Qlikview: Ubehandlede fakturaworkflows
I denne Qlikviewrapport kan du få et overblik over, hvilke fakturaer til indkøbsordrer der endnu ikke er bogført og betalt på grund af et eller flere fakturahold.
Publiceret: 27.11.2018 (Sidst ændret: 27.11.2018)
Print som pdfIndhold
I denne Qlikviewrapport kan du få et overblik over, hvilke fakturaer til indkøbsordrer der endnu ikke er bogført og betalt på grund af et eller flere fakturahold. Hvis rapporten bruges aktivt, kan den kan være med at sikre, at flere fakturaer kan blive betalt til tiden på AAU.
Rapporten kan give dig et overblik over, hvilke fakturaer i din afdeling, der endnu ikke er bogført og betalt. Du kan se, om årsagen er manglende varemodtagelse til indkøbsordren, eller om det er fordi prisen på fakturaen er for høj i forhold til indkøbsordren. Du kan også se, hvem der skal behandle fakturaholdet, således du evt. kan kontakte disse brugere.
En faktura kan have flere typer af hold, og flere hold af samme type. En faktura vil kun fremgå på én linje i rapporten. Rapporten, viser altså ikke antallet af hold, men de forskellige typer af hold.
Olikviews startside og vejledning til rapporten
Gå ind i Qlikview
Søg efter rapporten ”Ubehandlede fakturaworkflows”
Startsiden giver dig valgmuligheder og viser de overordnede tabeller for valgene.
Du kan altid klikke på vejledning, når du står på startsiden.
Valgmuligheder og aktuelle valg
Klik på prikken ud for ”Hovedområde”, hvis du vil se workflows for Hovedområder 
Du får nu vist de hovedområder, du kan vælge.
Vælg fx HUM.
Hovedområde bliver nu vist under ”Aktuelle valg”.
Du kan fjerne det akutelle valg ved at klikke på viskelæderet 
Det aktuelle valg afgrænser altid de øvrige valg. Det betyder, at hvis du har valgt Hovedområde HUM, kan du efterfølgende kun vælge en ”Enhed” under HUM.
Startsiden viser også fire overordnede tabeller, som vil blive gennemgået under afsnittet ”Forsidens tabeller”
Fuld rapport over ubehandlede fakturaworkflows
Rapporten viser fakturaer til indkøbsordre, der har et fakturahold, som ikke er blevet behandlet/godkendt. En faktura kan have flere typer af hold, og flere hold af samme type. En faktura vil kun fremgå på én linje i rapporten. Rapporten viser altså ikke antallet af hold, men de forskellige typer af hold.
Rapporten opdateres hver nat. Hvis et hold er blevet behandlet, men fakturaen stadig har et andet hold, vil fakturaen stadig fremgå af rapporten, men hvor teksten ’Hold’ vil være fjernet fra den kolonne, hvori det har været vist. Når alle fakturahold er blevet behandlet/godkendt vil fakturaen blive fjernet fra oversigten.
Klik på fanebladet ”Ubehandlede fakturaworkflows - fuld tabel
Bemærk – den er altid afgrænset af aktuelle valg fra startsiden.
Øverst vises antallet af ubehandlede workflows.
Hvis du kun vil se fakturaer med overskredet forfaldsdato, skal du klikke på
Fakturaer med overskredet forfaldsdato er markeret med rødt i rapporten
Kolonne med ”Godkender” indeholder kun et navn, hvis rekvirenten har overført et fakturahold til en godkender.
Hvis kolonne med ”Godkender” indeholder et navn, er det Godkenderen, der mangler at behandle workflow, ikke rekvirenten.
Bemærk, fakturaholdet ’Modtaget mængde’ kun skal behandles af en rekvirent i form af en varemodtagelse. Hvis fakturaen har haft øvrige hold, f.eks. prishold, som er blevet godkendt af godkenderen, så vil godkenderens navn stadig fremgå i kolonnen - også selvom der kun er ét hold tilbage vedr. Modtaget mængde.
Herunder kan du se en beskrivelse af de forskellige hold og grunden til, at de er på hold.
Modtaget mængdehold
Årsagen til dette hold skyldes, at:
- Rekvirenten ikke har kvitteret for varemodtagelse til ordren
- Det modtagne antal ikke stemmer overens med det fakturerede beløb
Ved 1) skal rekvirenten kvittere for modtagelse, evt. ved at anvende linket i underretning.
Ved 2) skal rekvirenten kontakte e-handelsteamet, som kan frigive hold og evt. rette enheder.
Hold på pris
Årsagen til dette hold skyldes:
- Varens pris er højere end den fakturerede pris (på den enkelte ordrelinje). Det kan fx være fordi fragt eller andre gebyrer er lagt til den fakturerede pris på den enkelte ordrelinje, eller flere fakturalinjer kan være lagt sammen til en ordrelinje.
- Leverandøren har faktureret i en anden enhed, end der er bestilt.
Ved 1) skal rekvirenten enten omtildele den højere pris til godkendelse, hvis den kan accepteres, eller indhente kreditnota hos leverandøren.
Ved 2) skal e-handelsteamet kontaktes for at frigive hold og rette enheder.
Hold på Maks. Forsendelsesbeløb
Årsagen til dette hold skyldes:
- Summen af fakturalinje(rne) er mere end 250 kr. højere end summen af den linje, disse/denne er matchet til. Det kan fx være fordi fragt eller andre gebyrer er lagt til den fakturerede pris på den enkelte ordrelinje, eller flere fakturalinjer kan være lagt sammen til en ordrelinje.
Ved 1) Rekvirenten skal enten omtildele den højere pris til godkendelse, hvis den kan accepteres, eller indhente kreditnota hos leverandøren.
Hold på maks. beløb i alt og hold på maks. kursbeløb
Det er kun udenlandske fakturaer, der kan få dette hold. Årsagen skyldes:
- Pris er for høj og dermed den samlede pris er for høj
Det kan fx være fordi fragt eller andre gebyrer er lagt til den fakturerede pris på den enkelte ordrelinje, eller flere fakturalinjer kan være lagt sammen til en ordrelinje.
Ved 1) Rekvirenten skal enten omtildele den højere pris til godkendelse, hvis den kan accepteres, eller indhente kreditnota hos leverandøren. Du kan også kontakte e-handelsteamet, så de kan frigive holdet på fakturaen.
Forsidens tabeller
Top 10 over leverandører med flest aktive hold
Denne tabel viser et overblik over, hvilke leverandører der har flest hold ud fra de aktuelle valg. De leverandører, som der handles mest med, vil oftest være at finde i toppen, hvis der ikke er afgrænset til Pris, hold og Maks. Forsendelsesbeløb, hold. Se eksempel på afgrænsning nedenfor.
Antallet af hold fordelt på aktive holdtyper
Denne tabel viser et overblik over fordelingen af aktive hold. Hvis der ikke er foretaget en afgrænsning, vil ”modtaget mængde hold” udgøre langt de fleste aktive hold.
Antallet af ubehandlede fakturaworkflows fordelt på enheder
Denne tabel viser et overblik over fordelingen af ubehandlede fakturaworkflows. Den giver bedst mening sammen med en afgrænsning på Hovedområde.
Top 10 over personer, som har ubehandlede hold
Denne tabel viser, hvilke personer der har flest ubehandlede hold. Den kan bruges sammen med afgrænsning både på Hovedområde og Enhed.