QlikView: Tilskudsfinansieret aktiviteter i QlikView

Indhold

Rapporten giver et overblik over de tilskudsfinansieret aktiviteter, indeholdende både grafer, tabeller med præ-defineret layout, og detaljerede oversigtstabeller på projektniveau. Rapporten indeholder alene realiserede data.

Der er fokus på hjemtag, som indeholder bevillingsændringer, og på omsætning. Desuden indeholder rapporten en fane med oplysninger om overhead. Perioden for hjemtag er registreringsdatoen i økonomistyringssystemet. Perioden for omsætning er den bogførte periode i økonomistyringssystemet.

For hjemtaget er der implementeret en logik, der for hvert projekt indplacerer det historiske hjemtag på samme omkostningssted som projektet har som stam-omkostningssted i dag. hvorved også historiske hjemtag på disse projekter bliver korrekt indplaceret ift. bevillingshaverens aktuelle tilknytning (enhed). Omsætningen følger også projektets omkostningssted som det er i dag og ikke det omkostningssted, som der er bogført på.

Rapporten indeholder data fra og med året 2017. Årsagen til, at tidligere år ikke er inkluderet er, at det i årsrapporten 2018 blev besluttet, at nu indgik bevillingsændringer som en del af hjemtaget, hvor også året før, 2017, blev genberegnet til sammenligning, men ikke tidligere år. Ved i rapporten at medtage fra og med år 2017 er opgørelsen af hjemtag over årene således baseret på ens forudsætninger.

Alle data kommer fra økonomistyringssystemet bortset fra opgørelsen af den del af det juridisk bindende hjemtag, der endnu ikke er oprettet i økonomistyringssystemet. Her er data kommer fra kontraktsagen i WorkZone.

Generelt er det muligt at afgrænse information ift. nedenstående kriterier:

Som det ses er omkostningssted også en del af valgmulighederne, hvorved det er muligt at afgrænse visningen til de ønskede omkostningssteder.

Som udgangspunkt er rapporten låst til kun at vise underkonto 95 og 97, men dette kan ændres ved at højreklikke på feltet ”Underkonto” i valgboksen og så vælge ”Unlock”.

Fane: Oversigt

Denne fane indeholder i dens højre side udvalgte data for henholdsvis indeværende år (hjemtag, antal oprettede projekter (med en bevilling på over 1 kr.), største bevillingsgiver og omsætning) og for perioden som helhed (juridisk godkendt hjemtag endnu ikke i økonomistyringssystemet, fra kontraktsagen i WorkZone, antal projekter med overskrevet kontrakt slutdato og antal projekter med overskredet forventet lukkedato). Disse visninger er dynamiske ift. de aktuelle valg i rapporten.

Desuden indeholder fanen grafer med hjemtag fordelt på enheder og kilder samt en med omsætningen fordelt på enheder. Graferne er ligeledes dynamiske i visningen, hvor hovedområdet er valgt som standard, og hvor man kan foretage følgende valg:

• År
• Hovedområde til enhed (ved at vælge et konkret hovedområde vises de respektive enheder)
• Enhed

Alle valg kan foretages enten i feltvælgeren i venstre side eller ved at trykke direkte i graferne.

Eksempel på valgmulighederne er nedenstående, hvor flowet er vist:

• Ved at trykke på hovedområdet TECH ses data for TECH’s enheder
• Ved at trykke videre på en konkret enhed, såsom Inst. Arkitektur og Medieteknologi, ses data for den konkrete enhed
• Ved at trykke på et konkret år nederst i grafen se årets fordeling
• For alle valgte parametre kan man gå tilbage til udgangspunktet ved at trykke på pilen med parameteren, Enhed og Periode

Fane: Hjemtag

Fanen indeholder tabeller, som viser udvalgte parametre af hjemtaget, som typisk anvendes til ledelsesrapportering. Der vises tabeller med følgende information:

• på hovedområde- og enhedsniveau for de seneste 3 år, herunder indeværende år i forhold til samme periode sidste år (ved at vælge konkrete måneder vil tredje og fjerde kolonne tilrette sig disse valg og sammenligne disse perioder)
• på bevillingsformål, for indeværende år i forhold til samme periode sidste år (ved at vælge konkrete måneder vil tabellen tilrette sig disse valg og sammenligne disse perioder)
• på bevillingsformål, for alle årene og på hovedområde og -enhedsniveau
• på campusniveau (ud fra bevillingshavers kontoradresse i PDS’en)
• juridisk bindende, på hovedområde og -enhedsniveau

Overskrifterne i tabellerne er lavet dynamiske således, at de angiver perioden for visningen.

Tabellen vedr. juridisk bindende hjemtag er periodemæssigt låst til altid at vise status pr. d.d., idet det ikke er hensigtsmæssigt at opdele beløbet ift. et tidsperspektiv.

Fane: Bevillinger

Fanen indeholder tabeller, som viser udvalgte parametre på bevillingsniveau. Fanen viser følgende:

• Hjemtag fordelt på bevillingsstørrelse (beløb), undtaget bevillingsreguleringer under 0 kr.
• Hjemtag fordelt på bevillingsstørrelse (antal), undtaget bevillingsreguleringer under 0 kr.
• De 5 største bevillinger (med en logik implementeret, der tager hensyn til projektnavnet, hvorfor der kan være flere end 5 linjer (projektnumre), fx når ét projekt er fordelt mellem flere bevillingshavere)
• Aktive projekter med overskredet forventet lukkedato eller overskredet kontrakt slutdato

Fane: Bevillingsgivere

Denne fane viser de tre største bevillingsgivere pr. hovedområde pr. år. Tabellen på fanen er selvfølgelig dynamisk, hvorfor man kan vælge mere specifikke kriterier, fx enhed eller måneder, og tabellen vil så vise de tre største bevillingsgivere med disse kriterier.

