.
• Private afbrydelser i tjenesterejsen fratrækkes under ”Rejsedage”. Fra og til dato og klokkeslæt oplyses, samtidig med at man skal markere den private del med ”ingen godtgørelse/privat”.
• Ved manglende dokumentation/bilag skal ”Tro- og loveerklæring” udfyldes og underskrives af den rejsende. ”Tro- og loveerklæring” skal indscannes og vedhæftes i afregningen i RUS 2.
• Hvis den rejsende ikke selv har oprettet afregningen elektronisk, så skal den rejsende enten modtage den af godkender udfyldte afregning i RUS 2 til ”signering” elektronisk i systemet eller underskrive Rejseafregningsblanketten som godkender efterfølgende indscanner/vedhæfter i RUS 2.
• Husk at få udleveret rejseforsikringskort ifm. udenlandske rejser – Se i øvrigt afsnittet om Tjenesterejseforsikring på Økonomiafdelingens hjemmeside.

3.2.5. Arkiveringskrav.

Alle bilag og anden dokumentation skal scannes ind og vedhæftes rejse- eller udlægsafregningen i RUS 2. Den rejsende og godkender skal sikre, at de indscannede/vedhæftede bilag er læsbare i genudskrivelig form.

4. Opfølgning

Lederne af de økonomiske ansvarlige enheder (fakulteter, institutter, afdelinger, centre, mm.) skal sikre, at der månedlig foretages en opfølgning på registreringer på de respektives økonomiansvarliges omkostningssteder i Oracle ERP. Dette med henblik på at opdage evt. fejlposteringer m.m., således en evt. korrektion kan registreres i den næstkommende periode i Oracle ERP.

Økonomiafdelingen:
Der sker en månedlig afstemning af tekniske mellemregninger med betalte kreditorfakturaer (art 619988), forskudskontoen (art 615501) og tilgodehavende/mellemværende med rejsende (art 615509).

Denne instruks træder i kraft pr. tidspunkt for implementering af RUS 2.

Oprindelse, baggrund og historik

Videreførelse af gl. regelsæt tilpasset RUS 2 pr. 26-10-2018

2023-09-12 ajourført diverse links og artskonti samt ØSS til Oracle ERP

Formål og afgrænsning

Sikre en betryggende håndtering af ansattes tjenestelige rejse- og udlægs omkostninger iht. gældende regelsæt.

Dette regelsæt er gældende for afregninger i RUS 2, hvor det skal sikres:

• At den ansatte får udbetalt/refunderet det den ansatte har krav på
• At udbetalinger til den ansatte er skattefri (og ikke løn)(dvs. dokumenterede tjenestelige merudgifter (inkl. godtgørelser)
• Instituttet, afdelingen mv. kun bliver belastet med de udgifter/omkostninger som de skal betale
• At de regnskabs-/revisionsmæssige dokumentationskrav opfyldes
• At rejser og udlæg håndteres korrekt og tidsmæssigt af hensyn til det retvisende regnskab
• At eksterne og interne regler således overholdes 

Kontakt og ansvar

Økonomiafdelingen, Jan Walther Beck, jwb@adm.aau.dk

Bilag

Her kan du se bilag A.

Her kan du se en pdf-version af dokumentet