God adfærd ved anvendelse af universitetets ressourcer til personlige digitale arbejdsredskaber
Regel for god adfærd ved anvendelse af universitetets ressourcer til personlige digitale arbejdsredskaber
Publiceret: 28.05.2021 (Sidst ændret: 03.06.2021)
Print som pdfIndhold
Det fremgår af regel om god adfærd ved anvendelse af universitetets ressourcer, at vi skal anvende de økonomiske midler så målrettet som muligt til at drive universitetet, ligesom vi skal undgå udgifter, som ikke er nødvendige. Dette gælder, uanset om de økonomiske midler stammer fra bevillinger fra staten eller fra andre kilder.
Det betyder for det første, at indkøb og brug af personlige digitale arbejdsredskaber skal være begrundet i, at de er nødvendige for at dække et arbejdsmæssigt behov. Dette gælder både i forhold til valg af forskellige typer og forskellige modeller af digitale arbejdsredskaber.
Dernæst betyder det, at personlige digitale arbejdsredskaber udelukkende må anvendes til arbejdsmæssigt brug, medmindre andet udtrykkeligt fremgår af regel om privat anvendelse af Aalborg Universitets personlige digitale arbejdsredskaber. Hvis medarbejderens arbejdsmæssige behov ikke længere er til stede, skal det digitale arbejdsredskab afleveres.
Endelig betyder det, at personlige digitale arbejdsredskaber skal bortskaffes i henhold til Aalborg Universitets regler og på økonomisk forsvarlig vis. Medarbejdere må ikke overtage digitale arbejdsredskaber, uanset om disse har en økonomisk værdi eller ej.
Alle ledere har et særligt ansvar for, at Aalborg Universitet lever op til kravet om økonomisk forsvarlig forvaltning, ligesom de skal være tydelige forbilleder. Det gør sig også gældende ved vurdering af hvilket personlige digitalt arbejdsredskab, der stilles til rådighed for en given medarbejder.
Anskaffelse, brug og afgang af personlige digitale arbejdsredskaber
Lederen af den økonomiske ansvarlige enhed, eksempelvis institutleder eller funktionschef i Fælles Service (herefter ”lederen”) har ansvaret for at sikre, at indkøb, brug og afgang af personlige digitale arbejdsredskaber sker i overensstemmelse med dette regelsæt og universitetets øvrige regler og politikker.
Lederen skal sikre, at personlige digitale arbejdsredskaber registreres i anlægskartoteket i overensstemmelse med universitetets regler for anlæg og udstyr, afsnit 2, og at anlægskartoteket opdateres løbende.
Lederen skal ligeledes sikre, at der kun udleveres de personlige digitale arbejdsredskaber, der er nødvendigt i forhold til medarbejderens arbejdsmæssige behov, og at arbejdsredskaberne afleveres, når medarbejderen får udleveret nye arbejdsredskaber af samme slags eller ikke længere har det arbejdsmæssige behov. Der skal udleveres en kvittering til medarbejderen, når det personlige digitale arbejdsredskab afleveres.
Lederen skal i øvrigt være opmærksom på, at personlige digitale arbejdsredskaber i nogle tilfælde vil blive betragtet som skattepligtige personalegoder, som skal indberettes til Skattestyrelsen.
Kategorier af udstyr
I nedenstående gennemgang skelnes mellem standard digitale arbejdsredskaber og digitale arbejdsredskaber begrundet i særligt arbejdsmæssige behov.
Ved standard digitale arbejdsredskaber forstås arbejdsredskaber, som kan indgå i enhver medarbejders udstyrspakke, såfremt dette er nødvendigt for at løse arbejdsopgaverne. Det kan eksempelvis være PC, mobiltelefon, software med mere. Standard digitale arbejdsredskaber skal altid anskaffes via en af universitetets indkøbsaftaler. Hvis en medarbejder har behov udover beskrevne standard arbejdsredskaber, tages der udgangspunkt i afsnittet om digitale arbejdsredskaber begrundet i særligt arbejdsmæssigt behov.
Personlig computer
En computer er normalt det primære arbejdsredskab for medarbejdere. Lederen skal sikre, at der stilles en passende computer til rådighed for medarbejderen. Lederen fastsætter en økonomisk ramme inden for hvilken, der anskaffes computere med tilhørende udstyr til medarbejderne. En økonomiske ramme på op til 3.000 kr./år og en udskiftningsfrekvens på 3-4 år vil være god praksis – det vil sige en samlet anskaffelsessum på op til 9.000-12.000 kr. Når der indkøbes en ny computer til en medarbejder, skal den gamle computer afleveres. I den forbindelse skal det sikres, at anlægskartoteket opdateres.
PC-arbejdsplads
Lederen skal sikre, at der til den udleverede computer er en passende PC-arbejdsplads. Indretningen af arbejdspladsen skal passe til den enkelte medarbejders arbejdsmæssige behov. Normalt etableres arbejdspladser med op til to skærme, docking-station, tastatur og mus, som passer til medarbejderens ergonomi. Der bør anskaffes særligt ergonomisk udstyr i form af f.eks. mouse-trapper til medarbejdere, som har meget gentagende skærmarbejde eller særlige behov.
