Opret afregninger ”på vegne af” i RUS2

Indhold

Som rejsegodkender ser dit skærmbillede lidt anderledes ud, når du logger ind i RUS2:



Klik på ”Regnskabsenheder” for at få mulighed for at vælge, om du skal oprette/behandle afregninger for AAU-ansatte inkl. dig selv, eller om det er afregninger for gæster/ikke AAU ansatte, du skal i gang med

Oprettelse af afregninger på vegne af AAU-ansatte

Skal du oprette en afregning, for dig selv eller på vegne af en AAU-ansat, vælger du regnskabsenheden ”Aalborg Universitet”.


Herefter vil du se nedenstående skærmbillede. Billedet er stort set det samme, som det de rejsende ser, når de logger på, dog har du som godkender lidt flere bokse at vælge imellem.

1: Vælg ”opret udlægsrapport”.

2: Tryk på det blå plus for at oprette en ny afregning.

3: Hvis du skal oprette en afregning på vegne af en kollega, klik på pilen ud for ”Medarbejder”, og vælg den medarbejder, du ønsker at oprette en afregning for.

Navnene der fremgår af listen ovenfor er lidt specielle, fordi skærmbilledet er taget fra vores Testsite. Som rejsesekretær vil du have mulighed for at vælge blandt alle AAU’s ansatte. Start med at skrive navnet på den medarbejder, du ønsker at oprette afregning for, så du indskrænker søgemulighederne. Vi opfordrer dog til, at alle ansatte selv opretter deres afregninger i RUS2.

Herefter kan du følge de vejledninger, der tilgængelig for de rejsende.

Når du har indtasttet alle udgifter mv. på afregningen, er den klar til at blive underskrevet.

Klik først på ”den hvide papirsflyver”.

Der er nu to muligheder, når du opretter på vegne af en kollega, du kan enten vælge ”Til Underskrift” eller ”Underskriv på vegne af”.

Vælg godkender – dette gøres lettest ved at skrive noget af godkenders navn i feltet ”Godkender” (Du kan godt vælge dig selv, når af opretter på vegne af andre).

Klik på ”Send afregning” enten øverst til venstre eller nederst på siden.

Vi anbefaler altid, at du vælger ”Til underskrift”, når du opretter afregninger på vegne af kollegaer. Derved får personen, som afregningen er oprettet på vegne af, en notifikation med et link til afregningen, og kan således selv underskrive afregningen og sende den til godkendelse hos rejsegodkender.

Vælger du ”underskriv på vegne af” er det den rejsesekretær/godkender, der har oprettet afregningen, der underskriver på vegne af den kollega, der har afholdt udgifterne/været på tjenesterejse. I sådanne tilfælde, skal du vedhæfte underskreven kopi af afregningen, så det fremgår, at den rejsende/udlægsholder har bekræftet sine udgifter.                             

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til RUS2, er du velkommen til at kontakte Rejsekontoret.