Fane: Oversigtstabel hjemtag

Fanen indeholder hele datasættet som anvendes i de øvrige faner, og med mange flere parametre end er anvendt i rapporten. Fx er vist 4 bevillingsformål, idet der anvendes forskellige klassificeringer af bevillinger i økonomistyringssystemet, til Danmarks Statistik, til Danske Universiteter og AAU’s periodeopfølgninger og til AAU’s årsrapporter.

Formålet med at inkludere hele datasættet er, at man her kan finde baggrundsdata til de grafer og tabeller som er på de øvrige faner. Desuden er formålet, at man kan tage datasættet ud til fx Microsoft Excel og i en pivottabel kan udvælge præcis de parametre, og danne den visning, som man har behov for i en konkret situation. Datasættet er opbygget med samme struktur som datasættet vedrørende omsætning (nævnt efterfølgende) med det formål, at man kan sætte de to datasæt i forlængelse af hinanden, såfremt man har behov for at samle informationen i ét større datasæt.

Tabellen er naturligvis dynamisk og tager udgangspunkt i de afgrænsninger, der er foretaget i enten valgboksen til venstre eller som drop-down afgrænsning i tabellens konkrete kolonner.

Fane: Omsætning

Fanen indeholder tabeller, som viser udvalgte parametre af omsætningen, som typisk anvendes til ledelsesrapportering. Der vises en tabel med følgende information:

• på hovedområde- og enhedsniveau for de seneste 3 år, herunder indeværende år i forhold til samme periode sidste år (ved at vælge konkrete måneder vil næstsidste og sidste kolonne tilrette sig disse valg og sammenligne disse perioder)

Dernæst vises en graf den historiske afvigelse mellem hjemtag og omsætning. Formålet hermed er at give en indikation af forholdet mellem hjemtag og forbrug (omsætning).

Grafen er dynamisk i sin virkemåde og fungerer således som forklaret i nærværende under punktet ”Fane: Oversigt”.

Dernæst vises en tabel med hjemtaget i forhold til omsætningen, på fakultets- og enhedsniveau, og opdelt på bevillingskilder. Denne tabel skitserer også udviklingen med et indekstal.

Fane: Oversigtstabel omsætning

Fanen indeholder, som oversigtstabellen for hjemtag, hele datasættet som anvendes i rapporten, herunder med mange flere parametre end er anvendt i rapporten. Ud over omsætning inkluderer datasættet også information om følgende parametre, alle på UK 90, 95 og 97, der tilføjes datasættet ved at afkrydse disse i tilvalgsboksen nederste til venstre:

• Medfinansiering (ART1 = 2. Interne Indtægter)
• Eksterne omkostninger (ART1 = 3. Eksterne Omkostninger)
• Interne omkostninger (ART1 = 4. Interne Omkostninger)

Datasættet er opbygget med samme struktur som datasættet vedrørende hjemtag med det formål, at man kan sætte de to datasæt i forlængelse af hinanden, såfremt man har behov for at samle informationen i ét større datasæt.

Tabellen er naturligvis dynamisk og tager udgangspunkt i de afgrænsninger, der er foretaget i enten valgboksen til venstre eller som drop-down afgrænsning i tabellens konkrete kolonner.

Fane: Overhead

Denne fane har fokus på overhead, og består af først 4 grafer, der viser overhead fordelt på henholdsvis enheder og kilder, og i henholdsvis beløb og procent. Graferne er dynamiske i deres virkemåde og fungerer således som forklaret i nærværende under punktet ”Fane: Oversigt”.

Dernæst vises følgende tabeller:

• overhead i beløb på hovedområde- og enhedsniveau for de seneste 3 år, herunder indeværende år i forhold til samme periode sidste år (ved at vælge konkrete måneder vil tredje og fjerde kolonne tilrette sig disse valg og sammenligne disse perioder)
• samme som ovenstående, men i procent
• overhead i beløb, på bevillingsformål, for alle årene og på hovedområde og -enhedsniveau
• samme som ovenstående, men i procent

Overhead er beregnet som netto overhead fratrukket symetrisk medfinansiering, og definitionen følger således definition anvendt i projektporteføljerapporterne, og inkluderer UK 90, 95 og 97.

Adgang til data

Der er adgang til at se data for de samme omkostningssteder, som man ellers har adgang til i QlikView.

Opdateringsfrekvens

Rapporten opdateres dagligt med en natkørsel.

Formål og afgrænsning

Rapporten er udarbejdet ud fra ønske om at få udarbejdet en rapport til opfølgning på udvalgte parametre inden for AAU’s tilskudsfinansierede aktiviteter, herunder hjemtag og omsætning. Rapporten har til formål at dække dette behov ved at indeholde en opbygning og et informationsniveau, der er hensigtsmæssigt i forhold til både ledelsesinformation og lokal opfølgning på specifikke projekter.

Rapporten indeholder ikke information om fx budget, deadlines ift. regnskaber og fakturering, hensættelser etc. og har derved ikke til formål at erstatte eksisterende rapporter indeholdende denne type af information, såsom projektporteføljerapporterne og projektlederrapporten.

Kontakt og ansvar

Ved spørgsmål til rapporten skriv til:

analyse@adm.aau.dk (vedr. indhold)

BI-team@adm.aau.dk (vedr. drift)

Bilag

Tilskudsfinansierede aktiviteter i QlikView