Mobiltelefon
Der kan udleveres en mobiltelefon med tilhørende udstyr til en medarbejder, såfremt vedkommende har et arbejdsmæssigt behov, hvilket ikke er tilfældet for alle medarbejdere. Lederen fastsætter en økonomisk ramme inden for hvilken, indkøb kan ske. En økonomisk ramme på 1.500 kr./år og en udskiftningsfrekvens på 3 år vil være god praksis – det vil sige en samlet anskaffelsessum på op til 4.500 kr. Når der skiftes telefon, skal den gamle telefon afleveres. I den forbindelse skal det sikres, at anlægskartoteket opdateres.
Mobilabonnement
Når der udleveres mobiltelefon til en medarbejder, ledsages det af et teleabonnement fra universitetets aftalepartner. Abonnementet inkluderer samtaler og data i et omfang, som bør være tilstrækkeligt. Yderligere tilkøb af data eller udenlandstelefoni skal være begrundet i et arbejdsmæssigt behov. Medarbejderen kan tilbydes fri telefon, hvilket er et skattepligtigt personalegode. Alternativt skal medarbejderen skrive under på, at telefonen ikke anvendes privat, jævnfør proceduren for beskatning af fri telefoni. Uanset om der er tale om fri telefon eller ej, må medarbejderen ikke indkøbe private services eller donere penge via abonnementet.
Tablets
En tablet kan for nogle medarbejdere være et passende supplement til deres øvrige digitale arbejdsredskaber, og lederen kan i så fald på baggrund af en individuel vurdering af de arbejdsmæssige behov udlevere en tablet til medarbejderen. Til sådanne tablets bør der normalt ikke købes et separat mobil-data abonnement. Der kan ikke udleveres mere end en tablet pr medarbejder, medmindre der er tale om digitale arbejdsredskaber begrundet i særligt arbejdsmæssigt behov. Når der udleveres en ny tablet, skal lederen sikre, at en tidligere udleveret tablet afleveres, og at anlægskartoteket opdateres.
Bredbånd
Det er muligt at tilbyde medarbejdere en bredbåndsforbindelse enten som en fastnetforbindelse til medarbejderens hjem eller som en mobil løsning, såfremt der er et arbejdsmæssigt behov. I udgangspunktet vil en fastnetforbindelse fra universitetets aftalepartner være tilstrækkelig til at dække en medarbejders behov. På enkelte adresser er aftalepartneren dog ikke er i stand til at levere en passende hastighed, og der kan i disse konkrete tilfælde vælges en anden løsning, såfremt der udvises særlig økonomisk ansvarlighed ved valget. Der skal så vidt muligt ske fakturering direkte til universitetet. Alternativt kan der undtagelsesvis ske refusion via rejseafregningssystemet. Uanset udbyder kan universitetet ikke betale for TV-pakker, streamingtjenester mv.
Software
Der tilbydes på de forskellige platforme en standard-pakke af software til administrative og videnskabelige medarbejdere. Der kan derudover indkøbes særligt software, hvis dette er begrundet i et særligt arbejdsmæssigt behov.
Printere
Normalt indkøbes der ikke printere og forbrugsstoffer til medarbejdere, da print er stillet til rådighed i universitetets bygninger, og dette dækker det arbejdsmæssige behov. Er der i et konkret tilfælde et arbejdsmæssigt behov ud over dette, vil det blive betragtet som et digitalt arbejdsredskab, som skal specifikt begrundes i særligt arbejdsmæssigt behov.
Digitale arbejdsredskaber begrundet i særligt arbejdsmæssigt behov
Ved digitale arbejdsredskaber begrundet i særligt arbejdsmæssigt behov forstås arbejdsredskaber, som udleveres til medarbejderen, fordi det er nødvendigt for at løse en særlig arbejdsmæssig opgave, eksempelvis i forbindelse med forskning. Det kan eksempelvis være kameraer, hukommelseskort/USB, diktafoner, droner, software med mere.
Forud for indkøb eller udlevering af et digitalt arbejdsredskab begrundet i særligt arbejdsmæssigt behov skal der foreligge en konkret og individuel vurdering fra nærmeste leder i forhold til nødvendigheden af det pågældende arbejdsredskab. Vurderingen vedhæftes i anlægskartoteket, så det er tydeligt, til hvilken medarbejder, udstyret er udleveret og med hvilken begrundelse. Lederen har et skærpet ansvar for at sikre, at anlægskartoteket til enhver tid er opdateret, således at det fremgår, til hvem arbejdsredskabet er udleveret. Når det arbejdsmæssige behov ophører, skal lederen sikre at udstyret tilbageleveres.
Formål og afgrænsning
Formålet med denne regel er at uddybe Aalborg Universitets regel om god adfærd ved anvendelse af universitetets ressourcer, for så vidt angår de personlige digitale arbejdsredskaber, som Aalborg Universitet som arbejdsgiver stiller til rådighed for medarbejderne.
Ved personlige digitale arbejdsredskaber forstås IT-udstyr, -serviceydelser og kommunikationstjenester, herunder mobiltelefoner. Reglen omhandler således personligt udstyr og ikke laboratorieudstyr og lignende.
Reglen er stilet til alle ledere ved Aalborg Universitet.
Overordnede rammer
Reglen er en uddybning af Aalborg Universitets regel for god adfærd ved anvendelse af universitetets ressourcer, som bygger på den forvaltningsretlige grundsætning om forsvarlig økonomisk forvaltning.
Reglen skal læses i sammenhæng med regel om privat anvendelse af Aalborg Universitets personlige digitale arbejdsredskaber.